Jak skutecznie wspierać w powrotach do pracy? Kluczowe aspekty i wyzwania re-onboardingu

Jak skutecznie wspierać w powrotach do pracy?

Jednym z kluczowych problemów jest zaplanowanie procesu, który uwzględnia potrzeby różnych grup docelowych. W przeciwieństwie do tradycyjnego onboardingu, re-onboarding – chociaż nie zaczyna się od zera – wymaga większej elastyczności i indywidualnego podejścia.

Wyzwania

Największym wyzwaniem, z którym muszą się zmierzyć firmy jest przede wszystkim zdefiniowanie różnych grup powracających pracowników. Mogą to być:

• pracownicy po długiej nieobecności spowodowanej pojawieniem się nowego członka rodziny – osoby powracające po urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich, wychowawczych;
• pracownicy po urlopach zdrowotnych czy też dłuższych przerwach zawodowych – te dwie pierwsze grupy potrzebują aktualizacji na temat zmian w firmie, nowych procedur i technologii;
• pracownicy przechodzący na nowe stanowiska – awansowani lub przeniesieni do innego działu – muszą poznać nowe obowiązki, zespoły i struktury raportowania;
• byli pracownicy powracający do firmy (tzw. bumerangi) – osoby, które opuściły firmę i wracają po pewnym czasie, mogą potrzebować pełniejszego re-onboardingu, aby zintegrować się z nowym zespołem i dostosować do zmian organizacyjnych;
• pracownicy powracający do biur po długotrwałej pracy zdalnej – to dość nowa grupa, która pojawiła się w związku z powrotami do biur po pandemii – mogą potrzebować czasu na wdrożenie się w nowy sposób wykonywania obowiązków, a trzeba przy tym pamiętać, że część z tych osób nigdy nie pracowała w biurze, bo np. weszła na rynek pracy w okresie pandemii, więc to dla nich całkiem nowa sytuacja.

Personalizacja procesu

Każda z tych grup ma unikalne potrzeby i oczekiwania wynikające z bardzo różnych sytuacji życiowych. Zapewnienie tego, żeby re-onboarding spełnił te wymagania, wymaga dogłębnej analizy i personalizacji procesu.

Pierwszym krokiem jest zrozumienie, czego dokładnie potrzebuje każda grupa. Przykładowo, pracownicy wracający po długiej przerwie mogą potrzebować odświeżenia wiedzy technicznej, podczas gdy osobom awansowanym przydadzą się szkolenia z zakresu nowych obowiązków i zarządzania zespołem.

Konieczne jest stworzenie elastycznych programów powrotów do pracy, które można dostosować do różnych scenariuszy. Może to obejmować indywidualne sesje szkoleniowe, mentoring oraz różnorodne formy wsparcia.

Integracja z zespołem

Re-onboarding to nie tylko kwestie formalne, ale również społeczne.

Powracający pracownicy muszą na nowo zintegrować się z zespołem, dlatego bardzo ważne będą tutaj działania nakierowane na budowanie relacji z nowymi członkami zespołu.

Mentoring, spotkania integracyjne, warsztaty team building, buddy system czy angażowanie zespołu w inicjatywy społeczne i charytatywne, mogą ułatwić ponowną integrację.

Warto też pamiętać o wsparciu emocjonalnym. Powrót do pracy po długiej nieobecności może być stresujący. Ważne jest, aby zapewnić pracownikom wsparcie w tym obszarze, na przykład poprzez programy wellness i dostęp do specjalistów z zakresu zdrowia psychicznego.

Komunikacja i feedback

Efektywny re-onboarding wymaga stałej komunikacji i zbierania informacji zwrotnych. Warto zatem zwrócić uwagę na organizowanie regularnych spotkań z powracającymi pracownikami, co pozwoli na bieżąco monitorować ich postępy i dostosowywać proces re-onboardingu. Warto też zbierać ich opinie. Ankiety i bezpośrednie rozmowy pozwalają zrozumieć, co działa, a co wymaga poprawy, dzięki czemu można ciągle udoskonalać program.

Dlaczego może być trudniej?

Re-onboarding to jedno z tych działań, których nie da się zautomatyzować w całości.

Każdy powracający pracownik ma za sobą inną historię, a więc i inne potrzeby, dlatego proces onboardingu, jak żaden inny, musi być spersonalizowany, aby uwzględnić specyficzne konteksty i zadania.

Inne będą potrzeby Beaty, która wraca do miejsca pracy po kilku latach przerwy związanej z urodzeniem dziecka, inne będą potrzeby Igora, który rozpoczyna kolejny etap pracy po dłuższej chorobie, a jeszcze inne Gabrieli, która zrobiła sobie roczny „sabbatical”.

Dla wszystkich, czyli dla nikogo

Nawet w obrębie grupy powracających do pracy kobiet, która, jak mogłoby się wydawać jest dość jednorodna, te potrzeby będą różne. Dlaczego warto o tym pamiętać? Żeby zobaczyć i uświadomić sobie (a być może i innym, którzy takiego uświadomienia potrzebują), że stworzenie programu re-onboardingowego dla wszystkich grup pracowników, którzy powracają po przerwie do pracy, jest po prostu niemożliwe. I to nie jest dobra informacja dla pracodawców, ponieważ oznacza to więcej sytuacji i przypadków, których nie da się dopasować do schematu albo wcisnąć w ramy jakiejś konkretnej procedury. Co więcej – idą za tym konkretne trudności i wyzwania, które najczęściej dotykają działy HR czy działy personalne, bo podejmowane działania muszą mieć charakter bardziej indywidualny i nakierowany na konkretną grupę odbiorców, a nawet konkretne jednostki.

Robi się jeszcze trudniej, kiedy słyszymy „empatia” – słowo klucz, które pojawiało się bardzo często w wypowiedziach uczestniczek badania „Mój powrót do pracy” przeprowadzonego przez Fundację Mamo Pracuj.

Empatia jest podstawą wszystkich naszych kontaktów z innymi. Tylko to pozwala na zrozumienie odmiennej sytuacji, zdania i życia drugiej osoby. Matka wracająca po przerwie do pracy potrzebuje tego zrozumienia.

Zapraszamy do pobrania raportu: Najlepsze praktyki wspierające pracowników rodziców edycja II

Czego obawiają się kobiety?

Wyniki badania pokazują, że 82% kobiet ma obawy związane z powrotem do pracy. Czy będę potrafiła pogodzić macierzyństwo z życiem zawodowym? Jak pracodawca zareaguje na moje nieobecności związane z chorobą dziecka? Czy nie wypadłam z obiegu, jeśli chodzi o wiedzę branżową? Czy osoby z mojego zespołu nie będą mi miały za złe, że moja dyspozycyjność może być mniejsza? – to te najczęstsze. To nie miejsce na prezentowanie szczegółowych wyników, natomiast warto podzielić się wnioskami, jakie nasuwają się przy analizie wypowiedzi respondentek.

1. Mamy powracające do aktywności zawodowej i do poprzedniego pracodawcy potrzebują ponownego wdrożenia.
2. Zadaniowy tryb pracy i elastyczny grafik to rozwiązania, które są najbardziej cenione przez kobiety wracające na zawodowe tory.
3. Ważna jest empatia i zrozumienie ze strony przełożonego oraz bliskich współpracowników. Z tego wynika potrzeba wyposażenia menedżerów w odpowiednią wiedzę i materiały, które pomogą im zarządzać pracą zespołu.
4. Przypisana osoba (konsultant HR), która będzie punktem styku z pracodawcą, to rozwiązanie, które może sprawić, że mamy będą czuły, że pracodawca się o nie troszczy.
5. Wsparcie mentora/coacha/psychologa może być odpowiedzią na potrzebę adaptacji do nowej roli pracownika-rodzica.
6. Istotne jest odpowiednie komunikowanie rozwiązań dostępnych w firmie, które ułatwiają godzenie roli pracownika i rodzica – tak aby benefity kierowane do jednej grupy nie powodowały nieporozumień i zarzutów wobec organizacji ze strony innych pracowników o faworyzowanie tej grupy.

Jak to dobrze zrobić?

Aby działania re-onboardingowe przyniosły wymierne korzyści, warto osadzić je w szerszym kontekście:

• uczynić ważnym elementem strategii HR powiązanej ze strategią firmy,
• opisać tak jak inne procesy (i traktować na równi z innymi procesami),
• zbadać potrzeby i sprawdzić, które elementy innych procesów można włączyć w ich ramy,
• zdefiniować uczestników procesu, ich role, a następnie zaangażować pracowników,
• przygotować odpowiednie materiały, pomyśleć nad sposobem ich dystrybucji, określić kanały i sposoby komunikacji,
• edukować menedżerów i uświadamiać im, jak ważna rolę odgrywają w tym procesie.

Czy korzystanie ze wsparcia to oznaka słabości?

Jest jeszcze jedna rzecz, o której warto wspomnieć. Coraz częściej pojawiają się opinie, że korzystanie z przywilejów wynikających z faktu bycia rodzicem to oznaka słabości. Paradoksalnie głosy te często pochodzą od osób, które właśnie zostały rodzicami.

Nie potrzebuję specjalnego traktowania / Poradzę sobie / Nie traktujcie mnie, jak osoby ze specjalnymi potrzebami.

Kobiety mogą nie chcieć korzystać z rozwiązań dedykowanych matkom po powrocie z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/wychowawczego z różnych powodów. Oto kilka kluczowych czynników, które mogą wpływać na ich decyzję.

Stygmatyzacja i stereotypy – kobiety mogą obawiać się, że korzystanie ze specjalnych programów dla matek może prowadzić do stygmatyzacji. Istnieje ryzyko, że będą postrzegane jako mniej zaangażowane lub mniej ambitne w swojej karierze, co może wpływać na ich możliwości awansu i rozwój zawodowy.

Obawy o równe traktowanie – matki mogą martwić się, że korzystanie z takich programów może wpłynąć na sposób, w jaki są postrzegane przez kolegów i przełożonych. Mogą obawiać się, że będą traktowane inaczej niż ich koledzy, którzy nie mają dzieci, co może prowadzić do poczucia izolacji lub niesprawiedliwości.

Brak elastyczności i dopasowania do indywidualnych potrzeb – niektóre programy mogą być zbyt sztywne lub nie dostosowane do indywidualnych potrzeb. Każda matka ma inne doświadczenia i potrzeby, dlatego ogólne rozwiązania mogą nie spełniać ich oczekiwań. Programy muszą być elastyczne i personalizowane, aby były skuteczne.

Niewystarczające wsparcie i zrozumienie ze strony pracodawcy – kobiety mogą czuć, że programy są jedynie formalnością, a rzeczywiste wsparcie ze strony pracodawcy jest niewystarczające. Jeśli pracodawcy nie wykazują prawdziwego zaangażowania i zrozumienia, matki mogą nie widzieć wartości w korzystaniu z tych rozwiązań.
Kultura pracy i oczekiwania – w kulturze pracy, która ceni pracę ponad wszystko, matki mogą czuć presję, aby nie korzystać z przeznaczonych dla nich programów, obawiając się, że będą postrzegane jako mniej oddane swojej pracy. Presja społeczna i zawodowa może zniechęcać kobiety do korzystania z takich rozwiązań.

Niedostateczna informacja i promocja programów – czasami problemem jest brak świadomości istnienia tych programów lub niewystarczająca promocja korzyści z nich płynących. Jeśli pracownice nie są dobrze poinformowane o dostępnych rozwiązaniach lub nie widzą wyraźnych korzyści wynikających z ich wykorzystania, mogą z nich rezygnować.

Preferencje osobiste – każda matka ma swoje unikalne potrzeby i preferencje dotyczące powrotu do pracy. Niektóre kobiety mogą woleć indywidualne podejście, inne mogą czuć, że poradzą sobie samodzielnie lub przy wsparciu najbliższego otoczenia, zamiast korzystać z firmowych programów. Warto to również uszanować.

7 życzeń czy 7 kroków?

Aby zwiększyć skuteczność programów przeznaczonych dla matek powracających z urlopu macierzyńskiego, pracodawcy powinni skupić się na elastyczności, personalizacji i rzeczywistym wsparciu, a także promowaniu tych rozwiązań w sposób, który uwzględnia obawy i potrzeby pracownic. Mogą podjąć szereg działań, aby zachęcić kobiety do korzystania z programów dedykowanych matkom po powrocie z urlopów opiekuńczych.

Oto kilka skutecznych strategii:

• Personalizacja programów – zapewnienie, że programy są dostosowane do indywidualnych potrzeb każdej matki; opracowanie spersonalizowanych planów powrotu do pracy, które uwzględniają unikalne potrzeby; oferowanie różnych opcji, takich jak elastyczne godziny pracy, możliwość pracy zdalnej, czy stopniowy powrót do pełnego etatu.
• Stworzenie wspierającej kultury organizacyjnej – promowanie kultury pracy, która wspiera matki. Można to zrobić poprzez organizowanie szkoleń dla menedżerów i zespołów dotyczących wsparcia dla powracających matek i eliminacji stygmatyzacji. Działaniem, które warto podjąć w tym obszarze jest tworzenie programów mentoringowych, w ramach których doświadczone matki wspierają te, które wracają do pracy, oraz rozwój wewnętrznych sieci wsparcia, takich jak grupy rodziców.
• Transparentna komunikacja – czyli jasne informowanie o dostępnych programach i tym, co można dzięki nim zyskać, poprzez regularne kampanie informacyjne na temat dostępnych rozwiązań. Warto zadbać o testimoniale i historie sukcesu, które umożliwią dzielenie się historiami innych matek, które skorzystały z programów i odniosły korzyści.
• Rzeczywiste wsparcie ze strony pracodawcy – pokazanie, że firma realnie wspiera powrót matek do pracy. Chodzi tu zarówno o wsparcie finansowe i logistyczne (np. oferowanie finansowego wsparcia na pokrycie kosztów opieki nad dziećmi, programy przedszkolne lub żłobkowe w miejscu pracy), jak również psychologiczne i emocjonalne (np. dostęp do usług doradztwa psychologicznego).
• Eliminacja stygmatyzacji – czyli podjęcie działań zmniejszających obawy o dyskryminację ze względu na rodzicielstwo. Promowanie równouprawnienia poprzez zapewnienie, że korzystanie z programów nie wpływa negatywnie na karierę i rozwój zawodowy matek. W praktyce może to przekładać się na transparentne kryteria awansu i oceny pracowników, które pokazują, że korzystanie z programów nie wpływa na możliwości zawodowe.
• Regularne monitorowanie i adaptacja programów – stałe udoskonalanie programów na podstawie feedbacku i opinii pracownic-matek z nich korzystających i dostosowywanie ich na podstawie zebranych informacji. Wiąże się to z wprowadzaniem zmian i ulepszeń na bieżąco, aby programy były bardziej skuteczne i przyjazne dla użytkowników.
• Angażowanie liderów firmy w promowanie i wspieranie programów. Liderzy firmy powinni być wzorem do naśladowania, promując korzyści wynikające z tych programów i zachęcając do korzystania z nich.

Poprzez wdrożenie tych strategii, pracodawcy mogą stworzyć bardziej wspierające i zrozumiałe środowisko pracy dla matek powracających z urlopu macierzyńskiego, co zachęci je do korzystania z dostępnych programów.

Koszt czy inwestycja?

Dobrze zaplanowany i wdrożony proces re-onboardingowy to dla firmy wiele korzyści, zatem warto patrzeć na niego jak na inwestycję. Przytoczmy na koniec te najważniejsze:

1. Tworzenie zróżnicowanego i integracyjnego miejsca pracy.
2. Mniejsze ryzyko rotacji pracowników dzięki powrotowi pracowników po nieobecności – dobrze przeprowadzony proces re-onboardingu to szansa, że zostaną w firmie na dłużej. Mniejsza rotacja to też brak konieczności przeprowadzania ponownych rekrutacji generujących dodatkowe koszty.
3. Przyciąganie, zatrzymywanie i optymalizacja talentów.
4. Budowanie zaangażowania wśród pracowników.
5. Poprawa wizerunku pracodawcy – profesjonalny re-onboarding pracownika jest jednym z istotnych elementów employer brandingu i przekłada się na lepszą opinię o firmie. Zmotywowani pracownicy sami stają się ambasadorami firmy i często polecają pracę w organizacji swoim znajomym.
6. Zapewnienie zdrowia i dobrego samopoczucia w miejscu pracy.
7. Lepsza atmosfera w pracy – pracownicy, którzy czują solidne wsparcie ze strony przełożonych i współpracowników, mają większą motywację do działania i lepiej wykonują swoje obowiązki.
8. Budowanie odporności organizacyjnej.
9. Zapewnienie zrównoważonego rozwoju poprzez obniżenie kosztów i zwiększenie wydajności pracy.

Podsumowanie

Re-onboarding to proces wymagający starannego planowania i dostosowania do zróżnicowanych potrzeb powracających pracowników. Elastyczność, indywidualne podejście oraz wsparcie w integracji z zespołem są kluczowe dla sukcesu tego przedsięwzięcia. Dzięki temu, firma może nie tylko efektywnie przywrócić pracowników do pełnej produktywności, ale również zbudować silniejsze, bardziej zintegrowane zespoły, gotowe do stawiania czoła nowym wyzwaniom.

Źródła:
E-book: Jak planować i wdrażać re-onboarding w firmie?.
Artykuł: mamopracuj.pl/jak-planowac-i-wdrazac-re-onboarding-w-firmie-nie-wiesz-mamy-rozwiazanie/
Mój powrót do pracy, badanie przeprowadzone przez Fundację Mamo Pracuj na przełomie listopada i grudnia 2022 r na grupie N=643

Niniejszy tekst jest wstępem do raportu „Najlepsze praktyki wspierania pracujących rodziców”, napisanym przez Edytę Kapanowską.

Edyta Kapanowska – HRBP, doradczyni zawodowa, specka od employer brandingu i polonistka. Mocno zaangażowana w tematy rekrutacyjne, tworzenie profili kompetencyjnych oraz stworzenie serii ebooków Jak planować i wdrażać re-onboarding w firmie?.
Mama Wojtusia. Miłośniczka wędrówek górskich i rowerowych (zwłaszcza tych dalekich); uwielbiająca śpiew i taniec, mająca słabość do włoskiej kuchni. Ceni czas spędzony z rodziną i przyjaciółmi. Marzy jej się rynek pracy bez stereotypów i uprzedzeń.

Zapraszamy do pobrania raportu: Najlepsze praktyki wspierające pracowników rodziców edycja II