Czego szukasz

W czym pomoże Ci Asana?

Działasz projektowo? Chcesz wiedzieć na jakim etapie pracy jest Twój zespół, również ten domowy? Pracujesz w zespole nad wspólnymi zadaniami? A może potrzebujesz wygodnej i mobilnej listy do odhaczania zrobionych rzeczy? Masz też dość kolorowych postitów i ciężkich notatników?

zespół pracowników pracuje wspólnie przy stole, widać komputer, tablety, laptop i dokumenty

Jak zaczęła się moja przygoda z Asaną?

To było już jakiś czas temu. W organizacji, w której pracuję rozpoczęliśmy realizację projektu w partnerstwie. Trzy różne organizacje. Z różną kulturą pracy i doświadczeniami. Ponad dziesięcioosobowy zespół, który w większości się nie znał. Ludzie pracujący w różnych porach dnia i wszyscy na niepełne etaty.

Mieliśmy wspólnie realizować różnorodne działania, które zazębiały się ze sobą zarówno merytorycznie, jak i czasowo. Spotkania zespołu raz w tygodniu i planowanie działań – jak się szybko okazało, to było stanowczo za mało. Potrzebowaliśmy narzędzia, które pomoże nam zarządzać projektem, do którego każdy ma łatwy dostęp. Każdy też może zobaczyć na jakim etapie jest dane działanie oraz kto i czym się aktualnie zajmuje.

W ręce wpadła nam Asana. Ok, nie wpadła. Została nam – zespołowi narzucona. I dobrze,  bo teraz nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez niej, ale przekonywanie się do tego narzędzia zajęło mi parę miesięcy.

Czym jest Asana?

To nie tylko pozycja do medytacji, to również proste i funkcjonalne (jak się później okazało 🙂 ) narzędzie do zarządzania projektami.
Asana bardzo dobrze sprawdza się w pracy zespołów. W wersji bezpłatnej możemy dodać 15 użytkowników. W wersji odpłatnej – ich liczba jest nieograniczona 🙂

Rejestracja i logowanie są banalnie proste. Zachęcam do spróbowania. A jak już to zrobicie oczom Waszym ukaże się okno główne, które jest podzielone na kilka obszarów. Po lewej stronie są projekty i osoby (kółeczka z ich inicjałami lub zdjęciami), które są w zespole. W środku aktualne projekty oraz lista zadań (tasków) dotycząca tego projektu. Powyżej belka z narzędziami i wyszukiwarka.

Film instruktażowy znajdziesz tu.

Taski, subtaski oraz inne sekcje

Do każdego z zadań można dodać podzadanie (nie używam dodawania pod podzadania, ale również jest taka opcja).
Można też dać opis tasku, komentarz, można go polubić, przypisać komuś z zespołu dane zadanie, a tym samym odpowiedzialność za nie. Można również prowadzić konwersację z członkami projektów. Bardzo lubię tę funkcję, bo pozwala uniknąć pisania dziesiątków maili.

Równie istotne jest dla mnie dodawanie terminów, w których mamy wykonać dane zadanie. Podpowiadają nam tutaj też kolory:

  • zielony kolor oznacza, że mamy coś zrobić dziś lub jutro,
  • szary, że mamy jeszcze trochę czasu na realizację danego działania,
  • czerwony oznacza, że deadline już za nami.

Oczywiście może być tak, że będą Cię irytować zadania, które wyświetlają się na „My Tasks-u” na czerwono. Jeśli jest ich bardzo, bardzo, bardzo dużo, to być może czas, żeby:

  1. zacząć delegować zadania,
  2. wybrać się na szkolenie dotyczące zarządzania sobą w czasie,
  3. zrewidować czy poszczególne działania rozpisane są odpowiednio.

Funkcjonalność i elastyczność

Niezwykle przydatne jest to, że zadania można dowolnie przesuwać w górę i w dół między sekcjami, które też możesz nazywać jak Ci wygodnie i w taki sposób, który jest zrozumiały dla całego zespołu. Jeśli task odhaczysz jako zrobiony ląduje on w Inbox-ie. Możesz go łatwo „od-klikać”- wraca on wtedy w to samo miejsce, z którego zniknął.

Bardzo porządkująca dla mnie jest zakładka „My Tasks”. Tam wpadają wszystkie zadania przypisane do Ciebie od innych członków zespołu lub te, które sama sobie wpiszesz w swoją listę. Wygodne jest to, że od razu przy zadaniu pojawia się tytuł projektu (to te po lewej stronie), którego jest częścią. Jeśli chcesz zobaczyć całą genezę pracy w danym projekcie, po prostu klikasz na niego i wszystko masz jak na dłoni.

Otwartość i jawność, ale … bez przesady

Projekty mogą być dostępne dla wszystkich. Wiąże się to z tym, że każdy z członków zespołu widzi je u siebie w „swojej” Asanie wraz z zadaniami i przypisanymi do nich osobami. Ogólnodostępne są też komentarze i konwersacje. Skraca to czas pracy i niweluje pytania dotyczące tego: na jakim etapie jesteście w danym miejscu projektu, czym się zajmujecie i co omawiacie.

Natomiast, jeśli potrzebujesz mieć swój własny projekt zawsze możesz kliknąć funkcję privacy. Wtedy widzisz go tylko Ty. Na twoim głównym oknie pojawia się on wtedy z ikonką kłódki.

W narzędziach jest dostępny również kalendarz, który pokazuje aktywność danego zespołu.

Asana – praca zespołu

Praca w Asanie ma sens, jeśli korzysta z niej cały zespół. Możecie wspólnie zapoznać się z różnymi filmikami, które krok po kroku przeprowadzą Was przez funkcjonalność tego narzędzia. Potem stworzyć sobie próbne projekty i zadania i …klikać, klikać, klikać.
Nie bój się – nic się nie stanie i nic nie wybuchnie. A jeśli okaże się, że jakieś zadanie „zniknie” to szybko odnajdziecie je w inboxie.

Asanę można zainstalować nie tylko na komputerze. Sprawdza się na tabletach i telefonach.

„Odklikiwanie” zadań, to dla mnie zdecydowanie najprzyjemniejsza część pracy w Asanie. Nie tylko oznacza to, że jakiś task jest za mną, ale w nagrodę przelatuje ekranie tęczowy jednorożec (na Twoim może to być inny stworek – w zależności od ustawień). A nie tylko dzieci lubią jednorożce 😉

Zdjęcie: 123rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Jestem mamą mądrej indywidualistki. Posiadam doświadczenie w koordynacji projektów, prowadzeniu szkoleń oraz doradztwa. Uwielbiam spędzać czas z rodziną, podróżować, czytać książki i celebrować picie kawy. W "wolnym" czasie wspieram osoby chore onkologicznie.
Podyskutuj

Praca i macierzyństwo – jaki zawód wybrać?

Wiele mam szuka możliwości pracy zdalnej, która pozwoliłaby jednocześnie na opiekę nad dzieckiem w domu. Znalezienie pracy idealnej z elastycznym grafikiem to duże wyzwanie. Podpowiadamy, w jakiej branży warto szukać, a następnie jak się zorganizować, żeby skutecznie połączyć macierzyństwo z obowiązkami zawodowymi.
mama siedzi na podłodze z laptopem na kolanach obok bawi się dziecko

Praca i macierzyństwo – jaki zawód wybrać?

Praca i jednoczesna opieka nad dzieckiem to nie lada wyzwanie. Przyjęcie zlecenia, choćby na część etatu, wpływa jednak pozytywnie na nastrój i poczucie samorealizacji mamy. Jednym z prostszych pomysłów może okazać się opieka nad dzieckiem, najlepiej w podobnym wieku do własnej pociechy. Brzdące będą miały towarzystwo, a mama dodatkowy zarobek.

Inny sposób na połączenie przyjemnego z pożytecznym to pieczenie ciast na zamówienie. Jeśli lubisz gotować i eksperymentować w kuchni, dlaczego by nie przerodzić tego w własną działalność? Możesz przygotowywać piękne torty na zamówienie albo catering na wydarzenia i eventy. Rozważ również założenie bloga o kulinariach, żeby dzielić się pomysłami na przepisy z innymi mamami. Wykorzystaj to, w czym jesteś dobra, a następnie stwórz sklep internetowy i sprzedawaj swoje rękodzieło: biżuterię, obrazy, kosze upominkowe.

Niektóre mamy decydują się na założenie bloga, często o charakterze parentingowym. Konkurencja w branży jest jednak dość spora. Równie ciężko rozpocząć działalność w zakresie marketingu online, na przykład jako copywriterka. Autorów tekstów jest w sieci dużo, dlatego zarobki początkowo mogą wydawać się bardzo niskie. Istnieją jednak liczne portale dla freelancerów, na których codziennie pojawiają się oferty związane z tłumaczeniami lub copywritingiem, jak na przykład Useme, Freelanceria, Fiverr, czy Freelancer.

Wystarczy założyć profil i aplikować na wybrane zlecenia. Do pracy potrzebny będzie jedynie laptop i dobre połączenie z Internetem, można też zainstalować usługę VPN, która zapewni dostęp do zagranicznych witryn bez względu na blokadę krajową i dodatkową warstwę bezpieczeństwa. Po zakończeniu pracy zarówno freelancer jak i klient wystawiają sobie opinie – w miarę zbierania pozytywnych komentarzy, zarobki rosną.

Jak efektywnie zorganizować dzień pracy?

Najważniejszy krok to umiejętne przygotowanie miejsca pracy, zwłaszcza jeśli wybierzesz pracę o charakterze biurowym. Nie zawsze będzie możliwość przeznaczenia całego pokoju, ale powinien to być chociaż spokojny kącik. W przypadku starszych dzieci trzeba będzie wytłumaczyć im, że w tym konkretnym miejscu mama pracuje i nie można jej przeszkadzać kiedy tam przebywa. Powinno to być miejsce dobrze oświetlone, niedaleko od wtyczki do ładowania komputera.

Harmonogram zależeć zapewne będzie od wieku dziecka i specyfiki pracy. Najwygodniej – w miarę możliwości – ustalić stałe godziny i na ten czas zaplanować dziecku zajęcia. Twórz listy zadań i odhaczaj zrealizowane pozycje. Możesz skorzystać z dostępnych aplikacji mobilnych, które pomogą zorganizować home office.

LastPass to świetny generator i menedżer haseł – nie trzeba wymyślać długich i skomplikowanych haseł do każdej witryny – wystarczy zapamiętać jedno hasło główne, a system sam i bezpiecznie wprowadzi je w polu logowania. Alegra to aplikacja księgowa dla mikro i małych przedsiębiorstw, która bardzo pomaga w uporządkowaniu finansów, a Tasks organizuje dzień pracy pod kątem liczby zadań do wykonania. Trello pozwala na tworzenie wirtualnych notatek w formie tablic do zapamiętania oraz na dodawanie zdjęć i plików.

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: Canva

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:

Jak szukać pracy w czasie pandemii? 5 kroków

Koronawirus nagle zmienił rzeczywistość, niespodziewanie wiele z nas zostało zmuszonych do aktywnego poszukiwania nowej pracy. Warto podkreślić hasło - aktywnego, ponieważ wejście na popularny portal z ogłoszeniami od pracodawców i kliknięcie w przycisk aplikuj, dziś nie jest wystarczające. Jeszcze kilka miesięcy temu zdecydowanie byłoby to właściwe, dziś musimy zrobić coś więcej. Uwaga! Będzie to wymagało poświęcenia czasu oraz zaangażowania.
młoda kobieta siedzi przed ekranem monitora i szuka pracy

Jak szukać pracy w czasie pandemii?

Poniżej znajdziecie kilka wskazówek, dzięki którym staniecie się bardziej widoczne dla potencjalnych pracodawców, jednocześnie zwiększając swoje szanse na otrzymanie nowej, wymarzonej oferty pracy w tym trudnym czasie. Sytuacja ta wywołuje stres, ale zdecydowanie jest do opanowania.

1. Odwiedź co najmniej kilka miejsc publikujących oferty pracy

Przeanalizuj portale, które publikują ogłoszenia o pracę. Sprawdź, w jakich miejscach można znaleźć interesujące Cię oferty, nie skupiaj się wyłącznie na jednym czy dwóch portalach, które są wszystkim znane. Zajrzyj również na portale, które są skierowane do osób związanych z konkretnymi branżami np. HR, IT, TSL. Użytkownicy Linkedin mogą skorzystać z zakładki OFERTY PRACY, dostaniecie tu również propozycje ofert w oparciu o Wasz profil zawodowy.

Co więcej, agencje pracy często publikują ogłoszenia wyłącznie na swoich stronach, warto więc zajrzeć na te strony bezpośrednio. Twoja aktywność nie może się zakończyć na przesłaniu CV.

Przeczytaj także: Zawody po kryzysie – kto będzie miał pracę?

2. Pokaż, że jesteś zmotywowana – zbuduj relacje

Przesłałaś już CV? Świetnie! Teraz czas na nawiązanie kontaktu z przedstawicielami firm, do których aplikowałaś. Niemal 100% firm posiada swoje strony internetowe, dzięki czemu kontakt z nimi jest bardzo łatwy. Nic prostszego, niż wykonanie telefonu i po krótkim przedstawieniu dopytanie, czy CV dotarło lub po prostu czy proces jest w dalszym ciągu aktualny. Informacja na temat tego, czy rekrutacja jest prowadzona lub czy została wstrzymana jest bardzo ważna. Jeśli rzeczywiście tak będzie, skup się na miejscach, gdzie procesy są kontynuowane.

Jeśli nie jesteś fanką rozmów telefonicznych z nieznanymi osobami, sprawdź kontakt do osoby odpowiedzialnej za procesy rekrutacyjne i wyślij maila lub wiadomość poprzez Linkedin do osoby, która odpowiada za obszar związany z pozyskiwaniem talentów.

Co zyskasz kontaktując się bezpośrednio? Przede wszystkim zaprezentujesz się jako osoba zmotywowana i zdeterminowana, aby dołączyć właśnie do tej konkretnie, a nie innej przypadkowej organizacji. Nawet jeśli w tym momencie nie uda Ci się zdobyć wymarzonego stanowiska, zostawisz po sobie ślad w postaci pozytywnego wrażenia i zwiększysz szansę na kontakt w przyszłości. To bardzo częsta praktyka, aby powracać do kandydatów z wcześniejszych procesów, którzy wyróżnili się na tle innych osób.

Interesują Cię nasze propozycje dla rodziców?

Zapisz się do newslettera Mamo Pracuj i nie przegap żadnych nowości!

Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych na zasadach określonych w polityce prywatności. W każdej chwili zgodę możesz wycofać.

3. Znajdź interesujących Cię pracodawców i nawiąż z nimi kontakt

Jakie firmy z lokalnego rynku wydają Ci się szczególnie atrakcyjnymi pracodawcami? Uwielbiasz ich produkty? Jesteś przekonana, że świadczą usługi na wysokim poziomie? Twoi znajomi pracowali w tej firmie i rekomendują ją? Nic prostszego, wystarczy wziąć telefon i skontaktować się z nimi, nawet jeśli aktualnie nie znalazłaś w sieci informacji o otwartej rekrutacji. Przed rozmową zastanów się jaka jest Twoja motywacja, daj argumenty, pokaż dlaczego warto z Tobą kontynuować rozmowę. Kto wie może akurat szukają kogoś z kompetencjami podobnymi do tych które posiadasz!

Przeczytaj też: Rynek pracy w trakcie i po pandemii. Możliwe scenariusze, szanse i ryzyka

4. Rozwiń sieć kontaktów i odśwież znajomości

Poczta pantoflowa ma dużą moc, dlatego warto wśród rodziny, znajomych, byłych współpracowników podzielić się informacją, że aktualnie poszukujesz pracy. Koniecznie poproś, aby takie osoby dały Ci znać, jeśli zauważą nowe oferty w obszarze, który Cię interesuje.

Daj znać Twojej sieci kontaktów na Linkedin, jeśli zgodzą się udostępnić Twój post, będzie widoczny dla większej liczby osób. Wykorzystaj fakt, jeśli w przeszłości kontaktował się z Tobą jakikolwiek rekruter. Nawet jeśli nie byłaś zainteresowana zmianą pracy, odśwież kontakt i wróć do rekrutera z informacją, że to dobry moment, aby porozmawiać o ewentualnych zmianach.

5. Daj sobie czas na wybór najlepszej drogi rozwoju

Pozwól sobie na chwilę wytchnienia i zastanowienia. Postaraj się wyciągnąć wnioski i choć jeden pozytyw z zaistniałej sytuacji. Dokładnie przeanalizuj, w którym kierunku chcesz się rozwijać, jaka rola jest dla Ciebie najbardziej atrakcyjna. To dobry moment, aby zastanowić się nad rozwojem nowych czy dotychczas zdobytych umiejętności. Jeśli w przeszłości rozważałaś zmianę branży, to może jest to dobry moment, aby dołączyć do firm aktualnie prężnie działających. np. FMCG, IT, logistyka, branża medyczna czy budowlana.

Konsekwencje związane z pojawieniem się COVID-19 sprawiły, że kryzys pojawił się w wielu branżach. Nie jest to dobry moment, aby wysłać CV i czekać na kontakt. Zauważcie, że wiele osób może znajdować się w podobnym momencie i ich schemat działania będzie zgodny z zasadą “wysłać – czekać”. Wyjdźcie z inicjatywą, zróbcie coś ponad standard i uwierzcie w siebie, a na pewno zostaniecie zauważone na rynku pracy.

Życzę Wam powodzenia w poszukiwaniach Waszego wymarzonego miejsca pracy!

Przeczytaj też: Szukasz pracy? Sprawdź, jak zmienił się rynek zatrudnienia w okresie pandemii

Zdjęcie: 123 rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Psycholog biznesu, łącząca sprzedaż z rekrutacją. Obecnie pracuje w agencji doradztwa personalnego, jako konsultant 360, łącząc kandydatów z potencjalnymi pracodawcami. Jednocześnie wykorzystuje swoje doświadczenie zdobyte w sprzedaży powierzchni reklamowych. Prywatnie mama Maksia wierząca, że macierzyństwo i rozwój zawodowy to świetnie połączenie.
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie
Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×