Czego szukasz

4 rzeczy, o których musisz pamiętać, organizując event

„Event” to słowo, które w ostatnich latach stało się bardzo modne. Popularne jest nie tylko wyrażenie, ale przede wszystkim same imprezy, które organizują firmy w całej Polsce. Po co? Dla wzmocnienia wizerunku, nawiązania kontaktów biznesowych czy lepszej komunikacji promocyjnej. Aby jednak koszty, które poniesiesz na organizację tego typu imprezy zwróciły się, musisz zadbać o wiele kwestii. Jakich? Podpowiadamy.

  • Dominika Kamińska - 11/08/2017
ludzie siedzą i rozmawiają przy małych stoliczkach w czasie spotkania eventowego

Choć eventy mogą przybrać różną postać, są zasady, które przyświecają organizacji każdemu z nich. Bez względu na to, czy w Twoich planach jest organizacja eventów w Warszawie czy w niewielkiej miejscowości na drugim końcu Polski – musisz zadbać o odpowiednie zaproszenie gości, ich ugoszczenie, przemyślane atrakcje, catering, dopracowany program, jak i o kwestie logistyczne. A oto najważniejsze elementy, których w eventowej układance nie może zabraknąć.

1. Zaplanuj zanim zaczniesz zapraszać

Do głowy wpadł Ci pomysł na ciekawą konferencję biznesową? A może chcesz urządzić event promocyjny, by „z pompą” wprowadzić na rynek swój nowy produkt?

Doskonale, ale nim roześlesz wici i powiadomisz cały kraj o swojej koncepcji, dograj wszystkie szczegóły. Jakie? Ważne jest, byś ustalił:

  • dokładną datę eventu i czas jego trwania (zwłaszcza przy imprezach kilkudniowych) – upewniając się, że miejsce, w którym chcesz go urządzić jest wtedy dostępne i możesz je zabookować,
  • obszar tematyczny, którego wydarzenie będzie dotyczyć,
  • wstępną listę gości, których chcesz zaprosić.

Resztę możesz dograć nieco później, jeśli dzień eventu nastąpi np. za 3 miesiące czy pół roku. Niemniej jednak te detale są kluczowe.

2. Zaproś z odpowiednim wyprzedzeniem

Sala, w której odbędzie się event jest zabookowana, a program imprezy określony? Doskonale. Czas zapraszać gości. Na im szerszą skalę organizowana jest impreza, tym wcześniej musisz powiadomić uczestników, których chciałbyś widzieć w gronie gości. Dlaczego? W świecie biznesu, nauki czy kultury kalendarze wpływowych osób są nieraz zapełnione na wiele miesięcy w przód. Jeśli więc chcesz mieć pewność, że Twoi gości znajdą czas i dotrą na miejsce, musisz wysłać do nich zaproszenie wcześnie. Jak to zrobić?

  • Jeśli impreza zaplanowana jest z półrocznym lub dłuższym wyprzedzeniem, zapraszać najlepiej dwukrotnie. Raz – wysyłając list przewodni z wstępną informacją o dacie eventu i jej tematyce (nawet na 6 miesięcy przed), a drugi raz – przesyłając oficjalne zaproszenie z mniej więcej miesięcznym wyprzedzeniem.
  • Gdy event organizujesz np. za 1-2 miesiące, wyślij zaproszenie raz, a do kluczowych gości dodatkowo zadzwoń, by mieć pewność, że informacja o evencie nie umknęła im w pamięci.

Dodatkowo możesz wprowadzić system rejestracji na wydarzenie online. Jeśli masz wrażenie, że to za duże wyzwanie, skorzystaj ze wsparcia firmy, której specjalnością jest organizacja eventów. Warszawa w tym zakresie ma dość bogatą ofertę, jednak dobrze będzie, jeśli sięgniesz po naprawdę kompleksową usługę uwzględniającą jednocześnie rezerwację miejsca imprezy. To możliwe np. w Hulakula – jednym z największych centrów rozrywki w Polsce, z bogatą ofertą również w strefie biznesu.

3. Lokalizacja ma znaczenie

… i to bardzo duże – zarówno z logistycznego punktu, technicznego, jaki i wizerunkowego. Dlaczego? Ważne jest, żeby zarówno goście mogli dotrzeć na miejsce bez trudu i zaparkować swoje samochody, jak i odpowiednie wyposażenie sal i ich precyzyjnie dobrana wielkość.

Pamiętaj:

  • szczególnie, gdy urządzasz event dla gości z całej Polski ważne jest, by odbył się w łatwo dostępnej lokalizacji – dobrym rozwiązaniem jest organizacja eventów w centrum Warszawy lub jej pobliżu – stolica połączona z wieloma regionami szybką koleją, dotrzeć do niej można również samolotem z regionalnych lotnisk oraz dobrymi drogami,
  • zatroszcz się, by sale zostały w pełni wyposażone w urządzenia multimedialne, ale i o komfort gości – wygodne krzesła, catering zimny i ciepły, klimatyzację czy udostępnienie przestrzeni, w której mogłaby się toczyć swobodna dyskusja,
  • ważna jest wielkość sali, w której rozgrywa się event – przestrzeni musi być odpowiednio przestronna, ale… nie za bardzo. Gdy np. planujesz konferencję dla ok. 100 osób, a sala, w której się ona odbywa pomieści 500, może powstać wrażenie pustki – dopracuj to więc z osobą organizującą event.

4. Zadbaj o atrakcje

Nawet najciekawsze „poważne” tematy poruszone podczas konferencji, sesji szkoleniowych czy prezentacji produktu mogą w końcu się znudzić. A jeśli chcesz zadbać o pozytywny wizerunek swojej firmy, dostarcz gościom również rozrywki. Jakiej? Ciekawy występ muzyczny czy pokaz tańca to dobry kierunek. Ale może być również mniej standardowo. Możliwość pogrania na oldchoolowych automatach do gier, bilard czy kręgle zagwarantują gościom możliwość odprężenia się – czy to w przerwie, czy już po zakończeniu części merytorycznej. Takie rzeczy bardzo korzystnie wpływają na odbiór wydarzenia.
Choć meritum każdego eventu będzie inne, jego profesjonalna organizacja nie obędzie się bez przejścia przez opisane powyżej kroki. Jeżeli chcesz mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, niech organizacja eventu w Warszawie i okolicach zostanie powierzona ekspertom. Wówczas Ty będziesz się mógł skupić na opracowaniu ciekawych prezentacji czy przygotowaniu niezapomnianego przemówienia.

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: Pixabay.com

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Dominika Kamińska
Podyskutuj

Mama robi kurs wirtualnej asystentki – czyli o tym, jak pracować nie wychodząc z domu

Albo wychodząc i pracując tam gdzie chcesz :) Cieszy mnie myśl, że mogę jechać w ukochany Beskid zabierając laptopa i robić to co lubię, a potem pójść z dziećmi w góry - Czy możliwa jest praca zdalna jeśli nie jesteś grafikiem, programistą ani blogerką? Oczywiście!
  • Ewa Wczelik - 12/08/2019
kobieta pracuje z domu na laptopie

Dylematy mamy i taty

Końcówka urlopu macierzyńskiego plus Przedszkolak na pokładzie. Pojawiają się pierwsze pytania i dylematy. Wracać do pracy? Zostawić Mrówkę z… tylko z kim? Niania? Żłobek?!

Żłobek odpada na starcie – nie jestem przekonana do tego typu opieki. Szukam “cioci” na etat. Robię research, trzeba sprawdzić jakie obecnie panują stawki. Szybka kalkulacja i niemały szok – braknie pensji! Nawet na waciki nie zostanie… Co teraz? Wieczorna rozmowa z mężem. Biała kartka: zaczynamy wypisywać plusy i minusy. Wreszcie jest decyzja! Mama idzie na wychowawczy.

Kamień z serca. Najgorszy jest brak decyzji, a tu jeden wieczór i już jest. Uff… Ale i tysiące myśli bombardują mi głowę. Czy aby na pewno finansowo damy radę? Czy pojedziemy na wakacje w przyszłym roku? Czy będę musiała przerwać treningi? A jeśli nam braknie na podstawowe rzeczy?

Może udałoby się znaleźć pracę, którą mogę wykonywać z domu? Taką, gdzie sama ustalę co będę robić i ile godzin na to poświęcę. Dzięki której nie będzie problemem zająć się chorym Przedszkolakiem gdy będzie taka potrzeba. Po naszym pierwszym sezonie przedszkolnym wiem, że tamtejsze prezenty to nie tylko laurki, ale i glut po kostki. Katar potrafi przerodzić się w istną walkę pod hasłem “oby tylko nie opadło na oskrzela” itd.

Kurs na szerokie wody – czyli jak znalazłam kurs wirtualnej asystentki

Pierwsza myśl: chyba nie ma takiej pracy, którą mogłabym wykonywać tylko zdalnie. Nie jestem grafikiem, programistą, blogerką itp. Zaczynam ponownie przeszukiwać internet i trafiam na informację: kurs wirtualnej asystentki na mamopracuj.pl. Czytam z wypiekami na twarzy. Nie muszę być programistą, ani grafikiem. Uff. Trochę rzeczy już potrafię. Rozmową z drugą połówką – wchodzimy w to. Idę na kurs – nie wychodząc! 🙂

Pierwsza lekcja z mentorką daje dużo nadziei. Dziewczyny współkursantki – fantastyczne. Jest moc! Lekcje odbywają się dwa razy w tygodniu wieczorami. Nawet kiedy moja Mrówka Z. się obudzi i w te pędy biegnę, by ją ululać, to nasze wirtualne spotkania są nagrywane i mogę do nich wrócić, kiedy tylko mam taką możliwość. Oprócz lekcji codziennie komunikujemy się na ​slacku​. Wymieniamy się wrażeniami, dzielimy naszymi pracami oczekując nie tylko konstruktywnej krytyki, ale i wsparcia czy pochwały. Czuję, że nabieram wiatru w żagle. Poznaję nowe rzeczy. Chłonę, ile tylko mój zmęczony i niewyspany mózg przyjmie 🙂 Idzie nowe!

Praca zdalna na końcu świata

Pisząc ten wpis jestem w “Chacie na końcu świata” w Beskidzie Niskim. Mrówka Z. drzemie w wózku, Przedszkolak ze swym najlepszym Tatą odkrywa dziką roślinność i robactwo wszelkiej maści, a ja? Ja siedzę w chacie na werandzie z kubkiem herbaty i laptopem na kolanach. Delektuję się zapachem lasu, trawy i kwiatów. Słucham jak świergolą ptaszki, odganiam upierdliwe muchy i podnosząc wzrok znad ekranu cieszę się widokiem gór. Spoglądam z ciekawością na krążącego po niebie myszołowa.

Można być realną mamą – zajmującą się dzieckiem i wirtualną asystentką, która rozwija się zawodowo.

Tak wyobrażam sobie moją przyszłą pracę: robię to co chcę i lubię, tam gdzie chcę – oczywiście jeśli tylko mam dostęp do internetu 🙂 Cieszy mnie myśl, że mogę jechać w ukochany Beskid zabierając laptopa i robić to, co lubię zawodowo, a potem pójść z dziećmi w góry. Cieszę się na myśl, że będę z Mrówką Z., że będę mogła lepiej zająć się Przedszkolakiem, jeśli zostanie w domu. Czuję po prostu wolność. Wcześniej drżałam na samą myśl, że jedno czy drugie dziecko choruje, a ja muszę powiedzieć szefowi, że znowu (!) mnie nie będzie przez dwa tygodnie… To już za mną, a kolejne wyzwania przede mną.

Ok, ale WA to nie cukiereczki, górki, ptaszki itd. To jest praca. Tak samo wartościowa jak etat, do której również trzeba się przygotowywać, doszkalać, pracować nad sobą i marką. Nawet więcej: jesteś sam sobie sterem, żeglarzem i okrętem. W którą stronę popłyniesz, taki cel osiągniesz. A zadbany okręt pomoże dobić do celu.

Chcesz poznać inne historie kobiet, które odmieniły swoje życie zawodowe? Przczytaj:

Powodzenia!

Zdjęcie: Pixabay.com

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Ewa Wczelik
Zawodowo wirtualna asystentka w twojaprawareka.pl. Swoją pracą pomaga przedsiębiorcom odzyskać ważny dla nich czas, aby mogli skupić się na swoim sukcesie. Prywatnie żona przewodnika beskidzkiego, mama dwojga małych odkrywców pragnąca pokazać im świat. Choć w biegu, łapie wolne chwile zaczytując się w literaturze z okresu II wojny światowej, smakuje w kuchni indyjskiej, a bywa że i coś "zaszyje" na maszynie do szycia. Najbardziej odpoczywa w Beskidzie Niskim.

Docenianie w pracy jest dla Ciebie ważne? Powiedz o tym pracodawcom! Wypełnij ankietę

Czy docenianie Twoich wysiłków i rozwoju działa na Ciebie motywująco? Czy daje Ci poczucie spełnienia i szczęścia? Czy fakt, że jesteś doceniana w pracy jest dla Ciebie ważny? A czy Ty sama doceniasz swoich przełożonych czy pracowników? Wypełnij ankietę i wygraj nagrody >>>
  • Dominika Wassermann - 12/08/2019
Indeks_doceniania _troje uśmiechniętych ludzi

Docenianie – jak wielka jest według Ciebie jego siła?

Chyba każdy z nas lubi czuć się docenionym, mieć poczucie, że to co robi jest ważne i potrzebne. W wielu miejscach pracy standardem są już kwartalne czy roczne rozmowy z przełożonym, w czasie których dostajemy informację zwrotną na temat wykonywanej przez nas pracy. Częstą praktyką jest też regularne chwalenie pracowników za perfekcyjnie wypełnione obowiązki. Niestety niektórzy pracodawcy, czy managerowie zapominają o tym prostym, acz ważnym aspekcie. Docenianie – czy jest dla Ciebie istotne?

Weź udział w badaniu na temat doceniania – Twoja opinia ma znaczenie!

Serdecznie zapraszamy Cię do wzięcia udziału w badaniu i wyrażeniu swojej opinii na temat jakim jest docenianie.

  • Czy dla Ciebie docenianie jest istotnym elementem pracy?
  • Czy ma wpływ na Twoją pracę?
  • Czy docenianie daje Ci poczucie spełnienie i szczęścia?
  • Czy dostajesz feedback od razu, czy w czasie tzw. rozmowy rocznej?
  • Czy sam/a doceniasz współpracowników i kierownictwo?

Opowiedz o tym! Weź udział w drugiej edycji badania przeprowadzanego przez @Preeshare, AmRest i @HRM Institute.

Badanie jest anonimowe, a biorąc w nim udział można wygrać super nagrody:

  • 1 x Kindle Paperwhite,
  • 5 x zestaw: kawa + kubek Starbucks + zaproszenie do kawiarni,
  • 10 x książka biznesowa,
  • 10 x voucher do Empik-u o wartości 50zł.

Zapraszamy!

Zdjęcie: indeksdoceniania.pl

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Dominika Wassermann
Absolwentka Krakowskiej Akademii im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, oraz Liceum Plastycznego w Nowym Wiśniczu , która po dziesięciu latach postanowiła powrócić do zajmowania się grafiką komputerową. Prywatnie "zwierzolub", opiekunka 3 kotów, miłośniczka kuchni roślinnej, spędzająca wolny czas na rowerowych wycieczkach.
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie

Może Cię zainteresować także:

Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail