Czego szukasz

4 rzeczy, o których musisz pamiętać, organizując event

„Event” to słowo, które w ostatnich latach stało się bardzo modne. Popularne jest nie tylko wyrażenie, ale przede wszystkim same imprezy, które organizują firmy w całej Polsce. Po co? Dla wzmocnienia wizerunku, nawiązania kontaktów biznesowych czy lepszej komunikacji promocyjnej. Aby jednak koszty, które poniesiesz na organizację tego typu imprezy zwróciły się, musisz zadbać o wiele kwestii. Jakich? Podpowiadamy.

  • Dominika Kamińska - 11/08/2017
ludzie siedzą i rozmawiają przy małych stoliczkach w czasie spotkania eventowego

Choć eventy mogą przybrać różną postać, są zasady, które przyświecają organizacji każdemu z nich. Bez względu na to, czy w Twoich planach jest organizacja eventów w Warszawie czy w niewielkiej miejscowości na drugim końcu Polski – musisz zadbać o odpowiednie zaproszenie gości, ich ugoszczenie, przemyślane atrakcje, catering, dopracowany program, jak i o kwestie logistyczne. A oto najważniejsze elementy, których w eventowej układance nie może zabraknąć.

1. Zaplanuj zanim zaczniesz zapraszać

Do głowy wpadł Ci pomysł na ciekawą konferencję biznesową? A może chcesz urządzić event promocyjny, by „z pompą” wprowadzić na rynek swój nowy produkt?

Doskonale, ale nim roześlesz wici i powiadomisz cały kraj o swojej koncepcji, dograj wszystkie szczegóły. Jakie? Ważne jest, byś ustalił:

  • dokładną datę eventu i czas jego trwania (zwłaszcza przy imprezach kilkudniowych) – upewniając się, że miejsce, w którym chcesz go urządzić jest wtedy dostępne i możesz je zabookować,
  • obszar tematyczny, którego wydarzenie będzie dotyczyć,
  • wstępną listę gości, których chcesz zaprosić.

Resztę możesz dograć nieco później, jeśli dzień eventu nastąpi np. za 3 miesiące czy pół roku. Niemniej jednak te detale są kluczowe.

2. Zaproś z odpowiednim wyprzedzeniem

Sala, w której odbędzie się event jest zabookowana, a program imprezy określony? Doskonale. Czas zapraszać gości. Na im szerszą skalę organizowana jest impreza, tym wcześniej musisz powiadomić uczestników, których chciałbyś widzieć w gronie gości. Dlaczego? W świecie biznesu, nauki czy kultury kalendarze wpływowych osób są nieraz zapełnione na wiele miesięcy w przód. Jeśli więc chcesz mieć pewność, że Twoi gości znajdą czas i dotrą na miejsce, musisz wysłać do nich zaproszenie wcześnie. Jak to zrobić?

  • Jeśli impreza zaplanowana jest z półrocznym lub dłuższym wyprzedzeniem, zapraszać najlepiej dwukrotnie. Raz – wysyłając list przewodni z wstępną informacją o dacie eventu i jej tematyce (nawet na 6 miesięcy przed), a drugi raz – przesyłając oficjalne zaproszenie z mniej więcej miesięcznym wyprzedzeniem.
  • Gdy event organizujesz np. za 1-2 miesiące, wyślij zaproszenie raz, a do kluczowych gości dodatkowo zadzwoń, by mieć pewność, że informacja o evencie nie umknęła im w pamięci.

Dodatkowo możesz wprowadzić system rejestracji na wydarzenie online. Jeśli masz wrażenie, że to za duże wyzwanie, skorzystaj ze wsparcia firmy, której specjalnością jest organizacja eventów. Warszawa w tym zakresie ma dość bogatą ofertę, jednak dobrze będzie, jeśli sięgniesz po naprawdę kompleksową usługę uwzględniającą jednocześnie rezerwację miejsca imprezy. To możliwe np. w Hulakula – jednym z największych centrów rozrywki w Polsce, z bogatą ofertą również w strefie biznesu.

3. Lokalizacja ma znaczenie

… i to bardzo duże – zarówno z logistycznego punktu, technicznego, jaki i wizerunkowego. Dlaczego? Ważne jest, żeby zarówno goście mogli dotrzeć na miejsce bez trudu i zaparkować swoje samochody, jak i odpowiednie wyposażenie sal i ich precyzyjnie dobrana wielkość.

Pamiętaj:

  • szczególnie, gdy urządzasz event dla gości z całej Polski ważne jest, by odbył się w łatwo dostępnej lokalizacji – dobrym rozwiązaniem jest organizacja eventów w centrum Warszawy lub jej pobliżu – stolica połączona z wieloma regionami szybką koleją, dotrzeć do niej można również samolotem z regionalnych lotnisk oraz dobrymi drogami,
  • zatroszcz się, by sale zostały w pełni wyposażone w urządzenia multimedialne, ale i o komfort gości – wygodne krzesła, catering zimny i ciepły, klimatyzację czy udostępnienie przestrzeni, w której mogłaby się toczyć swobodna dyskusja,
  • ważna jest wielkość sali, w której rozgrywa się event – przestrzeni musi być odpowiednio przestronna, ale… nie za bardzo. Gdy np. planujesz konferencję dla ok. 100 osób, a sala, w której się ona odbywa pomieści 500, może powstać wrażenie pustki – dopracuj to więc z osobą organizującą event.

4. Zadbaj o atrakcje

Nawet najciekawsze „poważne” tematy poruszone podczas konferencji, sesji szkoleniowych czy prezentacji produktu mogą w końcu się znudzić. A jeśli chcesz zadbać o pozytywny wizerunek swojej firmy, dostarcz gościom również rozrywki. Jakiej? Ciekawy występ muzyczny czy pokaz tańca to dobry kierunek. Ale może być również mniej standardowo. Możliwość pogrania na oldchoolowych automatach do gier, bilard czy kręgle zagwarantują gościom możliwość odprężenia się – czy to w przerwie, czy już po zakończeniu części merytorycznej. Takie rzeczy bardzo korzystnie wpływają na odbiór wydarzenia.
Choć meritum każdego eventu będzie inne, jego profesjonalna organizacja nie obędzie się bez przejścia przez opisane powyżej kroki. Jeżeli chcesz mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, niech organizacja eventu w Warszawie i okolicach zostanie powierzona ekspertom. Wówczas Ty będziesz się mógł skupić na opracowaniu ciekawych prezentacji czy przygotowaniu niezapomnianego przemówienia.

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: Pixabay.com

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Dominika Kamińska
Podyskutuj

Aplikacja MyOla – pierwsza w Polsce mobilna przyjaciółka

Chciałabyś móc korzystać z aplikacji, która będzie trochę Twoim doradcą, przyjaciółką? Badania pokazują, że kobiety bardzo często korzystają z telefonu. Nawet do 4 godzin dziennie. Robimy przez telefon zakupy w aplikacjach, kontaktujemy się z przyjaciółmi, rodziną. Cyfrowy świat odpowiada na wiele naszych potrzeb. A gdybyś tak w telefonie miała narzędzie do pokonywania własnych lęków, zmartwień i problemów? Poznaj aplikację MyOla!
  • Dominika Wassermann - 28/11/2019
kobieca twarz grafika w kolorach różu z napisem: zawsze znajdę dla Ciebie czas

Jak Polki korzystają ze smartfonów?

Dzięki smartfonowi jesteśmy w nieustannym kontakcie ze światem. W każdej chwili możemy połączyć się z bliskimi, z szefem, zamówić jedzenie czy poinformować znajomych co u nas słychać lub gdzie aktualnie przebywamy. Dzięki nowoczesnym technologiom mamy stały dostęp do wiadomości z całego świata, możemy słuchać ulubionej muzyki, korzystać z nawigacji, zrobić zakupy, a nawet zdalnie nastawić pranie.

Wśród najpopularniejszych mediów społecznościowych królują Facebook, Messenger, Instagram, a także WhatsApp. Coraz więcej osób używa też aplikacji pomagających w nauce, np. języków obcych.

Według najnowszych badań przeprowadzonych przez Fundację Sukces Pisany Szminką ponad połowa kobiet w naszym kraju spędza na korzystaniu z telefonu 4 godziny dziennie. Używamy go wszędzie: w domu, w pracy, w podróży, a także w wolnym czasie. Niektóre z nas sprawdzają go nawet co kilka minut!

Widząc te nawyki i intensywność z jaką korzystamy z telefonów, Sukces Pisany Szminką postanowił stworzyć coś więcej. We współpracy z Coca-Cola powstała pierwsza w Polsce aplikacja, która pomaga rozwijać się osobiście i zawodowo.

MyOla – czym jest?

My Ola to intuicyjna aplikacja, która pomoże nam w wielu trudnych, codziennych i niecodziennych sytuacjach. Twórcy mówią o niej, że jest motywatorem, przyjaciółką i doradcą, ale też odpowiednio do nastroju i potrzeb w danej chwili zapewni relaks oraz nieco rozrywki.

Mimo tak wielkiej intensywności z jaką korzystamy z telefonów, mało która z pań przyznała, że używa narzędzi pomagających radzić sobie z emocjami, wzmacniających naszą pewność siebie lub wspierających pokonywanie lęków i zmartwień.

Z myślą o takich właśnie zadaniach powstała MyOla! Nie bez powodu jej tworzeniu przewodziło hasło: #JestemTuDlaCiebie.

Olga Kozierowska, prezes Fundacji Sukcesu Pisanego Szminką i pomysłodawczyni aplikacji MyOla:

Aplikacja MyOla jest narzędziem niosącym wsparcie i dającym przydatną wiedzę nie tylko kobietom, ale też mężczyznom. Dziś pędzimy wszyscy, a każdy z nas marzy o tym, by świadomie budować swoje szczęście, i właśnie MyOla, która powstała z serca, na bazie wieloletniego doświadczenia cudownych ekspertów, ma misję, by pomóc nam w tej budowie. Budowie lepszego życia i większego zadowolenia.

Zawołaj mnie, jestem do Twojej dyspozycji – taka właśnie jest MyOla.

Znajdziemy w niej cztery kategorie:

  • Ja
  • Związek
  • Rodzina
  • Kariera

W każdej z nich znajdziemy kilka lub kilkanaście nagrań. Te nagrania to rozmowy z psychologami, ekspertami i mentorami biznesu. W zależności od obszaru jaki wybierzemy, dostaniemy nagrany spokojnym, kojącym głosem tekst, który nie oceniając i nie dając zero-jedynkowych odpowiedzi, pomoże nam zrozumieć problem lub sytuację oraz poradzić sobie z nimi.

Możemy wybrać też koła ratunkowe, takie jak trudne dla nas emocje, np. stres czy lęk. W aplikacji znajdują się także medytacje czy ćwiczenia oddechowe. Autorzy podkreślają, że ich celem było stworzenie narzędzia, które będzie nas wspierać, i dzięki któremu, będziemy mogły poczuć się bezpiecznie.

Anna Solarek, Dyrektor ds. Komunikacji i Kontaktów Zewnętrznych w Coca-Cola Poland Service:

We współczesnym świecie, gdzie praca przenika się z macierzyństwem i szeregiem innych obowiązków, kobiety cierpią na brak czasu dla siebie, czasu na własny rozwój. Dlatego tak ważne jest, by w realizacji naszych planów i działań codziennie motywował i wspierał nas ktoś, kto nas rozumie. Takim wsparciem jest właśnie aplikacja MyOla, która jest zawsze pod ręką. Mocno wierzę, że MyOla odmieni życie Polek i podbije ich serca, tak jak podbiła moje. Od trzech lat aktywnie działamy z Fundacją Sukcesu Pisanego Szminką, by zmieniać świat na lepsze, a dziś program Sukces to Ja jest największym globalnie programem realizowanym przez Coca-Cola w ramach działań wspierających kobiety na rynku pracy.

Aplikacja MyOla

Wystarczy ją zainstalować – dostępna jest zarówno na telefony z oprogramowaniem Android, jak i IOS – aby w każdej chwili móc po prostu kliknąć w nią i jednym ruchem palca wybrać odpowiednie do potrzeby funkcjonalności i treści. Więcej na: www.myola.pl oraz www.instagram.myola.pl

Podziękowania dla testerek aplikacji, między innymi Joanny Przetakiewicz, Ewy Grzelakowskiej-Kostoglu (Red Lipstick Monster), i Julii Sielickiej-Jastrzębskiej z Whisbear, Karoliny Cwalinie-Stępniak, Pauliny Pastuszak i ambasadorek programu SUKCES TO JA.

Grafiki: własność Fundacji Sukces Pisany Szminką

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Dominika Wassermann
Absolwentka Krakowskiej Akademii im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, oraz Liceum Plastycznego w Nowym Wiśniczu , która po dziesięciu latach postanowiła powrócić do zajmowania się grafiką komputerową. Prywatnie "zwierzolub", opiekunka 3 kotów, miłośniczka kuchni roślinnej, spędzająca wolny czas na rowerowych wycieczkach.

Jak zmienić pracę na lepszą?

Teoretycznie masz wszystko – stabilną sytuację finansową, stałą pracę, zgraną rodzinę, spokój. A jednak raz na jakiś czas marzysz o zmianach i przede wszystkim są to fantazje o innej pracy. Czy wiesz, że nie jesteś sama? W wielu z nas drzemie ciche pragnienie odmiany zawodowego życia – czasem z powodu kiepskiego wynagrodzenia, czasami z racji męczącego systemu zmianowego. Warto próbować czegoś nowego, jednak zanim impulsywnie złożysz wypowiedzenie – przeczytaj.
  • Karolina Wojtaś - 27/11/2019
kobieta siedzi w pracy przy biurku

Czy w ogóle powinnaś coś zmieniać?

Być może jest tak, że poruszałaś temat z bliskimi – wiele z nas to robi. Kiedy jednak przedstawiamy swoje nieśmiałe plany albo marzenia, nierzadko słyszymy: „No co ty! Ciesz się, że masz stałą pracę!” albo „Nigdzie nie jest dobrze, więc lepiej się trzymaj tego, co już znasz”. Po takich poradach nierzadko zaczynamy mieć wątpliwości i zastanawiamy się, czy przypadkiem te całe plany to nie nasza fanaberia. Niesłusznie!

Zdobywanie nowych doświadczeń jest bardzo ważne. Ważne są też zmiany na różnych etapach życia. Dzięki nim się rozwijamy, jesteśmy bardziej otwarte, wciąż się uczymy. Przede wszystkim jednak przeskakujemy coraz wyżej na swojej wewnętrznej drabinie oczekiwań. Pomyśl o swojej pierwszej pracy – na pewno myślisz o niej z uśmiechem na twarzy i dziś wydaje Ci się niedorzeczne, że miałabyś wciąż w niej tkwić. Za kilka lat podobnie może być z obecnym stanowiskiem.

Badania dowodzą, że na zmiany otwiera się coraz więcej Polek. Najnowszy raport firmy Randstad (Monitor Rynku Pracy) wskazuje, że aż 31% ankietowanych zamierza zmienić pracę w ciągu najbliższych 6 miesięcy. Z kolei z badania Confidence Index wynika, że aż 6 na 10 uczestników badania jest przekonanych, że znajdzie pracę w czasie nieprzekraczającym 3 miesiące. Warto zarazić się tą otwartością i optymizmem. Jeśli jednak wciąż nie jesteś przekonana, czy to na pewno dobry pomysł, odpowiedz sobie na kilka pytań:

  • Czy coraz trudniej „zbierasz się” do pracy?
  • Czy masz wrażenie, że współpracownicy coraz mocniej cię drażnią albo w coraz większym stopniu nie dogadujesz się z nimi?
  • Czy masz wrażenie, że zjada cię stres i ma to związek z pracą?
  • Czy Twoja droga do awansu jest zablokowana albo niezwykle trudna?
  • Czy masz poczucie, że już niczego się nie uczysz, a przez to – nie rozwijasz?
  • Czy przypuszczasz, że jesteś wypalona zawodowo?

Jeśli na większość pytań odpowiedziałaś „tak”, to wszystko wskazuje na to, że zmiana miejsca pracy będzie dobrym pomysłem. Nie myśl, że to „tylko praca” – przecież obowiązkom zawodowym poświęcamy znaczną część życia!

Jak zmienić pracę na lepszą?

Pozytywne nastawienie i otwartość na zmianę to jedno – trzeba jeszcze pamiętać o solidnym planie. To właśnie dzięki niemu nie tylko zmienisz pracę na rzeczywiście lepszą, ale też zrobisz to w sposób bezpieczny. Oto, o czym powinnaś pamiętać.

Zastanów się dobrze nad tym, co konkretnie jakich chcesz zmian? „Inna praca” to zdecydowanie za mało. Musisz zastanowić się, co konkretnie chcesz zmienić. Czy będzie to system godzinowy? Wynagrodzenie? Atmosfera? A może przede wszystkim pragniesz możliwości dalszego rozwoju? Przemyśl to dokładnie i wyznacz swój priorytet. To na tej podstawie będzie wybierała oferty.

Szukaj bezpiecznie

Szukanie w sposób bezpieczny to takie, dzięki któremu nie zostaniesz ostatecznie bez żadnej pracy. A zatem po pierwsze – sprawdź okres wypowiedzenia, jaki Cię obowiązuje. Po drugie, nie rzucaj nagle pracy, tylko szukaj nowej, pracując na „starym” stanowisku. Po trzecie, nie mów nikomu (dosłownie nikomu – nawet współpracownikom, z którymi jesteś blisko), że planujesz jakiekolwiek zmiany na tym polu.

W końcu po czwarte, nigdy nie wręczaj pracodawcy wypowiedzenia, dopóki nie będziesz miała podpisanej nowej umowy. Nie daj się zwieść ustnym obietnicom i zapewnieniom – z nimi naprawdę różnie bywa.

Wysyłaj oferty tylko na interesujące Cię stanowiska

Wielka chęć zmian może spowodować, że wpadniesz w pułapkę pt. „Nastawiłam się, chcę już coś zmienić, w sumie ta oferta to nie spełnienie marzeń, ale zawsze coś innego”. Kiedy najdą Cię takie myśli, przypomnij sobie, jaki jest Twój cel. I wysyłaj oferty tylko na takie stanowiska, które są z nim zgodne.

Szukaj w wolnym czasie – nie zniechęcaj się

Szukanie pracy tą metodą może trochę trwać. Początkowo będziesz oczywiście nastawiona bardzo pozytywnie i z chęcią będziesz przeglądać oferty. Jednak z czasem entuzjazm spanie. Nie rezygnuj jednak. Poświęcaj wertowaniu ofert pewną część wolnego czasu, niech jest to Twój obowiązkowy element dnia.

Ustal sobie odpowiedzi na pytania rekrutacyjne

Nie ukrywaj przed nowym pracodawcą, że jesteś zatrudniona w innym miejscu i przygotuj się na związane z tym pytania. Pamiętaj jednak, żeby nie mówić źle o swojej firmie. Nie mów: „Nie dogaduję się z pracownikami, są kłótliwi i leniwi”. Zamiast tego powiedz: „Bardzo chciałabym poznać nowych ludzi, myślę, że odświeżanie zespołu raz na jakiś czas to wielka korzyść dla firmy”.

Działaj – uda Ci się!

Stabilna, pewna praca to bardzo ważna rzecz. Ale niewykluczone, że kolejna też taka będzie, a w dodatku będziesz się w niej rozwijać albo w końcu więcej zarabiać. Dlatego nie wahaj się – działaj powoli, bezpiecznie, ale też stanowczo, a prawdopodobnie okaże się, że to była naprawdę dobra decyzja.

Poznaj dylematy kobiet wracających do pracy po przerwie!

Zdjęcie: 123 rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Karolina Wojtaś
Mama, żona, psycholog i redaktor. Spełniona zawodowo dzięki miłości do pisania, szczęśliwa prywatnie dzięki mężowi i dwóm cudownym synom. W krótkim czasie "tylko dla siebie” czyta, szyje… albo znowu pisze.
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie

Może Cię zainteresować także:

Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail