Czego szukasz

Ochrona danych osobowych przy zatrudnianiu?

Zatrudniając pracownika lub będąc zatrudnianym należy znać prawa dotyczące przestrzegania ochrony danych osobowych. Należy liczyć się z tym, że wejście w życie RODO zaostrzyło bardzo przepisy w tym zakresie. Co więcej, ich nieprzestrzeganie jest obwarowane poważnymi konsekwencjami, do których należą kary finansowe.

  • Izabela Kaźmierczak-Kamiennik - 09/09/2019
młode kobiety pracują ze sobą

Ochrona danych osobowych przy zatrudnianiu. O czym musi pamiętać pracodawca?

Pracodawca, który przetwarza dane osobowe pracownika, staje się także administratorem tych danych. Przede wszystkim należy podkreślić, że jeżeli pracodawca ma oddelegowanych pracowników, którzy zajmują się przetwarzaniem danych osobowych, powinni oni posiadać do tego stosowne upoważnienie. I nie wystarczy samo stwierdzenie, że pracownik zostaje upoważniony. Powinno ono zawierać zakres upoważnienia do przetwarzania danych. Ponadto należy także prowadzić ewidencje osób, które zajmują się przetwarzaniem danych osobowych, na podstawie udzielonego upoważnienia.

Jakie dane przetwarza pracodawca?

Na podstawie art. 221.§ 1 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od kandydata na pracownika:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku –rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia w kwestionariuszu osobowym lub w inny sposób. Aby móc przetwarzać wyże wymienione dane, pracodawca musi posiadać bezwzględnie naszą zgodę. A więc, musi uzyskać od nas pisemne pozwolenie. Bez tego, nie mam mowy o legalnym przetwarzaniu danych osobowych. Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformować o istotnych faktach, takich jak:

  • danych kontaktowych inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczył),
  • celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania,
  • znanych mu w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach,
  • zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje),
  • okresie, przez który dane będą przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu,
  • przysługujących jej prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
  • prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody),
  • prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO,
  • dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich niepodania.

Jak długo pracodawca może przechowywać nasze dane?

Okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Z reguły przyjmuje się, że po zakończonym procesie rekrutacji i po podpisaniu z pracownikiem umowy, pracodawca, czyli administrator dokonuje trwałego zniszczenia danych, które posiada w związku z rekrutacją. Przechowywanie ich i dalsza archiwizacja, musi być podyktowana ważnymi powodami. Pracownik powinien zostać o tym powiadomiony, a pracodawca powinien uargumentować dalszą potrzebę przechowywania tych danych.

Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Brak jest dokonania wzajemnych rozliczeń lub możliwości zarzucenia drugiej stronie niewykonania umowy lub nieprawidłowego jej wykonania.

Za każdym razem zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Bardzo często dochodzi do tego, że pracodawca w czasie trwania zatrudnienia, będzie potrzebować naszych danych, aby móc je udostępnić na zewnątrz, np. kierując na szkolenie. W każdej takiej sytuacji pracodawca musi mieć podstawę prawną zarówno do udostępnienia danych pracownika, jak i żądania ich od innego podmiotu.

Jakich danych pracodawca nie może przetwarzać?

Pracodawca nie może żądać od kandydata danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w przepisach prawa, np.:

  • orientacji seksualnej,
  • wyznaniu,
  • poglądach politycznych,
  • poglądach religijnych,
  • zamiarach związanych z planowaniem rodziny,
  • stanie cywilnym.

Dane takie nie mają żadnego związku z zatrudnieniem, a co więcej, mogą prowadzić do dyskryminacji potencjalnego kandydata. Posiadanie takich danych w żaden sposób nie świadczy o posiadanych przez kandydata kompetencjach czy umiejętnościach. Są jego osobistą sprawą, której nie ma obowiązku ujawniać.

Podsumowanie

Starając się o nowe stanowisko pracy, powinniśmy wiedzieć jakie dane osobowe możemy podać i jakich będzie wymagać od nas potencjalny pracodawca. Przekroczenie uprawnień do przetwarzania danych osobowych oraz podanie przez nas ich w nadmiarze, może prowadzić do przykrych dla nas konsekwencji. Dane, które trafią w ręce osób nieodpowiednich mogą zostać gromadzone w miejscach do tego nieprzeznaczonych, bez naszej wiedzy i zgody.

Zdjęcie: 123 rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Prawnik, wolontariusz w fundacji Prawo dla mam. Ukończyłam kurs zdobywając tytuł Specjalisty ds kadr i płac. Prawo pracy to moja pasja. Moim celem jest pomoc ludziom w jego rozumieniu. Swoje bogate doświadczenie zdobyłam pracując przez kilka ostatnich lat w kancelariach radcowskich i komorniczych. Moim największym marzeniem jest prowadzenie własnego biznesu w zakresie prawa pracy i ochrony danych osobowych. Otwarcie własnej działalności gospodarczej pomoże mi łączyć macierzyństwo z rozwojem osobistym i zawodowym. Tak na co dzień, kiedy znajduję chwilę dla siebie, jestem pasjonatką czytania książek oraz biegania. Prywatnie jestem żoną Tomasza, mamą Bartusia i maluszka w brzuchu :)

5 porad jak w wakacje odpocząć od pracy

Wakacje to nie urlop w ciepłych krajach. Wakacje to stan umysłu. Urlop kojarzy nam się z błogim spokojem i czasem, kiedy możemy robić to co lubimy najbardziej. Jednak mimo, że oczekiwanie na wakacje dopada każdego, to ostatecznie nie wszyscy dobrze radzimy sobie z byciem na wakacjach. Można by nawet pokusić się o stwierdzenie, że wiele z nas nie radzi sobie z byciem na wakacjach i wakacje to ciężkie zadanie. Dlaczego? Jak wyeliminować przyczynę stresu i naprawdę odpocząć od pracy?

  • Justyna Markusik - 04/08/2020
kobieta w słomkowym kapeluszu wypoczywa na leżaku

1. Zrób przerwę od wszystkiego

Praca naszą pasją – świetnie jeśli tak nam się życie ułoży, ale niezależnie, czy kochamy naszą pracę czy nie, czy rozwijamy własną firmę czy pracujemy na sukces korporacji, wakacje to czas kiedy warto zrobić sobie przerwę od wszystkiego.

Oczywiście jest to trudne i wymaga sporo gimnastyki organizacyjnej, ale warto pomyśleć o krótkim oddechu z dala od zadań. Mając mnóstwo obowiązków na głowie – może czasem wolimy część z nich zabrać ze sobą na urlop, ale czy to jest właściwa metoda? Oczywiście, nie biorę pod uwagę sytuacji, gdzie specyfika naszego stanowiska, czy pracodawca wymaga od nas bycia dostępnym.

Wierzę jednak, że w standardowych realiach można wszystko odpowiednio skoordynować. Ostatecznie, może to mieć świetny wpływ na naszą pracę – nabieramy dystansu, patrzymy na nasze pomysły czy problemy z innej perspektywy i to, co dwa tygodnie wcześniej wydawało nam się tematem nie do przeskoczenia, nagle okazuje się być prostym zadaniem.

2. Wyznacz osoby, które będą Cię zastępować  

Delegowanie zadań na koleżanki i kolegów podczas urlopu nie jest łatwe, ale…  często jednak to my same decydujemy się nie obarczać innych swoimi sprawami, mimo że ktoś nie miałby z tym żadnego problemu i stawiamy się w sytuacji trudnej do ogarnięcia. Jeśli wakacje spędzamy „w drodze”, za granicą czy w innej strefie czasowej, to trudno nam być w kontakcie, odpisywać na maile, czy kontaktować się z klientami, nawet jeśli sprawa byłaby naprawdę pilna.

Przeczytaj także: Jak dbać o siebie i swoje potrzeby w pracy?

3. Zaproponuj zasady komunikacji – kiedy będziesz dostępna

Postęp techniki ułatwił komunikację wszystkich ze wszystkimi. Wszyscy wszystko mogą wiedzieć, wszystko powiedzieć, dać znać, nawet jak ludzie ze sobą nie rozmawiają od lat, to wiedzą, na której plaży kto się opalał i z kim.

Szef czy współpracownicy mają mnóstwo możliwości nawiązania kontaktu z tobą, a ty? Jeśli nie zaproponujesz jasnych zasad komunikacji podczas urlopu, możesz sama na siebie ściągnąć lawinę trudnych sytuacji. To, co na  co dzień ułatwia nam pracę – na urlopie może okazać się utrapieniem.

Ukradkowe odbieranie telefonu, chowanie się w WC, żeby napisać maila, wieczorne telekonferencje z szefem – to przykłady wakacyjnych przeszkadzaczy. Jak jesteśmy na urlopie same, to najwyżej tylko nas może to zdenerwować. Gorzej jeśli towarzyszy nam rodzina, która oczekuje od nas pełnego zainteresowania. Jeśli sytuacja wymaga od nas bycia na bieżąco, warto wcześniej o tym uprzedzić najbliższych i ustalić czas, kiedy będziemy musiały ich na moment opuścić. Wtedy zagwarantujemy sobie spokój i komfort.

Nie ma nic gorszego niż piętrzące się wyrzuty sumienia na wakacjach – z jednej strony praca, z drugiej strony rodzina. Zamiast wakacyjnej błogiej radości – wakacyjny stres. Pomyślmy wcześniej i spróbujmy przewidzieć takie sytuacje, tak aby nasz urlop był prawdziwą przyjemnością.

Przeczytaj także: Jak mieć więcej czasu dla siebie?

4. Zaplanuj „nicnierobienie” albo nic nie planuj 😉

Wakacje to ma być wyjątkowy dla nas czas, niezależnie czy wyjeżdżamy w daleką podróż, czy odpoczywamy w domu, czy chcemy coś robić czy nic nie robić – uważam, że warto zaplanować nawet to „nicnierobienie”.  Nic nas wtedy nie zaskoczy, łatwiej nam będzie się zorganizować.

Jednak dla tych, dla których codzienność to rytm i harmonogram – wielką odmianą wakacyjną może być nieplanowanie niczego. Taki luz może być wytchnieniem i pozwoli nam na prawdziwy relaks.

5. Naprawdę odpocznij!

Najważniejsze są chęci i świadomość, że wakacje są czasem integracji rodziny, nadrabiania zaległości w byciu razem, poznawania siebie, pokazywania świata naszym dzieciom, odbudowywania relacji, jeśli ciężki rok je nadwyrężył. Wakacje to stan umysłu i warto czasem sobie na nie pozwolić, nawet jeśli naszym kierunkiem docelowym będzie kanapa i ciekawa książka, lub najbliższa piaskownica.

Przeczytaj także: Jak naładować swoje wewnętrzne baterie, nie tylko w czasach koronawirusa

Zdjęcie: 123 rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Justyna Markusik
Ekspert Talent Development/Trener Biznesu/Wykładowca i Coach. Od ponad 10 lat specjalizuje się w koordynowaniu kompleksowych procesów szkoleniowo - rozwojowych w organizacjach biznesowych oraz usprawnianiu procesów HRM w tym w szczególności komunikacji wewnętrznej i zarządzania talentami - https://www.linkedin.com/in/justyna-markusik-7566a1a/
Podyskutuj

Niepewna przyszłość. W jakie umiejętności warto inwestować?

Jaka będzie przyszłość? W najbliższym czasie chyba nieprzewidywalna. Może trudna. A może będzie wstępem do czegoś nowego? A może to czas właśnie na nowe umiejętności?
  • Stasia Serwińska - 03/08/2020
młoda kobieta siedzi przy biurku z laptopem i pełnym dokumentów

Zdaję sobie sprawę, że czas izolacji spowodował totalny przewrót u wielu z nas. Mało tego, zapowiada się, że ten czas jeszcze chwilę potrwa, a do tego zbliżają się wakacje. Kiedyś można było większość spraw zaplanować, teraz czuję że poczucie stabilności i przewidywalności odebrała nam niepewna przyszłość.

Niepewna przyszłość

Mam w sobie tyle emocji. Setki pytań i codziennie inne odpowiedzi. Każdego dnia zastanawiam się co dalej, co czeka nas we wrześniu, czy dzieci wrócą do szkół?

Ba, nawet zaczęłam się zastanawiać nad edukacją domową, bo mój syn w domu odkrył w sobie pasję do gotowania. Wcześniej nie było na to czasu, bo w szkole spędzał większą część dnia, potem jakieś zajęcia, lekcje i dobranoc. Ale edukacja domowa, to też niełatwa sprawa. No i też nie wiemy, co przyniesie przyszłość.

Walka o przetrwanie

Czasami się tak właśnie czuję. Mój dom to prawdziwe pole bitwy. Bywają dni, że walczę tylko o to żeby po prostu przetrwać, żeby wykonać moją pracę najlepiej jak potrafię, pomimo tego, że trudno jest się skoncentrować, kiedy ciągle ktoś czegoś potrzebuje. I świadomość, że kolejne miesiące mogą być podobne, nie pomaga, wręcz stresuje.

Szukałam różnych możliwości, jedne się sprawdzały tylko na chwilę, inne nie. Coraz częściej moje baterie szybko się rozładowują. I niby wiem jak je naładować, ale to wszystko jest chwilowe. Szukam tych chwil żeby nie zwariować, żeby doczekać się ciszy, kiedy wszyscy już śpią. Nikt niczego nie chce, nikt nic nie mówi, nikt nie płacze, nie stęka i nie krzyczy.
A o co walczą moje dzieci? Wiadomo! O pilota od telewizora. 🙂

Przeczytaj też: Opieka nad dziećmi, praca zdalna i czas wolny – jak wyglądało życie Polaków podczas izolacji?

I choć bardzo nie chcę skupiać się na temacie pandemii, to jednak na chwilę obecną jest ona częścią naszego życia. I zdarza mi się też ponarzekać, bo nie mogę wielu rzeczy zrobić, które doładowałyby moje baterie. Ale wiem też, że ten czas to dobry moment na rozwój. Słabsze dni są i będą, a niepewna przyszłość może stresować. Dlatego czuję, że to czas na zadbanie o nowe umiejętności. Zwłaszcza, że mamy takie możliwości.

Rozwijaj swoje umiejętności

Jakiś czas temu natknęłam się na książkę “21 lekcji na XXI wiek” Yuval Noah Harari, który wymienia 4 umiejętności, których powinniśmy się uczyć:

  • krytycznego myślenia
  • komunikacji
  • kooperacji
  • kreatywności

I zgadzam się z tym, ale pandemia pokazała, że powinniśmy się jeszcze w dzisiejszych czasach uczyć innych umiejętności, tj:

  • przystosowywania się do zmian
  • uczenia się nowych rzeczy, a oduczania starych
  • szybkiego reagowanie na zmiany
  • proaktywności
  • budowania odporności psychicznej
  • oszczędzania

Myślę również, że kluczowa jest znajomość siebie, swoich mocnych stron i tych słabych też. Wtedy łatwiej jest nam działać. Ale to często nie przychodzi samo, trzeba podjąć pewien wysiłek, pewną pracę nad sobą. Ale jeśli potraktujemy to jako przygodę, to może się okazać ona wspaniałą wyprawą po to co najlepsze w nas, a świat może tylko skorzystać.

Dzisiaj w ramach inspiracji chciałabym Wam właśnie polecić książkę “21 lekcji na XXI wiek” Yuval Noah Harari. Wiele inspiracji i ciekawostek na temat przyszłości.

Zdjęcie: Storyblocks

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Stasia Serwińska
W Mamo Pracuj koordynuje projekt "Odważ się mamo i wróć z nami do pracy" oraz wspiera inne działania Fundacji. Jest żoną faceta, który nie zna słów "Nie wiem, nie umiem" i mamą 3 energicznych dzieci. Pasjonatka rozwoju, miłośniczka sportu i górskich wycieczek, a książki są dla niej ważniejsze niż nowe ubrania :) Uwielbia wyzwania i ciekawe historie, pisane ludzkim doświadczeniem.
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie

Może Cię zainteresować także:

Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail