Czego szukasz

Wirtualna asystentka bez tajemnic – jak pracuje, co robi i czy chodzi na urlop?

Ela Wolińska od 7 lat pracuje jako wirtualna asystentka, wspierając przedsiębiorców w ich pracy. Czym zajmuje się na co dzień i jak łączy swój zawód z wychowywaniem 2 dzieci? Jeśli Ty też chciałabyś elastycznie, z domu, to sprawdź, jak kurs on-line Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja pomoże Ci to osiągnąć!

  • Joanna Gotfryd - 18/01/2019
Ela Wolińska, wirtualna asystentka

Chciałabyś pracować zdalnie, żeby mieć więcej czasu dla rodziny?

Poznaj szczegóły kursu on-line! Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja 

Kupując kurs z kodem rabatowym „mamopracuj” dostaniesz 5% zniżki i wesprzesz także działania Fundacji Mamo Pracuj.

Elu, od 7 lat pracujesz zdalnie, jako wirtualna asystentka. Co Ty konkretnie robisz, czym się zajmujesz?

Wspieram przedsiębiorców w ich codziennej pracy.

Zwięźle i na temat 😉 W czym dokładnie pomagasz firmom? Jakie są Twoje obowiązki na co dzień?

W moim konkretnym przypadku zajmuję się stronami internetowymi: od administrowania, redakcji tekstów, ustawiania SEO, po tworzenie tych stron (pełny content, grafiki, treści itp.).

Przeczytaj także: Mama bliźniaków pracuje zdalnie – historia Agnieszki, wirtualnej asystentki

Obsługuję również profile w social mediach, prowadzę grupy na Facebooku w imieniu klientów. Piszę teksty, robię transkrypcje, tworzę analizy w Excelu, prezentacje, materiały reklamowe, wysyłam oferty i wiele innych. Pomagam tworzyć blogi, vlogi i podcasty, kursy internetowe, artykuły branżowe – są dziesiątki różnych zadań.

Pracujesz dla kilku klientów jednocześnie – czy to są podobne zakresy czynności, czy każdy klient ma inne zlecenia i wymagania?

Początkowo zlecenia były bardzo różne. Zresztą to jest dość charakterystyczne dla tej profesji, że trzeba wypracować swoją specjalizację lub znaleźć niszę.

Kiedy zaczynałam pracę jako VA, nie wiedziałam, że właśnie tak nazywa się mój zawód! Szukałam więc pracy na etacie, byłam nawet dość długo asystentką osobistą trenera biznesu. Dla niego organizowałam głównie szkolenia i konferencje. Jednocześnie szukałam zleceń zdalnych. Było to przeważnie pisanie tekstów, tworzenie prezentacji, pisanie CV, ofert i podań, research w sieci na zadany temat. Potem doszło administrowanie stroną internetową dużej instytucji.

Obecnie, zadania nadal są zróżnicowane, ale gro moich klientów nawiązuje ze mną współpracę przy administrowaniu stron opartych o WordPress oraz przy prowadzeniu profili na Facebooku.

Jakie umiejętności powinna posiadać wirtualna asystentka?

Przez lata pracy obserwowałam zarówno mój własny rozwój zawodowy, jak również moich koleżanek – na Facebooku, na spotkaniach networkingowych czy konferencjach i doszłam do wniosku, że aby być dobrą wirtualną asystentką powinno się reprezentować umiejętności i cechy charakteru takie jak:

  • umiejętność budowania komunikacji,
  • opanowanie,
  • nastawienie na efekty (bycie konkretnym).

Obligatoryjnie trzeba być bardzo dyskretnym, obowiązkowym i świetnie zorganizowanym.

Specyfiką tego zawodu jest również freelancing i praca z technologiami oraz trendami. Trzeba więc za nimi podążać, nieustannie się dokształcać, czytać, uczyć nowych programów, być otwartym i kreatywnym.

W zależności od zadań jakie zostaną powierzone wirtualnej asystentce, umiejętności twarde mogą się różnić. Podstawowymi jednak, moim zdaniem są: znajomość WordPressa, umiejętność pisania tekstów oraz znajomość na wysokim poziomie programów takich jak Word, Excel i PowerPoint.

A czy wirtualna asystentka musi znać języki obce?

Teoretycznie nie, ale im więcej zna, tym ma więcej możliwości pracy. Jak w każdej branży – znając języki możesz pracować dla klientów z całego świata.

Uważam również, że niezbędna jest minimum podstawowa znajomość języka angielskiego. Im wyższy poziom tym lepiej. Wiele programów ma angielskie menu, np. częściowo WordPress, Photoshop itp. Co więcej, dobra znajomość tego języka pozwala na swobodny research w sieci, a to zadanie należy do podstawowych umiejętności wirtualnej asystentki.

ela wolińska, wirtualna asystentka

Jesteś mamą dwójki dzieci – jak zorganizowałaś sobie pracę? Czy jesteś dostępna on-line 24/7? Czy pracujesz w konkretnych godzinach?

Staram się reagować ad hoc, dlatego moi klienci mają ze mną kontakt niemal całą dobę. Prowadzę również, jak wspominałam, profile w social media, co również wymaga ode mnie bycia online. To nie znaczy jednak, że 24/7 siedzę ze wzrokiem utkwionym w monitor. Większość obowiązków mam stałych, abonamentowych, dlatego wypełniam je kiedy dzieci są w przedszkolu. Inne, o ile nie mam wyznaczonego deadline’u, wykonuję w pierwszej wolnej chwili. Zawsze informuję klienta kiedy będę mogła się zająć tymi najpilniejszymi zadaniami.

Kiedy jednak dzieci wracają po południu do domu, staram się być tylko dla nich. Weekendy również pracuję o wiele mniej. Robię tylko to, co pilne.

Oboje z mężem prowadzimy swoje firmy. We własnym biznesie zawsze jest coś do zrobienia. Zauważyłam jednak, że bardzo dużo korzyści wynika z odkładania na bok obowiązków, kiedy jest czas dla rodziny.

Czuję równowagę, nie przegapiam niczego w życiu moich maluchów, ale i, paradoksalnie, nie zawalam terminów. Spokojnie, z rozwagą gospodaruję czasem. Dzięki temu wszystko zrobione jest punktualnie, a ja nie czuję nacisku ani frustracji. Moje dzieci zaś wiedzą, że mogą na mnie liczyć.

Mamy często pytają nas o pracę, którą mogą wykonywać jednocześnie opiekując się dzieckiem, z doskoku – czy praca Wirtualnej Asystentki w takim systemie jest możliwa?

Praca wirtualnej asystentki to normalne stanowisko i wymaga od nas takiego samego profesjonalizmu jak każdy inny zawód. To, że pracujemy z domu nie zwalnia nas z zaangażowania i zawodowstwa. Owszem, ta praca wiele ułatwia przy organizacji opieki nad dzieckiem, w pogodzeniu obowiązków z wychowywaniem maluchów. Nigdy jednak nie zapominajmy, że to są wciąż obowiązki.

Ja bardzo mocno „walczę” z brakiem profesjonalizacji w tym zawodzie. Nie wyobrażam sobie odpisywać na e-mail trzymając dziecko na ręku albo tworzyć prezentację dla klienta jednocześnie zabawiając swojego malucha.

Dobrą umiejętnością jest brak oporów przed proszeniem o pomoc. W Polsce wciąż pokutuje przeświadczenie, że to kobieta ma wychowywać dzieci, a po porodzie okres macierzyński poświęcić tylko maleństwu. Prowadząc własną działalność gospodarczą nie można sobie pozwolić na rok wolnego. No chyba, że chcemy od nowa wszystko zaczynać po upływie tego czasu, albo mamy zatrudnioną własną wirtualną asystentkę, która przejmie nasze obowiązki 😉

Po urodzeniu drugiego syna 2-3 razy w tygodniu przychodziła do nas niania, żeby odciążyć mnie przy małym. Kilka razy usłyszałam komentarze w stylu, że sobie nie radzę. W ogóle się nimi nie przejmowałam. Byłam za ścianą, kiedy niania spędzała czas z moim dzieckiem, więc nadal mogłam karmić i w razie czego reagować na potrzeby maleństwa, ale mogłam też skupić się na pracy.

My kobiety mamy podzielną uwagę, ale i granice możliwości. Prośmy więc o pomoc – może babcia mogłaby przychodzić, może niania, chociaż na kilka godzin bądź w wyznaczone dni.

Jestem też bardzo przeciwna traktowaniu zawodu wirtualnej asystentki jako pracy dorywczej. Często dostaję oferty współpracy, w których mamy wprost piszą, że ze względu na dziecko, albo pracę w innej firmie na etacie są dyspozycyjne np. godzinę – dwie dziennie. Nie. Takie podejście do niczego nie prowadzi. Albo decydujesz się na konkretną ścieżkę kariery jako WA, albo na pracę na etacie gdzieś indziej. Dorobienie na waciki mija się z celem.

Ja popełniłam ten błąd i zmarnowałam kilka lat. Gdy zdecydowałam się tylko na tę właśnie ścieżkę kariery, nabrała ona ogromnego rozpędu. Okazało się również, że wszystkie moje lęki o brak zleceń, o niewystarczające umiejętności itp. były nieuzasadnione.

Prowadzisz własną działalność, w jaki sposób szukasz klientów? Jak szukać klientów w tym zawodzie na początku?

Paradoksalnie, na początku klienci znajdowali mnie 😉 Zawsze miałam tzw. lekkie pióro, więc zaczęło się od tego, że kilku znajomych poprosiło mnie o napisanie jakiegoś tekstu. Proszono mnie o redakcje, o research itd. A potem zaczęto polecać.

Mam również firmę, która zajmuje się oprawą muzyczną uroczystości. Zaczęłam więc wykorzystywać umiejętności organizacyjne i zostałam asystentką osobistą trenera biznesu.

W każdym razie polecano mnie, zlecenia wpadały jedno za drugim.

Przełomowym momentem było utworzenie własnej strony www.pomocdlabiznesu.pl z ofertą i dołączenie do kilku grup biznesowych na Facebooku.

To właśnie na grupach można znaleźć najwięcej najciekawszych zleceń. Jest też Oferia, Useme i mnóstwo innych portali z ofertami pracy zdalnej.

Czy wirtualna asystentka idzie czasem na urlop? 😉

Tak, ale zabiera ze sobą laptopa 🙂

Ja dużo podróżuję. Często jeździmy też odpocząć na wieś. W czasie np. wakacyjnego urlopu zawsze informuję klientów, że będę mniej dostępna. Jednakże nie urywam kontaktu, nie znikam na 2 tygodnie, nie zostawiam niedokończonej pracy. Moi klienci cenią tę responsywność i szczerość.

ela wolińska

Elu, jesteś jedną z mentorek w kursie on-line Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja. Będziesz się dzielić swoim doświadczeniem, wiedzą – czego konkretnie mamy nauczą się od Ciebie?

Oprócz niezbędnych umiejętności twardych, programowych, będzie okazja do nauczenia się również tego, jak tworzyć oferty, wyceniać usługi, budować relacje, tworzyć komunikację, gdzie i w jaki sposób szukać ofert, jak na nie odpowiadać, gdzie i czego się uczyć itd.

Wydaje mi się, że ważną rzeczą jest to, że jest to pierwszy tak duży kurs na wirtualną asystentkę, który dodatkowo łączy wspomniane umiejętności twarde z miękkimi oraz life stylem jako mama, jako kobieta aktywna i jako przedsiębiorca.

Jak przekonałabyś mamy, że bycie wirtualną asystentką to świetny pomysł na pracę i pogodzenie jej z wychowywaniem dzieci?

Z roku na rok przybywa pracowników zdalnych. Przybywa przedsiębiorców, specjalistów i freelancerów. Rośnie tym samym zapotrzebowanie na pracowników, którzy zdalnie ogarną techniczne zaplecza właścicieli firm.

Praca zdalna jako wirtualna asystentka daje ogromne możliwości. Znajdując swoją niszę, swoją specjalizację, sama sobie stajesz się swoim szefem.

To Ty decydujesz kiedy i co robisz, Ty planujesz swój grafik, Ty wyceniasz swoje usługi i zarządzasz swoim czasem, domem i umiejętnościami.

Ciekawe zlecenia, fantastyczni klienci z ogromną wiedzą branżową to dodatkowa wartość dodana.

A największą wartością jesteś Ty, Twoje szczęście, Twoja wolność, oraz Twoje dzieci.

Przy nich jeszcze bardziej doceniam moją pracę. Gdy któreś zachoruje, nie martwię się kto będzie z nim w domu, nie biegam po L4 i nie zamartwiam się co powie szef. Nigdy też nie brakuje mnie na uroczystościach w przedszkolu. Wbrew pozorom mam dla moich chłopców o wiele więcej czasu niż kiedykolwiek miałabym na etacie.

Co dla mnie jest równie ważne – to dzięki takiemu systemowi pracy mam bardzo poukładane relacje z moim mężem. Wspieramy się nawzajem i dopingujemy w rozwoju.

Napisałaś też książkę o pracy Wirtualnej Asystentki, co w niej zawarłaś?

Wydałam e-book o pracy WA w Polsce. Na Zachodzie ten zawód jest bardzo popularny. U nas to wciąż nowość. Kiedy mówię komuś czym się zajmuję, nieustannie widzę zaskoczenie. To moja misja, żeby nauczyć czym jest zawód wirtualnej asystentki, pokazać jak i co można oddelegować i w czym można pomóc.

Dziękuję Ci za rozmowę!

Chciałabyś pracować tak jak Ela? Sprawdź datę kolejnej edycji kursu Wirtualna Asystentka & Social Media Ninja!

W 8 tygodni zdobędziesz nowy zawód i zaczniesz pracować zdalnie.

Tak, chcę poznać szczegóły nowego zawodu, chcę pracować z domu, na własnych zasadach!

Zdjęcia: archiwum Ela Wolińska

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Joanna Gotfryd
Współzałożycielka portalu Mamo Pracuj, absolwentka UEK, z doświadczeniem zawodowym w dużym biznesie. Mama dwóch rozbrykanych dziewczynek. Pasjonatka górskich wycieczek i Italii w każdej postaci. Marzy o dalekich podróżach i zdobyciu Korony Gór Polski.
Podyskutuj

Odkąd jestem mamą, praca zdalna to mój sposób na życie – Mamy kupują u Mam

"Praca zdalna jest dla mnie sposobem na życie, odkąd zostałam mamą. Wtedy też postanowiłam zostać prawnikiem pracującym zdalnie, co jeszcze kilka lat temu (a było to w 2016 roku) było sporą nowością. Wiele osób pytało mnie o to, jak można świadczyć pomoc prawną zdalnie? A ja odpowiadając na wiele zapytań ze strony moich klientów, o to czy sprawę możemy załatwić telefonicznie, poprzez skype, czy e-mail odpowiadałam: „Możemy!” - opowiada Kinga Lalowicz, żona, mama dwójki dzieci, prawnik, a także kolejny gość naszej akcji #MamyKupująUMam.
  • Listy do Redakcji - 31/05/2020
Kinga Lalowicz

Kinga Lalowicz zgłosiła się do naszej akcji Mamy kupują u Mam. Przeczytaj czym się zajmuje, jaką prowadzi działalność i jak sobie teraz radzi!

Do marca tego roku prowadziłam także stacjonarną kancelarię prawną w Krakowie oraz szkolenia dla branży nieruchomości z zakresu inwestowania w nieruchomości, konstruowania umów najmu, podnajmu itp. Ten czas jednak się skończył z dnia na dzień. Powstało wiele pytań o to co dalej….

Zanurzyłam się w sieci na 100%

Najpierw uruchomiłam porady prawne on-line, następnie sklep z produktami elektronicznymi, takimi jak wzory umów. Ostatnio w moim sklepie w sprzedaży jest także mój e-mail kurs on-line, o tym jak zacząć inwestować w nieruchomości. W trakcie nagrywania natomiast jest duży program on-line o house flippingu i całym procesie inwestycyjnym, na który możesz się zapisać już dzisiaj: https://www.lalowicz.pl/kurs-dla-inwestorow-w-nieruchomosci/

Przeczytaj także: Nie będzie już lepszej okazji, żeby zacząć działać dla siebie – Mamy kupują u Mam

Kinga Lalowicz

Co zatem zrobiłam, żeby uratować mój biznes, gdy wybuchł Covid19?

Zanurzyłam się w sieci na 100%! Do tej pory był to jeden z filarów mojej działalności, ale nie jedyny. Po wybuchu epidemii od razu podjęłam decyzję kontynuacji tych działań, ale na 100%. Zawsze o tym marzyłam, ale potrzeby klientów były inne: chcieli spotykać się oko w oko, woleli szkolenia stacjonarne niż on-line itp. W obecnych czasach, życie zmusiło nas do zaprzestania tych działań, stąd moja decyzja o wykorzystaniu internetu do świadczenia wszystkich moich usług.

Muszę przyznać, że w całym otaczającym nas zamieszaniu zw. z koronowirusem nie jest łatwo się odnaleźć… Wirus Covid-19, który jest przyczyną pandemii, spowodował również zmasowane ataki hakerskie, przeciążenie sieci itp. Została zaatakowana moja strona internetowa, dlatego chwilowo na nią nie mogłam zapraszać, a sprzedaż kursu dotyczącego inwestowania w nieruchomości została wstrzymana do odwołania.

Dodam, że wszyscy informatycy pracują obecnie 24h na dobę, dlatego musiałam czekać w kolejce na pomoc specjalistów od IT i dopiero po dwóch tygodniach moja strona, sklep z produktami elektronicznymi i platforma kursowa znowu ruszyła. To był dla mnie ogromny stres, który mnie odciął od moich klientów …

Jeśli chcesz być na bieżąco z innymi historiami kobiet, zapisz się na nasz newsletter!

Cała rodzina na pokładzie

Dodatkowo, jako mama dwójki dzieci (w wieku 4,5 i 6,5 lat) łączę moją pracę zawodową z wychowywaniem i nauczaniem dzieci w domu, którym przedszkole zamknięto z dnia na dzień. Wcześniej pracowałam tylko wtedy, gdy dzieci były w przedszkolu, teraz opieką dzielę się z mężem. Oboje pracujemy zdalnie, więc udaje nam się to zorganizować w miarę z sukcesem. Mamy wrażenie, że ogólnie taki system nam służy, choć dopiero się go uczymy, będąc wszyscy razem, całą rodziną na pokładzie. 🙂

Wiem jednak, że czas epidemii, to bardzo ciężki okres dla wszystkich, w tym dla moich klientów: wynajmujących i inwestujących w nieruchomości. Spotkałam się np. z wieloma przypadkami wypowiedzianych umów najmu z dnia na dzień, wstrzymanych transakcji notarialnych itp.

Staram się w tych trudnych czasach wyjaśniać zapisy umów, wspierać transakcje w branży nieruchomości oraz pomagam prowadzić biznes tym, którzy profesjonalnie zajmują się obrotem nieruchomościami.

Serdecznie zapraszam w moje internetowe progi: https://www.lalowicz.pl/, a także https://www.facebook.com/kingalalowicz/, oraz https://www.linkedin.com/in/kingalalowicz/ i do sklepu z moimi produktami, który znajdziesz tu: https://www.lalowicz.pl/sklep/

Przeczytaj także: Jestem właścicielką szkoły angielskiego – Mamy kupują u Mam

Zdjęcia: własność Kinga Lalowicz

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Listy do Redakcji

Poglądy wyrażone w listach są wyłącznie poglądami ich autorów i nie mogą być uznane za poglądy Redakcji Mamo Pracuj.

Jestem właścicielką szkoły angielskiego – Mamy kupują u Mam

"Wielu rodziców nie wie, jak kreatywnie wykorzystywać angielskie książki w domu, więc tworzę gotowe narzędzia i uczę rodziców, jak uczyć swoje pociechy angielskiego w domu, z pasją i zaangażowaniem, budować relacje ze swoimi dziećmi poprzez czytanie obcojęzycznej literatury" - takim zdaniem opisuje dzisiaj siebie Aneta Dargiel-Ledwożyw, przedsiębiorcza mama, która prowadzi szkołę angielskiego i zgłosiła się do naszej akcji #MamyKupująUMam. Przeczytaj jak Aneta radzi sobie w czasie pandemii!
  • Listy do Redakcji - 28/05/2020
Aneta Dargiel-Ledwożyw

Aneta Dargiel – Ledwożyw zgłosiła się do naszej akcji Mamy kupują u Mam. Przeczytaj czym się zajmuje, jaką prowadzi działalność i jak sobie teraz radzi!

Kiedy ktoś prosi, opowiedz mi swoją historię w kilku zdaniach, to nie ukrywam, że to nie lada wyzwanie. W życiu robię wiele rzeczy, których istnienie zawdzięczam głównie własnej wyobraźni i uporowi odziedziczonemu po przedsiębiorczej babci Sabinie.

Na dzień dzisiejszy najmocniej określa mnie takie oto zdanie „Wielu rodziców nie wie, jak kreatywnie wykorzystywać angielskie książki w domu, więc tworzę gotowe narzędzia i uczę rodziców, jak uczyć swoje pociechy angielskiego w domu, z pasją i zaangażowaniem, budować relacje ze swoimi dziećmi poprzez czytanie obcojęzycznej literatury” .

Przeczytaj także: Nie będzie już lepszej okazji, żeby zacząć działać dla siebie – Mamy kupują u Mam

Transformacja do świata online

Jestem też właścicielką szkoły angielskiego, która w czasach koronawirusa przeszła niemałą, przyspieszoną transformację do świata online. Na razie z sukcesem – jak będzie dalej, przyszłość pokaże.

Jak zareagowałam na zmieniającą się sytuację? Zadziwiająco ze spokojem. Bardziej niż o firmę, głowę zaprzątała mi troska o zdrowie moich najbliższych, gdyż wiem, że zawodowo zawsze sobie jakoś poradzę. Nie ma takiej sytuacji, z której nie ma wyjścia.

Książeczki i nauka angielskiego, pomimo nie są to potrzeby pierwszego rzędu, nie przestały być ważne dla moich klientów, być może dlatego,że chociaż na chwilę pomagają im zapomnieć o trudnościach dnia codziennego.

Jeśli chcesz być na bieżąco z innymi historiami kobiet, zapisz się na nasz newsletter!

Zarażam miłością do książek

Jestem też Mamą dwójki córek, które staram się zarażać miłością do czytania książek, bo głęboko wierzę, że ma to sens i w przyszłości zaprocentuje. Dzisiaj cieszę się chwilami, kiedy zamiast gier online – wybierają książki, których czytania domagają się wieczorową porą.

Takimi małymi sukcesami staram się dzielić z rodzicami, którzy czasami szukają drogowskazu. Stąd też pomyślałam o Państwa czytelnikach, którzy zapewne kochają książki, bo jakże by inaczej. 😉

Przeczytaj także: Tworzymy rękodzieło użytkowe w stempelkach – Mamy kupują u Mam

Z chęcią zaproponuję rodzicom 15% rabat na wszystkie książki dostępne u mnie.

Zdjęcia: archiwum prywatne Anety

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Listy do Redakcji

Poglądy wyrażone w listach są wyłącznie poglądami ich autorów i nie mogą być uznane za poglądy Redakcji Mamo Pracuj.

Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie

Może Cię zainteresować także:

Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail