Lepiej mądrze stać niż głupio biegać – czyli o tym, jak skutecznie delegować zadania służbowe

Lepiej mądrze stać niż głupio biegać

Czyli o tym, jak skutecznie delegować zadania służbowe oraz o tym, po co to robić. Na początku obalamy mit, że delegowanie zadań to pokłosie lenistwa. Otóż nie. Te dwie postawy leżą hen, hen, daleko od siebie.

Delegowanie obowiązków to postawa osób proaktywnych i przedsiębiorczych. Umiejętność, którą każdy lider, menadżer i dyrektor powinien szlifować.

Lepiej mądrze stać (odpowiedzialne i mądre delegowanie zadań pracownikom) niż głupio biegać (gorączkowe i samodzielne wykonywanie całości pracy).

Po co delegować zadania służbowe?

W minione wakacje znalazłam na bałtyckiej plaży w Helu niepozorny kamień. Coś mnie tknęło, by oddać go do jubilera. Odebrałam przepiękny bursztyn. Zawiesiłam na rzemyku – jak w podstawówce. Nie rozstaję się w nim. Mruga do mnie swym miodowym oczkiem. Dałam mu szansę być pięknym. Ujrzałam jego prawdziwe oblicze. I teraz czerpię z tego cuda natchnienie.
…
A jakby w tej historii znaleźć możliwości, które wyłuskasz ze swoich podwładnych, gdy umiejętnie pokierujesz wykonywanymi przez nich zadaniami? Będą ambitnie pracować na polach, w których są asami.

Ty w tym czasie skupisz się na tym, co robisz najlepiej. Widzisz? Możesz mieć kolekcję oszlifowanych bursztynów w swojej szkatułce. Tylko rusz głową, jak to zrobić. My Ci pomożemy! 😉

Jakie korzyści przynosi delegowanie zadań?

Ogromne i … obopólne. Korzystasz Ty, podwładni i cała firma!

1) Osoby, które otrzymują zadanie do wykonania:

• Zyskują możliwość wykazania się.
• Zwiększają szanse na awans, podwyżkę, docenienie.
• Bardziej angażują się w sprawy służbowe.
• Zespół staje się cross-funkcjonalny (skuteczny obieg wiedzy, ciągłe doskonalenie, przekazywanie umiejętności).
• Zadania wykonane są szybciej, sprawniej i… lepiej.

Warunek: rozdzielasz je według kompetencji wykonujących. A praca zaczyna robić się „sama”. 🙂

2) Ty – jako przełożona:

• Dostrzegasz, jak zdolni są Twoi ludzie.
• Usprawniasz komunikację i zyskujesz zaufanie zespołu/działu/całej organizacji.
• Poznajesz punkty widzenia innych. Przyglądasz się z boku zadaniom, które do tej pory należały do Ciebie. Usprawniasz przepływ pracy i… szybujesz po sukces!
• Masz więcej czasu, by zająć się rzeczami bardzo ważnymi.
• Odciążasz się z natłoku obowiązków, które zabijają Twoją radość z pracy. Nie kroczysz już prostą ścieżką do… wypalenia zawodowego (!!!) oraz chronicznego przemęczenia i frustracji.

Jak nauczyć się delegować zadania, będąc świeżo upieczoną liderką i menadżerką?

Naucz się delegować obowiązki pracownikom. Doba ma nadal tylko 24 godziny! I choćbyś pchała, i cisnęła, nie rozciągniesz jej. A jeśli lubisz brać na siebie „nowe”, zapewne często toniesz w natłoku spraw. Przytłaczające?

Znamy. Wiemy. Szczególnie, gdy jesteś świeżo upieczoną liderką lub menadżerką i zawisa nad Tobą widmo odpowiedzialności ZA WSZYSTKO. A Ty oczywiście MUSISZ się wykazać. Dopiąć ostatni guzik ciasno, perfekcyjnie i w czasie. Jak nauczyć się delegowania zadań po objęciu stanowiska liderki i menadżerki?

Jak mądrze delegować obowiązki służbowe? Rady dla początkujących przywódczyń

Krok po kroku zdobądź wiedzę i zacznij skutecznie delegować zadania pracownikom:

• Zdecyduj, co możesz oddelegować – proste czynności, które zajmują sporo czasu, zleć komuś innemu.
• Wybierz osobę, która najlepiej wykona zadanie – to świetna szansa na poznanie mocnych i słabych stron każdego z pracowników.
• Łatwe prace przydziel ludziom o najmniejszym doświadczeniu.
• Skomplikowane obowiązki wydzielaj małymi krokami osobom z dłuższym stażem i wiedzą.
• Unikaj wrzucania pracowników na głęboką wodę! Unikniesz wielu katastrof!
• Jeśli nie znajdziesz w swoim zespole człowieka do określonego zadania, poszukaj nowego, który zasili Twoją drużynę.
• Przekaż szczegóły zadania i wyjaśnij jego sens – jasno nakreśl wizję, do której pracownik ma dążyć. ALE nie narzucaj metody, jaką powinien osiągnąć dany cel.

O jakie najważniejsze elementy zadbać, by skutecznie delegować zadania
służbowe?

Jak mądrze delegować obowiązki służbowe, by być dobrze zrozumianym przez pracowników? Zadbaj o te obszary, a zespół będzie Cię nosił na rękach!

• Deleguj zadania, a nie metody ich wykonania

Decydując się na oddelegowanie czynności, pokazujesz pracownikom, że im ufasz. Daj im wolną rękę w kwestii wyboru sposobu wykonania obowiązków. Każdy ma swój sposób działania. Ważne jest, by osiągnąć cel. I jego pilnuj! 😉

• Zrobione jest lepsze od doskonałego

Kryśka wykonała zadanie nie tak perfekcyjnie, jak Ty byś to uczyniła? Tragedia?! Nie! Pamiętaj, że ktoś, kto nie jest Tobą, nie zrobi wszystkiego tak, jak Ty byś to zrobiła. Ale nie znaczy to, że wykona gorzej. Z czasem dojdzie do wprawy. Będzie „śmigać” znakomicie! Co jednak, gdy jakość znacząco odbiega od normy? Porozmawiaj z pracownikiem o tym, co może poprawić.

P.S. Nie zapomnij pochwalić mocnych stron, by zmotywować osobę do doskonalenia pracy.

• Bądź wsparciem

I to na każdym etapie realizacji zadania. Motywuj. Dawaj kij zamiast marchewki. To sposób, by rozwijać samodzielność i kreatywność zespołu.

• Pamiętaj o feedbacku

To szalenie istotny element długofalowej współpracy. Nieodłączne podsumowanie wykonanego zadania. Komunikuj go sposób konkretny. Jasno powiedz, co Ci się podoba, a co wymaga poprawy. Pokaż Twoje pomysły na ulepszenie rozwiązania i
wysłuchaj głosu zespołu.

Radość z pracy. Jasna wizja rozwoju zespołu. Szybowanie do sukcesu. Twojego i zespołowego. Te korzyści to efekt skutecznego delegowania zadań służbowych. Wykorzystaj nasze wskazówki, zwłaszcza, gdy awansowałaś i jesteś świeżo upieczoną liderką i menadżerką.
To co, kiedy cappuccino? 😉

Przeczytaj także: Mama w digitalu: narzędzia i umiejętności digitalowe, które przydadzą Ci się w pracy

Zdjęcie: Canva