Czego szukasz

Praca zdalna – jak ją rozliczać jako pracownik, a jak jako pracodawca?

Choć trudno myśleć o pandemii w kategoriach korzyści, niewątpliwie w dużym stopniu przyczyniła się ona do rozpowszechnienia pracy zdalnej. Z czasem okazało się, że taka forma zatrudnienia jest dla wielu z nas najwygodniejsza, ponieważ zapewnia elastyczność i jest źródłem wielu korzyści finansowych – zarówno dla pracowników, jak i dla samej firmy. Niemniej wciąż część zainteresowanych nią osób nie do końca wie, jak ją prawidłowo rozliczać. O czym powinien pamiętać zdalny pracownik, a o czym jego pracodawca? Wyjaśniamy.

praca zdalna

Jak rozliczać pracę zdalną pracownika? Poradnik dla osoby zatrudniającej

Poprzez termin „rozliczanie pracy zdalnej” można rozumieć zarówno rozliczanie czasu pracy pracownika, jak i rozliczanie się z klientem. Zacznijmy od pierwszego z wymienionych. Co powinnaś wiedzieć, zatrudniając pracownika w trybie zdalnym?

Najważniejsza informacja jest taka, że przepisy nie regulują wiele kwestii w omawianym zakresie. Innymi słowy – nie istnieje prawny zapis, który nakazywałby pracownikowi konkretny sposób potwierdzania, że zaczął bądź skończył pracę. Niewskazane jest również, w jaki sposób pracownik powinien przekazywać rezultaty swojej pracy czy korzystać ze służbowego sprzętu. Osoba zatrudniona przez Ciebie może zatem wysłać Ci wiadomość mailową albo sms z informacją o rozpoczęciu pracy. Może też – co w wielu przypadkach jest wygodniejsze, zalogować się do wprowadzonego przez Ciebie systemu.

Po drugie – fakt, że pracownik pracuje zdalnie, nie zmienia obowiązującego go wymiaru czasu pracy, nie zwalnia również pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy (chyba że stosowany jest system zadaniowy). Nie musisz natomiast – choć oczywiście możesz, prowadzić ewidencji czynności wykonywanych przez pracownika.

Program do monitorowania pracy zdalnej – jaki wybrać?

Jeśli praca zdalna pracownika odbywa się w trybie zadaniowym – czyli na przykład, gdy musi on przysłać określoną liczbę artykułów czy raportów w ciągu dnia, monitoring jego aktywności nie wydaje się specjalnie potrzebny. Wszystko zmienia się w momencie, w którym pracownik zyskuje informacje na temat danych wrażliwych i/lub ma dużą swobodę w zakresie planowania i wykonywania swoich obowiązków. W takiej sytuacji, dla zwiększenia bezpieczeństwa oraz sprawdzenia produktywności pracownika, zdecydowanie warto pomyśleć o dobrym programie monitorującym. I tutaj oczywiście pojawia się pytanie – jakie cechy powinien mieć taki program i czy programy bezpłatne mogą zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa?

Dobry program do monitorowania pracy zdalnej powinien umożliwiać pełną kontrolę nad aktywnością użytkowników oraz działaniami na firmowych serwerach, bezpieczne przechowywanie wszystkich treści, wysyłanie raportów oraz szybkie i skuteczne blokowanie działań uznawanych za niebezpieczne (np. próba pobrania nieznanej, potencjalnie groźnej aplikacji na komputer służbowy).

W tym momencie pojawia się pytanie – czy wszystko to może zapewnić darmowy program do kontroli pracownika? Niestety trudno o jednoznaczną odpowiedź. Zasadniczo uznaje się, że im bardziej groźny dla firmy jest ewentualny wyciek danych, tym bardziej specjalistyczne powinny być narzędzia do monitorowania pracy zdalnej. Innymi słowy – sięgając po darmowe oprogramowanie, należy mieć świadomość, że nie zapewniają one bardzo wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Jeśli
mimo to chcesz z nich korzystać, możesz wypróbować np.:

  • Inwigilator 360,
  • Boss Everyware,
  • Refog Free Keylogger.

Inne, zdecydowanie bardziej rozbudowane (i co się z tym łączy – nierzadko płatne) oprogramowania to:

  • Time Doctor,
  • Activtrak,
  • Hubstaff,
  • Desktime,
  • Worktime,
  • Teramind,
  • Asana.

Uwaga! Należy pamiętać, że monitorowanie komputera pracownika jest legalne, ale pracownik ten musi być uprzednio poinformowany o zamiarze wprowadzenia tego typu działań.

Rozliczanie pracy zdalnej przez freelancera: umowa o dzieło, umowa zlecenie

Osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę rozliczanie pracy zdalnej nie przysparza zwykle większych trudności. Wszystko sprowadza się do zdania efektów swojej pracy bądź poinformowania pracodawcy o rozpoczęciu i zakończeniu wykonywania obowiązków. Inaczej jest w przypadku freelancerów. Z jakich form rozliczenia mogą skorzystać i o czym powinni pamiętać?

  • Umowa o dzieło

To najbardziej popularna forma rozliczenia pracy zdalnej wykonywanej przez osobę, która nie prowadzi działalności gospodarczej. Mogą z niej korzystać osoby, które produkują nowe „produkty” – przykładem jest tekst, grafika czy program komputerowy. W przypadku umowy o dzieło podatek odprowadza klient (zamawiający).

Warto pamiętać, że 1 stycznia 2021 roku w życie weszły przepisy nakazujące przedsiębiorcom rejestrowanie umów o dzieło w ZUS. Zbieranie informacji o umowach ułatwia przeprowadzanie kontroli w firmach, czego efektem może być nakaz przekwalifikowania umów o dzieło na umowy zlecenia. Jako że błędne zawieranie umów o dzieło i – co się z tym wiąże, nieodprowadzenie składek, wiąże się z negatywnymi konsekwencjami, część pracodawców niechętnie podchodzi do tej formy rozliczania pracy zdalnej.

Uwaga! Freelancer, również ten pracujący zdalnie, powinien wiedzieć, że jego aktywność zawodowa może zostać uznana za działalność posiadającą znamiona prowadzenia działalności gospodarczej. Innymi słowy, musisz założyć firmę, jeśli Twoja praca ma charakter zarobkowy, jest zorganizowana, wykonywana w sposób ciągły i we własnym imieniu.

Swoją pracę możesz też rozliczyć w ramach umowy zlecenie. W takim przypadku wynagrodzenie należy Ci się niezależnie od tego, jaki jest efekt Twojej pracy (jest to wynagrodzenie za poświęcony czas). Tego typu umowy mogą zawierać również osoby, które generują nowe produkty – takie jak pisanie artykułów czy tworzenie aplikacji. Warto jednak wiedzieć, że w tym przypadku pracodawca musi opłacać za pracownika składki ZUS, więc z jego punktu widzenia nie zawsze jest to korzystne.

Pracę zdalną możesz rozliczyć również w ramach działalności niezarejestrowanej. W tym przypadku jednak limit przychodów jest dość niski i wynosi połowę minimalnego wynagrodzenia brutto (które w 2022 roku wynosi 3010 zł). Ponadto jest to opcja jedynie dla osób, które w okresie ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej.

Rozliczanie pracy online – założenie własnej działalności

Jeśli Twoja aktywność zawodowa ma cechy działalności gospodarczej albo jeśli chcesz zyskać więcej klientów, rozważ założenie działalności gospodarczej. Jest to dobra opcja zwłaszcza dla osób, które nie miały nigdy własnej firmy lub zamknęły ją minimum 5 lat wcześniej. Osoby te mogą bowiem skorzystać z ulgi ZUS na start, czyli z 6-miesięcznego zwolnienia z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Po upływie tego czasu można skorzystać również z 2-letniej ulgi dla nowych firm (opłacanie preferencyjnych składek) lub z Małego ZUS+ (opłacanie niższych składek na ubezpieczenie społeczne – od podstawy ustalonej na podstawie dochodu). Z Małego ZUS+ można korzystać przez 3 lata.

Rozliczanie wykonanej pracy online przez serwisy dla freelancerów

Alternatywą dla wszystkich wyżej omówionych sposobów rozliczania pracy zdalnej jest skorzystanie z polskich serwisów zabezpieczających płatności i umożliwiających wystawienie faktury VAT – co doceniają klienci prowadzący działalność gospodarczą. W Polsce jednym z najbardziej popularnych serwisów tego typu jest useme.eu. Należy jednak pamiętać, że serwis pobiera prowizje od wykonawcy zlecenia.

Jak działa praca zdalna w Polsce, a jak w innych krajach?

Jak wynika z nowego raportu ADP „People at Work 2022: A Global Workforce View”, Polacy doceniają liczne korzyści płynące z pracy zdalnej i z chęcią pełniliby obowiązki zawodowe na odległość – zadeklarowało tak 57% ankietowanych. W szczególności w domu pragną pracować kobiety (75% uczestniczek badania Dailyfruits: „Biuro czy home office – jakie środowisko pracy preferują polscy pracownicy”).

Niestety wszystko wskazuje na to, że możliwość pracy wyłącznie na odległość jest coraz rzadziej oferowana przez pracodawców. Według danych zebranych przez GUS w I kwartale 2021 roku zdalnie pracowało aż 14,2% pracowników. Obecnie jest to już jedynie 3,8%. Coraz większą popularnością cieszy się natomiast hybrydowy model pracy, czyli wykonywanie w domu jedynie części obowiązków zawodowych.

Zdecydowanie większym zainteresowaniem cieszy się praca zdalna w innych krajach. Już w 2020 roku pracowało tak 25% pracowników w Finlandii, 23% pracujących Luksemburczyków, 21% Irlandczyków, 18% Austriaków, 17,8% Holendrów i 17% Belgów. Dla porównania w Polce na początku pandemii zdalnie pracowało jedynie 8,9% Polaków.

Przeczytaj także: Czy praca zdalna to dobre rozwiązanie dla mamy?

Zdjęcie: Canva

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Mama, żona, psycholog i redaktor. Spełniona zawodowo dzięki miłości do pisania, szczęśliwa prywatnie dzięki mężowi i dwóm cudownym synom. W krótkim czasie "tylko dla siebie” czyta, szyje… albo znowu pisze.
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie