Logo Mamo Pracuj
Open menu
Pracuj

Znajdź wymarzoną pracę i pracodawcę.

Rozwijaj się

Pozwól się wesprzeć w rozwoju.

Inspiruj się

Sprawdź nasze propozycje dla Ciebie.

ZAINSPIRUJ SIĘ

Feedback w pracy. Dlaczego jest ważny i jak powinien wyglądać?

  • Karolina Wojtaś
  • 31 lipca 2023
  • 7 MIN. CZYTANIA
Feedback w pracy
Czy brak uwag co do wykonanej pracy oznacza, że wszystko jest w porządku? Teoretycznie tak, jednak w praktyce milczenie pracodawcy powoduje, że pracownik odczuwa niepokój – nie wie, czy wykonuje swoje obowiązki prawidłowo, czy pracodawca jest z niego zadowolony, czy może jednak wkrótce okaże się, że ma on całe mnóstwo nagromadzonych pretensji. Brak feedbacku jest też w pewnym stopniu blokadą dla rozwoju zawodowego – jest on bowiem szybszy i lepszy, gdy poznajemy swoje słabe strony i zaczynamy nad nimi pracować. Sprawdź, w jaki sposób przekazywać informacje zwrotne pracownikom i jakich błędów unikać.

Feedback, czyli…?

Feedback dosłownie oznacza informację zwrotną, tj. pozytywną lub negatywną ocenę naszych działań czy starań. Może być stosowany w niemal każdej dziedzinie życia (jak choćby w przypadku, gdy przyrządzamy obiad dla rodziny), ale najczęściej kojarzy się ze środowiskiem zawodowym – i w takim ujęciu zostanie też tutaj omówiony.

Feedback w pracy ma dla nas bardzo duże znaczenie. Prawidłowo skonstruowany może przyczyniać się do naszego rozwoju. Każdy z nas robi błędy, których nie jest w stanie samodzielnie dostrzec – to naturalne. Informacja o nich pozwala nam zwrócić na nieuwagę i zacząć pracować nad ich eliminacją, co oczywiście przyczynia się do naszego dalszego rozwoju zawodowego.

Z kolei feedback pozytywny – bo przecież on również jest istotny, „dodaje skrzydeł” w pracy, motywuje i sprawia, że czujemy się pewni siebie oraz atrakcyjni w kontekście zawodowym. Podsumowując: choć feedback może nie wydawać się szczególnie istotny, w istocie ma naprawdę znaczenie zarówno dla pracownika, jak i całej firmy.

Sprawdzone modele feedbacku. Jak przekazywać pracownikom swoje uwagi?

Teoretycznie feedback to nic trudnego – ot, przekazanie pracownikowi, co robi niewłaściwie albo z jakiego powodu jesteśmy z niego zadowoleni. W praktyce sprawa jest bardziej skomplikowana – gdy pojawia się krytyka, do głosu dochodzą emocje. Często okazuje się, że pracodawca nie potrafi przekazać informacji zwrotnej w prawidłowy sposób. W efekcie pracownik się broni (bo czuje się dotknięty) albo wpada w przygnębienie i traci motywację.

Z uwagi na fakt, że przekazywanie feedbacku jest dość skomplikowane, powstało kilka pomocnych modeli, z których naprawdę warto skorzystać.

Model Pendeltona

Model Pendeltona to bardzo rozbudowane narzędzie, które uwzględnia możliwe emocje odbiorcy i w dużym stopniu się na nich koncentruje. Oto jego poszczególne elementy:

  • Upewnij się, czy Twój odbiorca jest gotowy na przyjęcie informacji zwrotnej.

Co to oznacza? Na przykład to, żeby nie przekazywać negatywnych komunikatów w dzień, który jest trudny dla pracownika z różnych powodów (np. gdy dowiedział się o poważnej chorobie członka rodziny). Nie przekazuje się również informacji zwrotnych w momencie, w którym pracownik ma mnóstwo pracy. Staramy się znaleźć inny, bardziej neutralny emocjonalnie i dogodny czasowo moment.

  • Pozwalamy pracownikowi odnieść się do sedna sprawy.

Poznasz zarobki swoich kolegów. Nowe prawa dla pracowników – od kiedy?

Innymi słowy – zanim przejdziemy do feedbacku, posłuchajmy, czy pracownik ma jakieś uwagi. Może się okazać, że doskonale zdaje sobie sprawę z pewnych nieprawidłowości i może wyjaśnić, dlaczego do nich doszło.

  • Prosimy, żeby pracownik najpierw określił, co jego zdaniem zrobił dobrze.

Można zapytać, z jakim zadaniem lub częścią zadania nie miał problemów i które jego zdaniem zostały prawidłowo wykonane.

  • Wskazujemy, co zostały wykonane dobrze naszym zdaniem.

Bardzo istotne jest, aby używać zwrotu „ja”: „Mnie z kolei najbardziej podobało się”, „Ja z kolei uważam, że idealnie wykonałeś ten raport. Jest dokładnie taki, jak powinien być”.

  • Prosimy pracownika o określenie, co jego zdaniem wymaga poprawy.

I tu ważne jest, aby używać odpowiednich sformułowań. „Powiedz, z czym miałeś trudności?”, „Czy czujesz, że coś powinno być trochę lepiej zrobione?”, „Która część zadania budzi Twoje wątpliwości?”. Takie rozmawianie o rzeczach do poprawy nie budzi chęci obrony u pracownika – ponieważ nie czuje się on atakowany.

  • Sugerujemy kierunek poprawek.

„Masz rację, cieszę się, że oboje to widzimy – też wydaje mi się, że ta część raportu wymaga poprawek. Czego potrzebujesz, żeby ją udoskonalić?”. Albo „Ja nie zauważyłam, żeby makieta była źle wykonana, ale mam małe zastrzeżenia co do ulotki. Myślę, że dobrze byłoby zwiększyć czcionkę.”

  • Wspólnie z pracownikiem opracowujemy plan działania.

Upewniamy się, że pracownik dobrze nas zrozumiał i ponownie akcentujemy, co jest dla nas szczególnie istotne.

Jak widać, jest to model rozbudowany, który wymaga czasu i skupienia. Rozmowa oparta na nim nie powinna być przeprowadzana w pośpiechu, a raczej w swobodnej, niespiesznej atmosferze.

Metoda FUKO

Model Pendeltona sprawdza się w wielu sytuacjach. Jednak, jeśli obie strony są mocno zaangażowane emocjonalnie w projekt, lepiej skorzystać z metody FUKO, która uwzględnia właśnie aspekt emocjonalny. Nazwa FUKO to akronim od następujących słów:

F-akty
U-czucia
K-onsekwencje
O-czekiwania

W części nazwanej „Fakty” informujemy pracownika, o czym chcemy z nim porozmawiać – np. o kampanii reklamowej firmy Z.

Część „uczucia” dotyczy emocji u obu stron. Może to być komunikat: „Wiem, że jesteś bardzo emocjonalnie zaangażowana w ten projekt. Dlatego obawiam się, że możesz poczuć się dotknięta krytycznymi uwagami. Wiedz, że to nie jest moim celem. Chodzi mi tylko o nasze wspólne dobro, czyli jak najlepszy efekt końcowy.”

„Konsekwencje” to część, w której omawiamy negatywne rezultaty braku poprawek. „Muszę cię poinformować, że jeżeli nie przygotujemy nowego zestawu propozycji dla klienta X, prawdopodobnie nie zdecyduje się on na współpracę. To może przełożyć się na wysokość premii dla pracowników.”

W końcu przechodzimy do wyrażenia oczekiwań, np. „Wiem, że potrzebujesz czasu. Czy możemy się umówić, że projekt zostanie poprawiony na środę? Pamiętaj, że najbardziej zależy mi na tych trzech rzeczach (…)”.

Model FUKO opiera się na szacunku do drugiej strony oraz rozumieniu jej emocji. Dlatego sprawdza się w przypadku delikatnych spraw oraz drażliwych tematów.

Kanapka

Model kanapki, czyli przekazywania złej informacji między dwiema dobrymi, często budzi negatywne emocje albo irytuje: „Dobra, przejdź do rzeczy, bo wygląda mi to na wstęp do innej informacji”.

Dzieje się tak dlatego, że najczęściej jest niewłaściwie stosowany – np. pracodawca na poczekaniu „wymyśla” jakieś zalety pracownika albo mówi o tych nieistotnych w danych okolicznościach, a następnie przechodzi do sedna sprawy.

Prawidłowy model powinien wyglądać następująco:

  • Informacja pozytywna dotycząca danego projektu/zadania

„Chciałabym porozmawiać z Tobą o tym projekcie. Przede wszystkim – brawo za dobór kolorów. Wiedziałam, że zrobisz to doskonale i efekt zachwyca”.

  • Krytyka

„Muszę niestety wspomnieć również o czymś, co jest do poprawki. Zauważyłam, że w tekście pojawiło się sporo literówek, co jest niedopuszczalne. Spójrz proszę tutaj, tutaj i tutaj.”

  • Wiara w pracownika i zachęta do poprawy

„Popraw proszę tę literówki, a następnym razem przeczytaj jeszcze tekst przed oddaniem albo poproś kogoś o to – czyjeś błędy łatwiej wyłapać. I jeszcze raz gratuluję wyczucia estetyki. Graficznie ten projekt jest na szóstkę z plusem”.

W takiej „kanapce” pochwały nie są sztuczne, a pracodawca robi wrażenie szczerego i profesjonalnego.

Feedback w pracy – jak przekazywać krytykę?

O ile przekazanie pozytywnego feedbacku przychodzi nam z łatwością – bo zawsze wiąże się z dobrymi emocjami, o tyle z krytyką jest już zdecydowanie trudniej. Często też popełniamy przy okazji liczne błędy. Oto, o czym warto pamiętać, gdy musimy skrytykować czyjeś działania zawodowe:

  • Odpowiednia forma przekazu

Krytykując, warto mówić o swoich oczekiwaniach i odczuciach. Zupełnie inaczej brzmi: „Ten tekst napisany jest tragicznie, w ogóle nie odnosi się do sedna sprawy” oraz: „Zabrakło mi głębi w tym tekście, mam wrażenie, że poszczególne punktu zostały tylko powierzchownie ujęte. Dobrze byłoby je rozwinąć.”.

  • Odpowiedni czas i miejsce

Krytyczne uwagi przekazujemy w odpowiednim momencie (czyli np. nie wtedy, kiedy pracownik jest „zasypany” obowiązkami). A także w odpowiednim miejscu (na osobności, za zamkniętymi drzwiami).

  • Nie tylko krytyka

Na każdą negatywną informację powinno przypadać kilka pozytywnych. Jeśli nie możemy ich znaleźć, staramy się dostrzec starania pracownika („Wiem, że kosztowało cię to dużo pracy.”) albo wyrazić zrozumienie dla błędów („Zdaje się, że ten projekt robiłaś, mając migrenę, więc rozumiem, że był ogromnym wyzwaniem.”). Dzięki temu Twoje słowa nie są odbierane jako atak.

  • Na bieżąco

Feedback powinien być przekazywany na bieżąco, kiedy temat jest jeszcze „świeży” i pracownik pamięta dokładnie, co i jak robił. Fatalnym posunięciem jest natomiast niemówienie o błędach pracownika, a następnie „wyrzucenie z siebie” nagromadzonych przez miesiące pretensji.

Zdjęcie: Canva

Zobacz więcej

artykuł
  • Anna Łabno - Kucharska
  • 3 MIN. CZYTANIA
artykuł
  • Alicja Zielińska
  • 6 MIN. CZYTANIA
artykuł
śniadaniówka do szkoły
  • Redakcja portalu Mamo Pracuj
  • 8 MIN. CZYTANIA
artykuł
ciąża kwas foliowy
  • Dominika Kamińska
  • 6 MIN. CZYTANIA
artykuł
  • Alicja Zielińska
  • 3 MIN. CZYTANIA

+3 tys. mam w newsletterze

© Mamopracuj 2024

Skip to content