Czego szukasz

W czym pomoże Ci Asana?

Działasz projektowo? Chcesz wiedzieć na jakim etapie pracy jest Twój zespół, również ten domowy? Pracujesz w zespole nad wspólnymi zadaniami? A może potrzebujesz wygodnej i mobilnej listy do odhaczania zrobionych rzeczy? Masz też dość kolorowych postitów i ciężkich notatników?

  • Anna Łabno - Kucharska - 05/09/2017
zespół pracowników pracuje wspólnie przy stole, widać komputer, tablety, laptop i dokumenty

Jak zaczęła się moja przygoda z Asaną?

To było już jakiś czas temu. W organizacji, w której pracuję rozpoczęliśmy realizację projektu w partnerstwie. Trzy różne organizacje. Z różną kulturą pracy i doświadczeniami. Ponad dziesięcioosobowy zespół, który w większości się nie znał. Ludzie pracujący w różnych porach dnia i wszyscy na niepełne etaty.

Mieliśmy wspólnie realizować różnorodne działania, które zazębiały się ze sobą zarówno merytorycznie, jak i czasowo. Spotkania zespołu raz w tygodniu i planowanie działań – jak się szybko okazało, to było stanowczo za mało. Potrzebowaliśmy narzędzia, które pomoże nam zarządzać projektem, do którego każdy ma łatwy dostęp. Każdy też może zobaczyć na jakim etapie jest dane działanie oraz kto i czym się aktualnie zajmuje.

W ręce wpadła nam Asana. Ok, nie wpadła. Została nam – zespołowi narzucona. I dobrze,  bo teraz nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez niej, ale przekonywanie się do tego narzędzia zajęło mi parę miesięcy.

Czym jest Asana?

To nie tylko pozycja do medytacji, to również proste i funkcjonalne (jak się później okazało 🙂 ) narzędzie do zarządzania projektami.
Asana bardzo dobrze sprawdza się w pracy zespołów. W wersji bezpłatnej możemy dodać 15 użytkowników. W wersji odpłatnej – ich liczba jest nieograniczona 🙂

Rejestracja i logowanie są banalnie proste. Zachęcam do spróbowania. A jak już to zrobicie oczom Waszym ukaże się okno główne, które jest podzielone na kilka obszarów. Po lewej stronie są projekty i osoby (kółeczka z ich inicjałami lub zdjęciami), które są w zespole. W środku aktualne projekty oraz lista zadań (tasków) dotycząca tego projektu. Powyżej belka z narzędziami i wyszukiwarka.

Film instruktażowy znajdziesz tu.

Taski, subtaski oraz inne sekcje

Do każdego z zadań można dodać podzadanie (nie używam dodawania pod podzadania, ale również jest taka opcja).
Można też dać opis tasku, komentarz, można go polubić, przypisać komuś z zespołu dane zadanie, a tym samym odpowiedzialność za nie. Można również prowadzić konwersację z członkami projektów. Bardzo lubię tę funkcję, bo pozwala uniknąć pisania dziesiątków maili.

Równie istotne jest dla mnie dodawanie terminów, w których mamy wykonać dane zadanie. Podpowiadają nam tutaj też kolory:

  • zielony kolor oznacza, że mamy coś zrobić dziś lub jutro,
  • szary, że mamy jeszcze trochę czasu na realizację danego działania,
  • czerwony oznacza, że deadline już za nami.

Oczywiście może być tak, że będą Cię irytować zadania, które wyświetlają się na „My Tasks-u” na czerwono. Jeśli jest ich bardzo, bardzo, bardzo dużo, to być może czas, żeby:

  1. zacząć delegować zadania,
  2. wybrać się na szkolenie dotyczące zarządzania sobą w czasie,
  3. zrewidować czy poszczególne działania rozpisane są odpowiednio.

Funkcjonalność i elastyczność

Niezwykle przydatne jest to, że zadania można dowolnie przesuwać w górę i w dół między sekcjami, które też możesz nazywać jak Ci wygodnie i w taki sposób, który jest zrozumiały dla całego zespołu. Jeśli task odhaczysz jako zrobiony ląduje on w Inbox-ie. Możesz go łatwo „od-klikać”- wraca on wtedy w to samo miejsce, z którego zniknął.

Bardzo porządkująca dla mnie jest zakładka „My Tasks”. Tam wpadają wszystkie zadania przypisane do Ciebie od innych członków zespołu lub te, które sama sobie wpiszesz w swoją listę. Wygodne jest to, że od razu przy zadaniu pojawia się tytuł projektu (to te po lewej stronie), którego jest częścią. Jeśli chcesz zobaczyć całą genezę pracy w danym projekcie, po prostu klikasz na niego i wszystko masz jak na dłoni.

Otwartość i jawność, ale … bez przesady

Projekty mogą być dostępne dla wszystkich. Wiąże się to z tym, że każdy z członków zespołu widzi je u siebie w „swojej” Asanie wraz z zadaniami i przypisanymi do nich osobami. Ogólnodostępne są też komentarze i konwersacje. Skraca to czas pracy i niweluje pytania dotyczące tego: na jakim etapie jesteście w danym miejscu projektu, czym się zajmujecie i co omawiacie.

Natomiast, jeśli potrzebujesz mieć swój własny projekt zawsze możesz kliknąć funkcję privacy. Wtedy widzisz go tylko Ty. Na twoim głównym oknie pojawia się on wtedy z ikonką kłódki.

W narzędziach jest dostępny również kalendarz, który pokazuje aktywność danego zespołu.

Asana – praca zespołu

Praca w Asanie ma sens, jeśli korzysta z niej cały zespół. Możecie wspólnie zapoznać się z różnymi filmikami, które krok po kroku przeprowadzą Was przez funkcjonalność tego narzędzia. Potem stworzyć sobie próbne projekty i zadania i …klikać, klikać, klikać.
Nie bój się – nic się nie stanie i nic nie wybuchnie. A jeśli okaże się, że jakieś zadanie „zniknie” to szybko odnajdziecie je w inboxie.

Asanę można zainstalować nie tylko na komputerze. Sprawdza się na tabletach i telefonach.

„Odklikiwanie” zadań, to dla mnie zdecydowanie najprzyjemniejsza część pracy w Asanie. Nie tylko oznacza to, że jakiś task jest za mną, ale w nagrodę przelatuje ekranie tęczowy jednorożec (na Twoim może to być inny stworek – w zależności od ustawień). A nie tylko dzieci lubią jednorożce 😉

Zdjęcie: 123rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Anna Łabno - Kucharska
Jestem mamą mądrej indywidualistki. Posiadam doświadczenie w koordynacji projektów, prowadzeniu szkoleń oraz doradztwa. Uwielbiam spędzać czas z rodziną, podróżować, czytać książki i celebrować picie kawy. W "wolnym" czasie wspieram osoby chore onkologicznie.
Podyskutuj

Spotkajmy się na Dniu Otwartym dla Mam w nowym biurze Franklin Templeton w Poznaniu

To już trzecie wspólne wydarzenie dla mam, przygotowane wspólnie z firmą Franklin Templeton z Poznania. Odczarujemy dla Was proces rekrutacji i podpowiemy jak się do niego przygotować. To także okazja, aby osobiście porozmawiać z pracownikami firmy, dowiedzieć się co sprawia, że po prostu lubią swoją pracę. Będziesz mogła skonsultować CV lub zweryfikować znajomość angielskiego, albo od razu wziąć udział w rekrutacji! Rekruterzy będą do Twojej dyspozycji. Spotkajmy się już 26 września. Zapisy trwają >>>
  • Agnieszka Kaczanowska - 10/09/2019
Zespół Franklin Templeton na spotkaniu

Spotkajmy się na Dniu Otwartym dla Mam w nowym biurze Franklin Templeton w Poznaniu już 26 września br.

Szukasz pracy i masz sporo pytań?

Potrzebujesz porozmawiać z rekruterem w luźnej i przyjaznej atmosferze?

Chcesz upewnić się, że Twój poziom znajomości języka angielskiego jest wystarczający do pracy w firmie takiej jak Franklin Templeton?

Zapraszamy! Nasze spotkania przygotowujemy właśnie po to, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

To także czas dla Ciebie, w którym możesz:

  • dowiedzieć się jak przygotować się do całego procesu rekrutacji w międzynarodowej firmie i jak taki proces przebiega,
  • ale też, jak zwiększyć swoje szanse znalezienia dobrej pracy,
  • możesz też skonsultować swoje CV,
  • zweryfikować znajomość języka angielskiego,
  • i od razu wziąć udział w akcji „speed recruitment” i sprawdzić się na rozmowie kwalifikacyjnej.

Czym jest speed recruitment?

To tzw. szybka rekrutacja; proces w trakcie, którego masz szansę porozmawiać z rekruterem, poznać jak to jest być na rozmowie, ale [i to najważniejsze] – rozmowie prowadzonej w luźnej atmosferze, trwającej ok. 20 minut, po której może okazać się, że otrzymasz propozycję przejścia do kolejnego etapu rekrutacji, a być może wskazówki nad czym jeszcze popracować, aby kolejna rozmowa przebiegła jeszcze lepiej.

Dwujęzyczny żłobek i przedszkole dla dzieci pracowników Franklin Tempelton prowadzony przez KIDS&Co.

Szczegóły spotkania:

Data: 26 września (czwartek)

Miejsce: biuro Franklin Templeton, Nowy Rynek, ul. Przemysłowa 3, Poznań

Czas trwania spotkania: 12:00 do 15:30

Ramowy program Dnia Otwartego dla Mam:

12:00 – Witamy w nowym biurze Franklin Templeton!

12:15 – Nie taka rekrutacja straszna jak ja malują – czyli rad kilka jak przejść pozytywnie proces rekrutacji w organizacji takiej jak Franklin Templeton  

13:30 – Grupy pracownicze – czym są i dlaczego pracownicy się w nie angażują – panel dyskusyjny z przedstawicielami grup: FT Parents, [email protected], [email protected] i [email protected]

14:30 – Poznajmy się – czas na networking podczas którego możesz:

  • wziąć udział w speed recruitment
  • skonsultować swoje cv i sprawdzić znajomość języka angielskiego
  • porozmawiać z reprezentantami firmy i działu HR
  • porozmawiać z zespołem Mamo Pracuj 😉
  • zobaczyć nowe biuro Franklin Templeton
  • spędzić z nami czas przy kawie!

Zapraszamy oczywiście mamy z dziećmi. Na dzieci będą czekały dwie animatorki i wolontariuszki. Liczba miejsc ograniczona.

Do zobaczenia!

Zapisz się już dziś >>>

Odwiedź profil Franklin Templeton w Bazie Pracodawców Przyjaznych Mamie >>>

A przed spotkaniem zachęcamy do przeczytania kilku inspirujących wywiadów z pracownikami firmy:

Kilka słów o firmie

Franklin Templeton Investments jest międzynarodową organizacją inwestycyjną, a zarazem liderem w zarządzaniu aktywami. Główna siedziba firmy zlokalizowana jest w San Mateo (Kalifornia, USA), a oddziały firmy znajdują się w ponad 30 krajach. Firma Franklin Templeton Investments świadczy usługi i rozwiązania inwestycyjne w ponad 150 państwach na całym świecie.

W Polsce firma ma swoje biura w dwóch lokalizacjach: w Poznaniu i Warszawie. W Poznaniu zatrudnionych jest prawie 800 osób. Franklin Templeton Investments jest firmą, w której aż 60% pracowników stanowią kobiety.

W związku z tym, że poznańskie biuro firmy cały czas się rozrasta, Franklin Templeton Investments nieustannie poszukuje nowych talentów do swojego zespołu. Oferuje możliwość rozwoju osobom, które dopiero zaczynają swoją karierę, jak i specjalistom oraz osobom z doświadczeniem w zarządzaniu zespołem.

Dlaczego swoją ofertę kieruje właśnie do mam? Gdyż z jednej strony ma świadomość, że mama posiada szereg kompetencji, które sprawiają, że jest świetnym pracownikiem. Z drugiej strony pewność, że praca i warunki, jakie może zaoferować, zapewnią bezpieczną i przyjazną pracę.

Zainteresowana?

Weź udział w Dniu Otwartym i dowiedz się jak dołączyć do firmy! Franklin Templeton poszukuje specjalistów z wielu dziedzin.

Pobierz bezpłatny bilet na Dzień Otwarty >>>>

Nie czekaj! Liczba miejsc ograniczona.

Zdjęcia: własność Franjlin Templeton

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Agnieszka Kaczanowska
Współzałożycielka mamopracuj.pl, od dziesięciu lat rozwija swoje umiejętności łączenia życia rodzinnego i zawodowego i nawet jej to wychodzi! Lubi wyzwania i cieszy ją kiedy pracodawcy znajdują świetnych pracowników. Mama wesołej trójki, żona i miłośniczka kotów. 

Ochrona danych osobowych przy zatrudnianiu?

Zatrudniając pracownika lub będąc zatrudnianym należy znać prawa dotyczące przestrzegania ochrony danych osobowych. Należy liczyć się z tym, że wejście w życie RODO zaostrzyło bardzo przepisy w tym zakresie. Co więcej, ich nieprzestrzeganie jest obwarowane poważnymi konsekwencjami, do których należą kary finansowe.
  • Izabela Kaźmierczak-Kamiennik - 09/09/2019
młode kobiety pracują ze sobą

Ochrona danych osobowych przy zatrudnianiu. O czym musi pamiętać pracodawca?

Pracodawca, który przetwarza dane osobowe pracownika, staje się także administratorem tych danych. Przede wszystkim należy podkreślić, że jeżeli pracodawca ma oddelegowanych pracowników, którzy zajmują się przetwarzaniem danych osobowych, powinni oni posiadać do tego stosowne upoważnienie. I nie wystarczy samo stwierdzenie, że pracownik zostaje upoważniony. Powinno ono zawierać zakres upoważnienia do przetwarzania danych. Ponadto należy także prowadzić ewidencje osób, które zajmują się przetwarzaniem danych osobowych, na podstawie udzielonego upoważnienia.

Jakie dane przetwarza pracodawca?

Na podstawie art. 221.§ 1 Kodeksu pracy, pracodawca może żądać od kandydata na pracownika:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku –rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia w kwestionariuszu osobowym lub w inny sposób. Aby móc przetwarzać wyże wymienione dane, pracodawca musi posiadać bezwzględnie naszą zgodę. A więc, musi uzyskać od nas pisemne pozwolenie. Bez tego, nie mam mowy o legalnym przetwarzaniu danych osobowych. Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformować o istotnych faktach, takich jak:

  • danych kontaktowych inspektora ochrony danych (o ile go wyznaczył),
  • celu przetwarzania danych oraz podstawie prawnej przetwarzania,
  • znanych mu w chwili gromadzenia danych odbiorcach danych (rozumianych szeroko) lub ich kategoriach,
  • zamiarze transgranicznego przetwarzania danych (o ile taki istnieje),
  • okresie, przez który dane będą przetwarzane bądź kryteriach ustalania tego okresu,
  • przysługujących jej prawach do żądania dostępu do danych, w tym otrzymania ich kopii, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania,
  • prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (jeżeli dane są zbierane na podstawie zgody),
  • prawie wniesienia skargi do Prezesa UODO,
  • dobrowolności lub obowiązku podania danych i konsekwencjach ich niepodania.

Jak długo pracodawca może przechowywać nasze dane?

Okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Z reguły przyjmuje się, że po zakończonym procesie rekrutacji i po podpisaniu z pracownikiem umowy, pracodawca, czyli administrator dokonuje trwałego zniszczenia danych, które posiada w związku z rekrutacją. Przechowywanie ich i dalsza archiwizacja, musi być podyktowana ważnymi powodami. Pracownik powinien zostać o tym powiadomiony, a pracodawca powinien uargumentować dalszą potrzebę przechowywania tych danych.

Niedopuszczalne jest przetwarzanie danych tylko w celu zabezpieczenia się przed ewentualnym przyszłym i niepewnym roszczeniem osoby, której dotyczą. W toku rekrutacji nie powstaje żaden stosunek zobowiązaniowy pomiędzy kandydatem do pracy, a pracodawcą. Brak jest dokonania wzajemnych rozliczeń lub możliwości zarzucenia drugiej stronie niewykonania umowy lub nieprawidłowego jej wykonania.

Za każdym razem zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Bardzo często dochodzi do tego, że pracodawca w czasie trwania zatrudnienia, będzie potrzebować naszych danych, aby móc je udostępnić na zewnątrz, np. kierując na szkolenie. W każdej takiej sytuacji pracodawca musi mieć podstawę prawną zarówno do udostępnienia danych pracownika, jak i żądania ich od innego podmiotu.

Jakich danych pracodawca nie może przetwarzać?

Pracodawca nie może żądać od kandydata danych wykraczających poza zakres, który został wskazany w przepisach prawa, np.:

  • orientacji seksualnej,
  • wyznaniu,
  • poglądach politycznych,
  • poglądach religijnych,
  • zamiarach związanych z planowaniem rodziny,
  • stanie cywilnym.

Dane takie nie mają żadnego związku z zatrudnieniem, a co więcej, mogą prowadzić do dyskryminacji potencjalnego kandydata. Posiadanie takich danych w żaden sposób nie świadczy o posiadanych przez kandydata kompetencjach czy umiejętnościach. Są jego osobistą sprawą, której nie ma obowiązku ujawniać.

Podsumowanie

Starając się o nowe stanowisko pracy, powinniśmy wiedzieć jakie dane osobowe możemy podać i jakich będzie wymagać od nas potencjalny pracodawca. Przekroczenie uprawnień do przetwarzania danych osobowych oraz podanie przez nas ich w nadmiarze, może prowadzić do przykrych dla nas konsekwencji. Dane, które trafią w ręce osób nieodpowiednich mogą zostać gromadzone w miejscach do tego nieprzeznaczonych, bez naszej wiedzy i zgody.

Zdjęcie: 123 rf

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Izabela Kaźmierczak-Kamiennik
Prawnik, wolontariusz w fundacji Prawo dla mam. Ukończyłam kurs zdobywając tytuł Specjalisty ds kadr i płac. Prawo pracy to moja pasja. Moim celem jest pomoc ludziom w jego rozumieniu. Swoje bogate doświadczenie zdobyłam pracując przez kilka ostatnich lat w kancelariach radcowskich i komorniczych. Moim największym marzeniem jest prowadzenie własnego biznesu w zakresie prawa pracy i ochrony danych osobowych. Otwarcie własnej działalności gospodarczej pomoże mi łączyć macierzyństwo z rozwojem osobistym i zawodowym. Tak na co dzień, kiedy znajduję chwilę dla siebie, jestem pasjonatką czytania książek oraz biegania. Prywatnie jestem żoną Tomasza, mamą Bartusia i maluszka w brzuchu :)
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie

Może Cię zainteresować także:

Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail