4 rzeczy, o których musisz pamiętać, organizując event

Choć eventy mogą przybrać różną postać, są zasady, które przyświecają organizacji każdemu z nich. Bez względu na to, czy w Twoich planach jest organizacja eventów w Warszawie czy w niewielkiej miejscowości na drugim końcu Polski – musisz zadbać o odpowiednie zaproszenie gości, ich ugoszczenie, przemyślane atrakcje, catering, dopracowany program, jak i o kwestie logistyczne. A oto najważniejsze elementy, których w eventowej układance nie może zabraknąć.

1. Zaplanuj zanim zaczniesz zapraszać

Do głowy wpadł Ci pomysł na ciekawą konferencję biznesową? A może chcesz urządzić event promocyjny, by „z pompą” wprowadzić na rynek swój nowy produkt?

Doskonale, ale nim roześlesz wici i powiadomisz cały kraj o swojej koncepcji, dograj wszystkie szczegóły. Jakie? Ważne jest, byś ustalił:

• dokładną datę eventu i czas jego trwania (zwłaszcza przy imprezach kilkudniowych) – upewniając się, że miejsce, w którym chcesz go urządzić jest wtedy dostępne i możesz je zabookować,
• obszar tematyczny, którego wydarzenie będzie dotyczyć,
• wstępną listę gości, których chcesz zaprosić.

Resztę możesz dograć nieco później, jeśli dzień eventu nastąpi np. za 3 miesiące czy pół roku. Niemniej jednak te detale są kluczowe.

2. Zaproś z odpowiednim wyprzedzeniem

Sala, w której odbędzie się event jest zabookowana, a program imprezy określony? Doskonale. Czas zapraszać gości. Na im szerszą skalę organizowana jest impreza, tym wcześniej musisz powiadomić uczestników, których chciałbyś widzieć w gronie gości. Dlaczego? W świecie biznesu, nauki czy kultury kalendarze wpływowych osób są nieraz zapełnione na wiele miesięcy w przód. Jeśli więc chcesz mieć pewność, że Twoi gości znajdą czas i dotrą na miejsce, musisz wysłać do nich zaproszenie wcześnie. Jak to zrobić?

• Jeśli impreza zaplanowana jest z półrocznym lub dłuższym wyprzedzeniem, zapraszać najlepiej dwukrotnie. Raz – wysyłając list przewodni z wstępną informacją o dacie eventu i jej tematyce (nawet na 6 miesięcy przed), a drugi raz – przesyłając oficjalne zaproszenie z mniej więcej miesięcznym wyprzedzeniem.
• Gdy event organizujesz np. za 1-2 miesiące, wyślij zaproszenie raz, a do kluczowych gości dodatkowo zadzwoń, by mieć pewność, że informacja o evencie nie umknęła im w pamięci.

Dodatkowo możesz wprowadzić system rejestracji na wydarzenie online. Jeśli masz wrażenie, że to za duże wyzwanie, skorzystaj ze wsparcia firmy, której specjalnością jest organizacja eventów. Warszawa w tym zakresie ma dość bogatą ofertę, jednak dobrze będzie, jeśli sięgniesz po naprawdę kompleksową usługę uwzględniającą jednocześnie rezerwację miejsca imprezy. To możliwe np. w Hulakula – jednym z największych centrów rozrywki w Polsce, z bogatą ofertą również w strefie biznesu.

3. Lokalizacja ma znaczenie

… i to bardzo duże – zarówno z logistycznego punktu, technicznego, jaki i wizerunkowego. Dlaczego? Ważne jest, żeby zarówno goście mogli dotrzeć na miejsce bez trudu i zaparkować swoje samochody, jak i odpowiednie wyposażenie sal i ich precyzyjnie dobrana wielkość.

Pamiętaj:

• szczególnie, gdy urządzasz event dla gości z całej Polski ważne jest, by odbył się w łatwo dostępnej lokalizacji – dobrym rozwiązaniem jest organizacja eventów w centrum Warszawy lub jej pobliżu – stolica połączona z wieloma regionami szybką koleją, dotrzeć do niej można również samolotem z regionalnych lotnisk oraz dobrymi drogami,
• zatroszcz się, by sale zostały w pełni wyposażone w urządzenia multimedialne, ale i o komfort gości – wygodne krzesła, catering zimny i ciepły, klimatyzację czy udostępnienie przestrzeni, w której mogłaby się toczyć swobodna dyskusja,
• ważna jest wielkość sali, w której rozgrywa się event – przestrzeni musi być odpowiednio przestronna, ale… nie za bardzo. Gdy np. planujesz konferencję dla ok. 100 osób, a sala, w której się ona odbywa pomieści 500, może powstać wrażenie pustki – dopracuj to więc z osobą organizującą event.

4. Zadbaj o atrakcje

Nawet najciekawsze „poważne” tematy poruszone podczas konferencji, sesji szkoleniowych czy prezentacji produktu mogą w końcu się znudzić. A jeśli chcesz zadbać o pozytywny wizerunek swojej firmy, dostarcz gościom również rozrywki. Jakiej? Ciekawy występ muzyczny czy pokaz tańca to dobry kierunek. Ale może być również mniej standardowo. Możliwość pogrania na oldchoolowych automatach do gier, bilard czy kręgle zagwarantują gościom możliwość odprężenia się – czy to w przerwie, czy już po zakończeniu części merytorycznej. Takie rzeczy bardzo korzystnie wpływają na odbiór wydarzenia.
Choć meritum każdego eventu będzie inne, jego profesjonalna organizacja nie obędzie się bez przejścia przez opisane powyżej kroki. Jeżeli chcesz mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, niech organizacja eventu w Warszawie i okolicach zostanie powierzona ekspertom. Wówczas Ty będziesz się mógł skupić na opracowaniu ciekawych prezentacji czy przygotowaniu niezapomnianego przemówienia.

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: Pixabay.com
<