Umowa o pracę – wszystko, co warto o niej wiedzieć

Forma umowy o pracę

Co do zasady, umowa o pracę powinna być zawarta w formie pisemnej (na piśmie), o czym mówi art. 27 §2 kodeksu pracy. Jeżeli natomiast umowa o pracę została zawarta w innej formie, np. w formie dokumentowej lub w formie ustnej, nie skutkuje to nieważnością umowy. Innymi słowy, umowa o pracę będzie ważna, natomiast pracodawca powinien, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, potwierdzić na piśmie ustalenia stron co do umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Jeżeli pracodawca nie zrealizuje powyższego obowiązku potwierdzenia na piśmie określonych ustaleń stron, wówczas popełnia wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 2 kodeksu pracy i może być ukarany grzywną od 1 tys. do 30 tys. złotych. Dodatkowo pracownik może złożyć skargę do Okręgowego Inspektoratu Pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Z kolei inspektor pracy może skierować do pracodawcy wystąpienie z wnioskiem o potwierdzenie w formie pisemnej rodzaju i warunków umowy o pracę. Zarówno pracownik, jak i inspektor pracy mogą wytoczyć pracodawcy powództwo o ustalenie stosunku pracy.

Treść umowy o pracę

Artykuł 29 §1 kodeksu pracy określa obowiązkową treść umowy o pracę. Zgodnie z tym przepisem, strony powinny w umowie o pracę określić:

• Datę zawarcia umowy

• Strony umowy – stronami umowy o pracę są pracodawca i pracownik. Jeżeli chodzi o pracodawcę powinien on podać m.in. dane identyfikujące takie jak imię i nazwisko, firmę, numer NIP, numer CEIDG albo numer KRS; w przypadku pracownika powinien on podać imię i nazwisko, miejsce zamieszkania czy numer PESEL.

• Rodzaj umowy – chodzi o określenie czy umowa zawarta jest np. na czas próbny, na czas określony czy na czas nieokreślony. Nie istnieje w polskim prawie domniemanie zawarcia umowy na czas nieokreślony, jeżeli strony w umowie wyraźnie tego nie wskażą. W takim przypadku rodzaj umowy określa się na podstawie całokształtu okoliczności towarzyszących zawieraniu i wykonywaniu takiej umowy o pracę.

• Rodzaj pracy – rodzaj pracy można określić w sposób ogólny, co z reguły ma miejsce w praktyce; może to nastąpić np. przez podanie nazwy stanowiska czy określenie najważniejszych obowiązków pracownika.

• Miejsce wykonywania pracy – powinno być dostosowane do rodzaju pracy. Z reguły miejsce pracy nie budzi wątpliwości, w szczególności w pracach biurowych, czy na przykład w pracach w sklepach stacjonarnych czy w zakładach produkcyjnych. Istnieją natomiast takie prace, które mogą rodzić określone trudności związane z precyzyjnym określeniem miejsca pracy np. praca w budownictwie jako kierowca, czy jako przedstawiciel handlowy; w takich przypadkach dozwala się określenie terytorium, na którym praca będzie wykonywana np. jako obszar gminy, województwa czy nawet terytorium kraju, Europy. Taki sposób określenia miejsca pracy musi jednak być zgodny z rzeczywistością i np. przedstawiciel handlowy, który większość czasu pracy spędza w województwie małopolskim, nie może mieć wpisane w miejscu wykonywania pracy całą Polskę, nawet jeżeli incydentalnie pojedzie na spotkanie do innego województwa – gdyż pozbawiłoby go to możliwości uzyskania odpowiednich ekwiwalentów z tytułu podróży służbowej.

• Wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy ze wskazaniem składników wynagrodzenia – wynagrodzenie za pracę powinno być określone w sposób niepozostawiający wątpliwości (jasny i precyzyjny). Zasady wynagradzania nie muszą jednak wynikać wyłącznie z umowy o pracę – innym dokumentem, który może regulować te kwestie jest np. układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania, aczkolwiek pracodawca ma obowiązek jasno powołać się w umowie o pracę na te dokumenty.

• Wymiar czasu pracy – w praktyce wymiar czasu pracy określa się poprzez wyrażenie „etat”. Istnieje domniemanie faktyczne pełnego czasu pracy, jeżeli strony nie określą wymiaru czasu pracy w umowie o pracę. Jeżeli wymiar czasu pracy ma być niższy niż pełen etat, wówczas należy dokładnie określić np. jako ½, ¼. / W przypadku niepełnego wymiaru czasu pracy, należy dostosować również rozkład czasu pracy np. co drugi dzień po 8h (w przypadku, gdy wymiar czasu pracy wynosi ½). Prawidłowe określenie czasu pracy jest istotne z perspektywy rozliczenia nadgodzin, o czym będzie mowa w dalszej części artykułu.

• Termin rozpoczęcia pracy – w razie braku określenia terminu rozpoczęcia pracy, zgodnie z art. 26 kodeksu pracy przyjmuje się, że stosunek pracy został nawiązany w dniu zawarcia umowy o pracę czy w dacie zawarcia umowy, zgodnie z pkt a powyżej.

Dodatkowym obligatoryjnym elementem pewnej kategorii umów o prace jest wskazanie przyczyn ich zawarcia. Mowa tutaj o umowach wskazanych w art. 251 §4 pkt 1-4 kodeksu pracy, czyli np. w przypadku zawarcia umowy w celu zastępstwa innego pracownika, umowy w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym czy umowy o pracę w celu wykonywania pracy na okres kadencji.

Z kolei do postanowień umowy o pracę, które można uznać za fakultatywne (dodatkowe), należy zaliczyć między innymi:

• Ustalenie dopuszczalnej liczby nadgodzin.
• Ustalenie innego niż podstawowy rozkładu lub systemu czasu pracy.
• Ustalenie zakazu konkurencji na czas trwania umowy o pracę.
• Postanowienia dotyczące szkolenia pracownika.
• Postanowienia dotyczące wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Ponadto, zgodnie z art. 29 § 3 i 32 Kodeksu pracy, pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,
• jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Umowa o pracę a umowy cywilnoprawne – mamo zdecyduj, co dla Ciebie najlepsze

Najczęstsze błędne postanowienia w umowie o pracę

Do najczęściej występujących błędów, jakie pojawiają się w umowie o pracę, można zaliczyć następujące przypadki:

• Wskazanie zbyt krótkiego okresu wypowiedzenia – należy wyjaśnić, że samo w sobie skrócenie okresu wypowiedzenia nie jest niedozwolone; powinno jednak ono nastąpić w drodze wzajemnego porozumienia stron. Przepisy prawa pracy przewidują także możliwość jednostronnego skrócenia okresu wypowiedzenia przez pracodawcę, ale tylko w przypadku, kiedy m.in. pracodawca ogłosił upadłość, zlikwidował zakład pracy czy wystąpiła inna przyczyna niedotycząca pracownika. We wszystkich tych przypadkach pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi odszkodowanie, zgodnie z art. 361 §1 kodeksu pracy. Tymczasem zdarzają się przypadki, kiedy przy podpisywaniu umowy pracodawca przekazuje pracownikowi do podpisu wzór umowy o pracę, który zawiera już narzucony przez pracodawcę, skrócony okres wypowiedzenia umowy o pracę, który nie wynika z przyczyn wskazanych w art. 361 §1 kodeksu pracy. W przypadku takiego błędu pracownikowi przysługuje okres wypowiedzenia wynikający z przepisów prawa pracy – art. 34 albo art. 36 §1 kodeksu pracy.

• Zbyt długi czas trwania umowy na okres próbny albo czas określony. Przepisy jasno wskazują czas trwania umowy o pracę na okres próbny (3 miesiące) oraz umowy na czas określony (33 miesiące). W przypadku umowy na okres próbny istnieje możliwość zawarcia ponownie umowy o pracę na okres próby z tym samym pracownikiem jednak tylko w przypadku gdy:

1. umowa dotyczy innego rodzaju pracy (np. pracownik był zatrudniony na stanowisku pomocy kuchennej a nowa umowa na okres próbny dotyczy stanowiska dostawcy żywności;
2. umowa dotyczy tego samego rodzaju pracy, natomiast od zakończenia poprzedniej umowy o prace na okres próbny minęły 3 lata – w tym przypadku możliwe jest jednokrotne ponowne zawarcie tego rodzaju umowy. Natomiast w przypadku umowy o pracę na czas określony, umowę zawartą na dłużej niż 33 miesiące, uważa się zawartą na czas nieokreślony po upływie wspomnianych 33 miesięcy.

• Ustalenie wynagrodzenia za pracę niższego niż minimalne. Jest to jeden z najpoważniejszych błędów w umowach o prace. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 10 października 2022 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę: „Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalonego w trybie art. 2 i art. 4”. Najniższe wynagrodzenie za pracę wynosi 3010 zł brutto w roku 2022. Zatem pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze pracy, nie powinien otrzymywać niższego wynagrodzenia niż minimalne. Oczywiście, wskazane minimalne wynagrodzenie może się zmniejszyć w stosunku do wymiaru pracy, np. osoba zatrudniona na pół etatu nie może zarabiać mniej niż 1505 zł brutto.

• Nielimitowany czas pracy. Zgodnie z art. 129 §1 kodeksu pracy, „Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135–138, 143 i 144.”. Powyższe oznacza, że pracownik nie może pracować średnio więcej niż 40 godzin w tygodniu w przeliczeniu na 4 miesiące. Oczywiście, w zależności od przyjętego systemu/rozkładu czasu pracy, dzień pracy może być przedłużony, jednak w zamian pracownik powinien mieć odpowiednio więcej czasu wolnego w innym dniu. Każda godzina przepracowana pod obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy jest dla niego nadgodziną, za którą należy się albo odpowiedni ekwiwalent pieniężny albo czas wolny od pracy. W praktyce pracodawcy często nie zważają na kwestię nadgodzin, wpisując do umowy o pracę stałe wynagrodzenie w przeliczeniu na godziny pracy, pozbawiając tym samym pracownika prawa do dodatkowego wynagrodzenia bądź odpoczynku. Pracownik pracuje nawet po 300h miesięcznie, a dostaje wynagrodzenie ustalone jako wynagrodzenie minimalne. W takim przypadku obowiązują pracownika korzystniejsze dla niego, regulacje kodeksu pracy i pracownik powinien być rozliczony zgodnie z tymi regulacjami, np. uzyskując za przepracowaną nadgodzinę ekwiwalent w wysokości 150% zasadniczego wynagrodzenia (dotyczy to nadgodzin przypadających w dzień inny niż niedzielę i święto czy dzień wolny dla pracownika art. 1511 §1 pkt 2 kodeksu pracy).

Artykuł powstał dzięki współpracy z Kancelarią Frączyk i Partnerzy.

Zdjęcie: Depositphotos