Czego szukasz

W czym pomoże Ci Asana?

Działasz projektowo? Chcesz wiedzieć na jakim etapie pracy jest Twój zespół, również ten domowy? Pracujesz w zespole nad wspólnymi zadaniami? A może potrzebujesz wygodnej i mobilnej listy do odhaczania zrobionych rzeczy? Masz też dość kolorowych postitów i ciężkich notatników?

zespół pracowników pracuje wspólnie przy stole, widać komputer, tablety, laptop i dokumenty

Jak zaczęła się moja przygoda z Asaną?

To było już jakiś czas temu. Parę lat temu. W organizacji, w której pracowałam rozpoczęliśmy realizację projektu w partnerstwie. Trzy różne organizacje. Z różną kulturą pracy i doświadczeniami. Ponad dziesięcioosobowy zespół, który w większości się nie znał. Ludzie pracujący w różnych porach dnia i wszyscy na niepełne etaty.

Mieliśmy wspólnie realizować różnorodne działania, które zazębiały się zarówno merytorycznie, jak i czasowo. Spotkania zespołu mieliśmy raz w tygodniu a planowanie działań – jak się szybko okazało, raz na jakiś czas to było stanowczo za mało. Potrzebowaliśmy narzędzia, które pomoże nam zarządzać projektem, do którego każdy ma łatwy dostęp. Każdy też może zobaczyć na jakim etapie jest dane działanie oraz to, kto i czym się aktualnie zajmuje.

W ręce wpadła nam Asana. Ok, nie do końca wpadła. Została nam niejako narzucona. I dobrze. Dlaczego? Ponieważ teraz nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez niej.

Zobacz także: Video: Jak planować rodzinnie na nowo?

Czym jest Asana?

To nie tylko pozycja do medytacji, to również proste i funkcjonalne (jak się później okazało 🙂 ) narzędzie do zarządzania projektami.
Asana bardzo dobrze sprawdza się w pracy zespołów. W wersji bezpłatnej możemy dodać kilkunastu użytkowników. W wersji odpłatnej – ich liczba jest nieograniczona 🙂

Rejestracja i logowanie są banalnie proste. Zachęcam do spróbowania. A jak już to zrobicie oczom Waszym ukaże się okno główne, które jest podzielone na kilka obszarów. Po lewej stronie są projekty i osoby (kółeczka z ich inicjałami lub zdjęciami), które są w zespole. W środku aktualne projekty oraz lista zadań (tasków) dotycząca tego projektu. Powyżej belka z narzędziami i wyszukiwarka.

Zobacz film instruktażowy!

Taski, subtaski oraz inne sekcje

Do każdego z zadań można dodać podzadanie (nie używam dodawania pod podzadania, ale również jest taka opcja).
Można też dać opis tasku, komentarz, można go polubić, przypisać komuś z zespołu dane zadanie, a tym samym odpowiedzialność za nie. Można również prowadzić konwersację z członkami projektów. Bardzo lubię tę funkcję, bo pozwala uniknąć pisania dziesiątków maili.

Równie istotne jest dla mnie dodawanie terminów, w których mamy wykonać dane zadanie. Podpowiadają nam tutaj też kolory:

  • zielony kolor oznacza, że mamy coś zrobić dziś lub jutro,
  • szary, że mamy jeszcze trochę czasu na realizację danego działania,
  • czerwony oznacza, że deadline już za nami.

Oczywiście może być tak, że będą Cię irytować zadania, które wyświetlają się na „My Tasks-u” na czerwono. Jeśli jest ich bardzo, bardzo, bardzo dużo, to być może czas, żeby:

  1. zacząć delegować zadania,
  2. wybrać się na szkolenie dotyczące zarządzania sobą w czasie,
  3. zrewidować czy poszczególne działania rozpisane są odpowiednio.

Lista zadań może pokazać się w tradycyjnej formie lub w zbliżonej do tablicy kanban. To przydatne w szczególności dla wzrokowców lub osób lubiące zwinne metodyki pracy projektowej.

Przeczytaj także: Planery i kalendarze na 2021 – wybierz najpiękniejszy dla siebie!

Funkcjonalność i elastyczność

Niezwykle przydatne jest to, że zadania można dowolnie przesuwać w górę i w dół między sekcjami, które też możesz nazywać jak Ci wygodnie i w taki sposób, który jest zrozumiały dla całego zespołu. Jeśli task odhaczysz jako zrobiony ląduje on w Inbox-ie. Możesz go łatwo „od-klikać”- wraca on wtedy w to samo miejsce, z którego zniknął.

Bardzo porządkująca dla mnie jest zakładka „My Tasks”. Tam wpadają wszystkie zadania przypisane do Ciebie od innych członków zespołu lub te, które sama sobie wpiszesz w swoją listę. Wygodne jest to, że od razu przy zadaniu pojawia się tytuł projektu (to te po lewej stronie), którego jest częścią. Jeśli chcesz zobaczyć całą genezę pracy w danym projekcie, po prostu klikasz na niego i wszystko masz jak na dłoni.

Otwartość i jawność, ale … bez przesady

Projekty mogą być dostępne dla wszystkich. Wiąże się to z tym, że każdy z członków zespołu widzi je u siebie w „swojej” Asanie wraz z zadaniami i przypisanymi do nich osobami. Ogólnodostępne są też komentarze i konwersacje. Skraca to czas pracy i niweluje pytania dotyczące tego: na jakim etapie jesteście w danym miejscu projektu, czym się zajmujecie i co omawiacie.

Natomiast, jeśli potrzebujesz mieć swój własny projekt zawsze możesz kliknąć funkcję privacy. Wtedy widzisz go tylko Ty. Na twoim głównym oknie pojawia się on wtedy z ikonką kłódki.

W narzędziach jest dostępny również kalendarz, który pokazuje aktywność danego zespołu.

Przeczytaj także: Jak dbać o siebie i swoje potrzeby w pracy?

Asana – praca zespołu

Praca w Asanie ma sens, jeśli korzysta z niej cały zespół. Możecie wspólnie zapoznać się z różnymi filmikami, które krok po kroku przeprowadzą Was przez funkcjonalność tego narzędzia. Potem stworzyć sobie próbne projekty i zadania i …klikać, klikać, klikać.
Nie bój się – nic się nie stanie i nic nie wybuchnie. A jeśli okaże się, że jakieś zadanie „zniknie” to szybko odnajdziecie je w inboxie.

Asanę można zainstalować nie tylko na komputerze. Sprawdza się na tabletach i telefonach.

Wspaniałe jest też to, że cały czas masz pod ręką też przewodnik i pomoc (lewy, dolny róg), gdzie w bardzo prosty i przejrzysty sposób możesz skorzystać z pomocy oraz wskazówek.

Asana to nie tylko te możliwości o których wspomniałam. Narzędzie cały czas się zmienia i jest udoskonalane. Coraz więcej rozszerzonych funkcji dostępnych jest w wersji odpłatnej, natomiast ta bezpłatna ma również sporo zalet.

Bardzo lubię „odklikiwanie” zadań. To dla mnie zdecydowanie najprzyjemniejsza część pracy w Asanie. Nie tylko oznacza to, że jakiś task jest za mną, ale w nagrodę przelatuje ekranie tęczowy jednorożec (na Twoim może to być inny stworek – w zależności od ustawień). A nie tylko dzieci lubią jednorożce 😉

Zdjęcie: 123rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Jestem mamą mądrej indywidualistki. Posiadam doświadczenie w koordynacji projektów, prowadzeniu szkoleń oraz doradztwa. Uwielbiam spędzać czas z rodziną, podróżować, czytać książki i celebrować picie kawy. W "wolnym" czasie wspieram osoby chore onkologicznie.
Podyskutuj
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie