Czego szukasz

W czym pomoże Ci Asana?

Działasz projektowo? Chcesz wiedzieć na jakim etapie pracy jest Twój zespół, również ten domowy? Pracujesz w zespole nad wspólnymi zadaniami? A może potrzebujesz wygodnej i mobilnej listy do odhaczania zrobionych rzeczy? Masz też dość kolorowych postitów i ciężkich notatników?

  • Anna Łabno - Kucharska - 05/09/2017
zespół pracowników pracuje wspólnie przy stole, widać komputer, tablety, laptop i dokumenty

Jak zaczęła się moja przygoda z Asaną?

To było już jakiś czas temu. W organizacji, w której pracuję rozpoczęliśmy realizację projektu w partnerstwie. Trzy różne organizacje. Z różną kulturą pracy i doświadczeniami. Ponad dziesięcioosobowy zespół, który w większości się nie znał. Ludzie pracujący w różnych porach dnia i wszyscy na niepełne etaty.

Mieliśmy wspólnie realizować różnorodne działania, które zazębiały się ze sobą zarówno merytorycznie, jak i czasowo. Spotkania zespołu raz w tygodniu i planowanie działań – jak się szybko okazało, to było stanowczo za mało. Potrzebowaliśmy narzędzia, które pomoże nam zarządzać projektem, do którego każdy ma łatwy dostęp. Każdy też może zobaczyć na jakim etapie jest dane działanie oraz kto i czym się aktualnie zajmuje.

W ręce wpadła nam Asana. Ok, nie wpadła. Została nam – zespołowi narzucona. I dobrze,  bo teraz nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez niej, ale przekonywanie się do tego narzędzia zajęło mi parę miesięcy.

Czym jest Asana?

To nie tylko pozycja do medytacji, to również proste i funkcjonalne (jak się później okazało 🙂 ) narzędzie do zarządzania projektami.
Asana bardzo dobrze sprawdza się w pracy zespołów. W wersji bezpłatnej możemy dodać 15 użytkowników. W wersji odpłatnej – ich liczba jest nieograniczona 🙂

Rejestracja i logowanie są banalnie proste. Zachęcam do spróbowania. A jak już to zrobicie oczom Waszym ukaże się okno główne, które jest podzielone na kilka obszarów. Po lewej stronie są projekty i osoby (kółeczka z ich inicjałami lub zdjęciami), które są w zespole. W środku aktualne projekty oraz lista zadań (tasków) dotycząca tego projektu. Powyżej belka z narzędziami i wyszukiwarka.

Film instruktażowy znajdziesz tu.

Taski, subtaski oraz inne sekcje

Do każdego z zadań można dodać podzadanie (nie używam dodawania pod podzadania, ale również jest taka opcja).
Można też dać opis tasku, komentarz, można go polubić, przypisać komuś z zespołu dane zadanie, a tym samym odpowiedzialność za nie. Można również prowadzić konwersację z członkami projektów. Bardzo lubię tę funkcję, bo pozwala uniknąć pisania dziesiątków maili.

Równie istotne jest dla mnie dodawanie terminów, w których mamy wykonać dane zadanie. Podpowiadają nam tutaj też kolory:

  • zielony kolor oznacza, że mamy coś zrobić dziś lub jutro,
  • szary, że mamy jeszcze trochę czasu na realizację danego działania,
  • czerwony oznacza, że deadline już za nami.

Oczywiście może być tak, że będą Cię irytować zadania, które wyświetlają się na „My Tasks-u” na czerwono. Jeśli jest ich bardzo, bardzo, bardzo dużo, to być może czas, żeby:

  1. zacząć delegować zadania,
  2. wybrać się na szkolenie dotyczące zarządzania sobą w czasie,
  3. zrewidować czy poszczególne działania rozpisane są odpowiednio.

Funkcjonalność i elastyczność

Niezwykle przydatne jest to, że zadania można dowolnie przesuwać w górę i w dół między sekcjami, które też możesz nazywać jak Ci wygodnie i w taki sposób, który jest zrozumiały dla całego zespołu. Jeśli task odhaczysz jako zrobiony ląduje on w Inbox-ie. Możesz go łatwo „od-klikać”- wraca on wtedy w to samo miejsce, z którego zniknął.

Bardzo porządkująca dla mnie jest zakładka „My Tasks”. Tam wpadają wszystkie zadania przypisane do Ciebie od innych członków zespołu lub te, które sama sobie wpiszesz w swoją listę. Wygodne jest to, że od razu przy zadaniu pojawia się tytuł projektu (to te po lewej stronie), którego jest częścią. Jeśli chcesz zobaczyć całą genezę pracy w danym projekcie, po prostu klikasz na niego i wszystko masz jak na dłoni.

Otwartość i jawność, ale … bez przesady

Projekty mogą być dostępne dla wszystkich. Wiąże się to z tym, że każdy z członków zespołu widzi je u siebie w „swojej” Asanie wraz z zadaniami i przypisanymi do nich osobami. Ogólnodostępne są też komentarze i konwersacje. Skraca to czas pracy i niweluje pytania dotyczące tego: na jakim etapie jesteście w danym miejscu projektu, czym się zajmujecie i co omawiacie.

Natomiast, jeśli potrzebujesz mieć swój własny projekt zawsze możesz kliknąć funkcję privacy. Wtedy widzisz go tylko Ty. Na twoim głównym oknie pojawia się on wtedy z ikonką kłódki.

W narzędziach jest dostępny również kalendarz, który pokazuje aktywność danego zespołu.

Asana – praca zespołu

Praca w Asanie ma sens, jeśli korzysta z niej cały zespół. Możecie wspólnie zapoznać się z różnymi filmikami, które krok po kroku przeprowadzą Was przez funkcjonalność tego narzędzia. Potem stworzyć sobie próbne projekty i zadania i …klikać, klikać, klikać.
Nie bój się – nic się nie stanie i nic nie wybuchnie. A jeśli okaże się, że jakieś zadanie „zniknie” to szybko odnajdziecie je w inboxie.

Asanę można zainstalować nie tylko na komputerze. Sprawdza się na tabletach i telefonach.

„Odklikiwanie” zadań, to dla mnie zdecydowanie najprzyjemniejsza część pracy w Asanie. Nie tylko oznacza to, że jakiś task jest za mną, ale w nagrodę przelatuje ekranie tęczowy jednorożec (na Twoim może to być inny stworek – w zależności od ustawień). A nie tylko dzieci lubią jednorożce 😉

Zdjęcie: 123rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Anna Łabno - Kucharska
Jestem mamą mądrej indywidualistki. Posiadam doświadczenie w koordynacji projektów, prowadzeniu szkoleń oraz doradztwa. Uwielbiam spędzać czas z rodziną, podróżować, czytać książki i celebrować picie kawy. W "wolnym" czasie wspieram osoby chore onkologicznie.
Podyskutuj

Jak prawidłowo wypełnić JEDZ?

Błąd polegający na wpisaniu w wymaganym polu numeru identyfikacji podatkowej „Numer VAT” numeru niepoprzedzonego prefiksem PL nie musi być w żaden sposób konwalidowany. Jest to brak natury formalnej. W obrocie krajowym polski wykonawca w ogóle nie ma obowiązku wskazywania prefiksu PL.
  • Zofia Kowalska - 21/06/2019

Problem

Zgodnie z instrukcją wypełniania jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia z 14 lutego 2018 r. zamieszczoną na stronie UZP w części II „Informacje dotyczące wykonawcy” w przypadku wykonawców posługujących się numerem VAT należy wpisać NIP poprzedzony symbolem PL.

Jak prawidłowo postąpić, jeśli ofertę złożył wykonawca, który posługuje się numerem VAT i który wpisał w wyznaczonym miejscu numer identyfikacji podatkowej, ale niepoprzedzony symbolem PL, tak jak nakazuje Instrukcja. Czy w związku z tym zamawiający może uznać, że miejsce „Numer VAT” zostało prawidłowo wypełnione, czy powinien wezwać wykonawcę do uzupełnienia JEDZ w powyższym zakresie?

Rozwiązanie

Wykonawca w postępowaniach o wartości powyżej progów unijnych zgodnie z art. 25a ust. 2 Prawo zamówień publicznych jest zobowiązany złożyć oświadczenie w postaci jednolitego dokumentu. Zgodnie z formularzem stanowiącym załącznik do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2016/7 z 5 stycznia 2016 r. (Dz. Urz. UE nr L 3 z 6 stycznia 2016 r.) w sprawie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), wykonawcy wypełniają odpowiednio część II:

  • A (informacje ogólne),
  • B (informacje dotyczące osób reprezentujących),
  • C (informacje dotyczące podmiotów trzecich),
  • D (informacje dotyczące podwykonawców), oraz części od III do VI formularza.

W części I A (JEDZ) wykonawca jest zobowiązany uzupełnić informacje dotyczące numeru VAT. W formularzu należy wpisać „Numer VAT, jeżeli dotyczy” lub alternatywnie: „Jeżeli numer VAT nie ma zastosowania, proszę podać inny krajowy numer identyfikacyjny, jeżeli jest wymagany i ma zastosowanie”.

Co zrobić z niekompletnym JEDZ? Sprawdź >>

To oznacza, zgodnie z zamieszczonym komentarzem do wypełniania JEDZ dostępnym na stronie UZP, że wykonawcy posługujący się numerem VAT powinni wpisać ten numer (numer identyfikacji podatkowej poprzedzony symbolem PL). Zatem wykonawca jest zobowiązany uzupełnić JEDZ o informacje w zakresie numeru identyfikacji podatkowej poprzedzonego symbolem PL (gdy posługuje się numerem VAT) bądź numeru, którym posługuje się w związku z prowadzoną działalnością (np. REGON).

Natomiast osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej będące wykonawcami zamieszczają numer ewidencyjny PESEL, jeżeli posługują się nim do celów podatkowych.

Zauważyć należy, że przedsiębiorcy nadawany jest unikatowy numer identyfikacji podatkowej – NIP. Jest to dziesięciocyfrowy numer identyfikacji podatkowej. Jeśli do numeru NIP dodamy symbol (prefiks) PL, stanie się on jednocześnie numerem identyfikacji podatkowej VAT UE.

W obrocie krajowym NIP z prefiksem PL nie jest obowiązkowy, aby zaś móc używać prefiksu PL, konieczna jest osobna rejestracja. Podmioty zarejestrowane w kraju jako podatnicy VAT czynni, będący równocześnie zarejestrowanymi podatnikami VAT UE, nie powinny tym samym w transakcjach krajowych posługiwać się numerem identyfikacji podatkowej zawierającym prefiks PL.

Zgodnie z art. 97 ust. 10 ustawy o VAT krajowi podatnicy VAT są zobowiązani do posługiwania się NIP z przedrostkiem PL w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowego nabycia, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub przy nabywaniu usług, o których mowa w art. 28 ust. 3, 4, 6 i 7 ustawy o VAT. Wobec powyższego można stwierdzić, iż ujęcie w treści JEDZ prefiksu PL ma charakter wyłącznie informacyjny i dotyczy wyłącznie sytuacji wskazanych powyżej.
Jego brak zaś nie będzie stanowił błędu w rozumieniu art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, który prowadziłby do konieczności wezwania wykonawcy do złożenia ponownie formularza JEDZ poprawionego o wpis w postaci prefiksu PL.

Więcej o jednolitym europejskim dokumencie zamówienia na www.portalzp.pl

Andrzej Łukaszewicz – konsultant Polskiego Związku Rzeczoznawców Zamówień Publicznych, prowadzi szkolenia zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców, reprezentuje przed KIO, ekspert Portalu Zamówień Publicznych i Prywatnych www.portalzp.pl

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: Pixabay.com

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Zofia Kowalska

Jak wprowadzić równowagę między życiem rodzinnym a zawodowym?

13 czerwca państwa Unii Europejskiej przyjęły dyrektywę, która ma sprawić, że ojcowie poprzez urlopy rodzicielskie będą bardziej zaangażowani w opiekę nad dziećmi zaraz po narodzinach. Ma to się przyczynić do większej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.
  • Ewa Moskalik - Pieper - 21/06/2019
rodzina na spacerze

Równowaga między życiem rodzinnym a zawodowym

Jeszcze w czerwcu 2018 r. Polska była przeciwna zawartemu kompromisowi za względu na klauzulę, która nakazuje dzielenie się urlopem rodzicielskim między ojcem i matką. W Polsce urlop taki może, ale nie musi być przekazywany. W tym roku przedstawiciel władz z Warszawy wstrzymał się od głosu. Komisja Europejska proponowała, że ojcowie będą musieli wykorzystać 4 miesiące urlopu rodzicielskiego. Niewykorzystany urlop miał przepadać i nie mógł być przekazany drugiemu rodzicowi.

Państwa członkowskie wpłynęły na zmianę przepisów

Z taką propozycją Komisji Europejskiej nie zgodziły się państwa członkowskie i przegłosowana w tym roku dyrektywa zakłada indywidualne prawo do czterech miesięcy urlopu rodzicielskiego, z których dwa nie będą mogły ulec przeniesieniu na drugiego rodzice. Niewykorzystany przez ojca płatny urlop przepadnie.

Urlop ojcowski po urodzeniu się dziecka

Inną, nową propozycją ma być urlop ojcowski, (nie w Polsce), który ma wynosić przynajmniej 10 dni roboczych w okresie narodzin dziecka i być on płatny w takiej samej wysokości, jaką prawo UE obecnie przewiduje dla urlopu macierzyńskiego.

Work-life balance

Ta dyrektywa i propozycje Komisji Europejskiej dotyczące równowagi między życiem zawodowym i prywatnym mają zwiększyć uczestnictwo kobiet w rynku pracy oraz być kolejnym krokiem w promowaniu równości kobiet i mężczyzn w UE. Na chwilę obecną nie ma zbyt wielu inicjatyw zachęcających mężczyzn do korzystania z urlopu rodzicielskiego czy ojcowskiego. Dzięki takim propozycjom kobiety mają szansę być mniej obarczone niepłatną pracą i zyskają więcej czasu na płatne zatrudnianie się. Mogłoby to tez pomóc zmniejszyć różnicę w wynagradzaniu kobiet i mężczyzn.

Urlop opiekuńczy

Jeszcze jedną propozycją ma być urlop opiekuńczy dla pracowników, którzy z powodów zdrowotnych muszą zajmować się swoimi krewnymi. Taki urlop ma wynosić rocznie pięć dni roboczych. Kraje członkowskie będą mogły określić inny okres referencyjny oraz decydować, czy urlop przyznawać na zasadzie indywidualnej i na jakich ewentualnych dodatkowych warunkach.

Parlament Europejski przegłosował te regulacje 4 kwietnia. Proces legislacyjny na poziomie unijnym zakończy się w momencie przyjęcia ich przez Radę Unii Europejskiej. 20 dni po jej opublikowaniu w dzienniku urzędowym dyrektywa wejdzie w życie. Państwa członkowskie będą miały trzy lata na wprowadzenie jej zapisów do prawa krajowego.

Źródło: businessinsider.com

Zdjęcie: Storyblocks.com

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Ewa Moskalik - Pieper
Redaktor portalu Mamo Pracuj. Prywatnie spełniona, pełnoetatowa mama dwóch wspaniałych synów i żona, starająca się znaleźć swój patent na work - life balance. Absolwentka UJ. Miłośniczka kina, muzyki i książek.
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie

Może Cię zainteresować także:

Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail