Czego szukasz

Mama w digitalu: 7 funkcji google docs, które ułatwią Ci życie

Przesyłanie dużych plików, nadpisywanie kilkunastu wersji prezentacji albo raportu, godziny spędzone na ładnym sformatowaniu układu CV czy oferty… Jeśli te problemy są Ci znane, to z pomocą przychodzą Dokumenty Google, czyli zestaw internetowych narzędzi, które zaskakują swoją dostępnością i szerokim wachlarzem funkcji. No i są darmowe!

google docs

7 funkcji google docs, które ułatwią Ci życie

W tym artykule przedstawimy 7 funkcji google docs, które ułatwią Ci życie zarówno w pracy, jak i codziennym życiu. Niektóre, bardziej zaawansowane, ale do ich obsługi wcale nie potrzebujecie specjalnych umiejętności.

Z pomocą pakietu Google Docs możemy pracować na 4 rodzajach plików:

  • dokumenty (edytor plików tekstowych),
  • arkusze,
  • prezentacje,
  • formularze.

1. Tworzenie formularzy i ankiet

O ile pierwsze trzy są większości użytkowników dobrze znane, o tyle o możliwości tworzenia pozostałych nie wszyscy wiedzą. A bywają one przydatne, gdy chcemy, np. poznać opinię współpracowników czy uczestników zajęć na jakiś temat. Mogą też się przydać, gdy potrzebujemy prostego badania do realizacji projektu również, kiedy szukamy terminu na spotkanie, pasującego wielu osobom.

formularze google docs

2. Udostępnianie plików

Jedną z najważniejszych i najbardziej przydanych funkcji Google Docs jest możliwość współdzielenia i udostępniania. Nie musimy załączać do maili ciężkich prezentacji, szukać ostatniej wersji jakiegoś dokumentu czy korzystać z zewnętrznych stron do przesyłania plików. Wystarczy, że podamy adres mailowy, którego właścicielowi chcemy nadać dostęp, i określimy jego poziom. Czyli np. czy plik ma być tylko do wglądu, czy wybrana osoba może wprowadzać w nim swoje komentarze.

3. Wspólna praca

Zdaje to świetnie egzamin m.in. w przypadku prezentacji, nad którymi pracuje kilka osób. Kiedy mamy do uzupełnienia wspólny raport czy harmonogram prac przy projekcie. Można również w ten sposób opracowywać pliki tekstowe: istnieje możliwość dodawania komentarzy na marginesie i wprowadzania widocznych zmian w edytorze.

Przeczytaj także: Mama w digitalu: Jak dobrać kanały komunikacji do promowania swojego biznesu w internecie?

4. Dostępność

To, co ważne: plików z Google Docs nie trzeba zapisywać ani pobierać. Wszystkie zmiany są widoczne w czasie rzeczywistym, więc nie ma obaw, że nie będzie dostępu do najbardziej aktualnej wersji dokumentu. Mamy również podgląd historii zmian i tego, kto jest autorem danego komentarza.

Co ważne wszystko jest zapisywane i przechowywane w chmurze. Dzięki temu każdy, kto zaloguje się z dowolnego miejsca i dowolnego urządzenia mailem i będzie miał wgląd do pliku. Nie trzeba pamiętać o pendrive’ach ani przeszukiwać archiwów skrzynki pocztowej. Przez to nie można się też posłużyć wymówką, że jakiś dokument został na innym komputerze… 😉

A co w Google Docs może zaskoczyć? Poniżej znajdziesz te funkcje, które są mniej oczywiste, a mogą okazać się równie przydatne!

5. Tłumaczenie całego dokumentu

Dzięki temu, że w arsenale Google’a znajduje się również dobrze znane większości narzędzie Tłumacza, możemy zlecić automatyczny przekład dokumentu. Wiadomo, że takie tłumaczenie dobrze jest potem sprawdzić, bo czasem pojawiają się różne nieścisłości i błędy, ale jest to ułatwienie. Kiedy trafimy w sieci na jakiś obcojęzyczny tekst i chcemy się z nim zapoznać, w Google docs można go przetłumaczyć.

6. Galerie szablonów

Oprócz tworzenia dokumentów „od zera”, dokumenty Google oferują nam dosyć pokaźne galerie gotowych szablonów. Szablony możemy nieznacznie dopasować do swoich potrzeb, bazując na już stworzonym szkielecie. 

I tak, wśród szablonów w dziale Dokumenty czeka na Ciebie, m.in. wzór CV, szkic raportu, notatki.

dokumenty google wzory szablonów

I tak, w sekcji Arkusze znajdziecie m.in. szablony harmonogramów, raportów, zestawień budżetowych czy list zadań:

dokumenty google arkusze

Dostępne są również szablony prezentacji – znajdziecie tu nie tylko standardowe „powerpointy”, ale też gotowy układ książki kucharskiej, katalogu czy zaproszenia.

prezentacje google docs

A także wspomniane wcześniej szablony ankiet i formularzy:

7. Dodatki

W ramach ekosystemu Google Workspace możemy także pobrać różne dodatkowe aplikacje współpracujące z dokumentami Google, które usprawnią naszą pracę:

  • narzędzie do wyróżniania fragmentów tekstu zakreślaczem – jak na prawdziwych notatkach,
  • aplikacje do tworzenia wykresów,
  • zapisu działań matematycznych,
  • szybkiego wstawiania akcentów w obcojęzycznych słowach,
  • bibliotekę darmowych obrazów.

Wybór jest naprawdę spory!

dodatki

Które z tych funkcji wydają Ci się najbardziej przydatne? Mamy nadzieję, że od teraz korzystanie z dokumentów Google będzie dla Ciebie nie tylko koniecznością, ale i ułatwieniem codziennego życia!

Grafiki pochodzą od autorki tekstu

Zdjęcie: Pixaby.com

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Specjalistka od tematów związanych z digital marketingiem i komunikacją marki. Od 10 lat związana z marketingiem internetowym, na co dzień w dużej korporacji. Z wykształcenia romanistka, co przejawia się w pasji do wszelkich zagadnień językowych. Autorka bloga o marketingu, trendach i komunikacji. Prywatnie mama dwójki dzieci, doceniająca uroki życia pod miastem.
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie