Urlop szkoleniowy – dla kogo i na jakich warunkach?

Czym jest podnoszenie kwalifikacji zawodowych?

Kodeks pracy bardzo szeroko definiuje pojęcie „podnoszenia kwalifikacji zawodowych” – jest to każde zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika. Podnoszeniem kwalifikacji zawodowych jest więc uczestniczenie w specjalistycznym szkoleniu branżowym, ale także w kursie językowym, treningu umiejętności miękkich, czy studiach podyplomowych. Co istotne – nie jest wymagane, aby przedmiot kursu czy szkolenia albo kierunek studiów pozostawały w ścisłym związku ze stanowiskiem pracy danego pracownika.

Teoretycznie nie ma więc przeszkód, aby zatrudniony kierownik działu HR podnosił swoje kwalifikacje zawodowe poprzez np. uczestniczenie w kursie języka węgierskiego, z którym nie ma żadnego do czynienia w pracy i traktuje naukę stricte hobbystycznie. Zasadą jest, że pracownikowi, który podnosi swoje kwalifikacje zawodowe, przysługuje płatny urlop szkoleniowy oraz płatne zwolnienie z pracy na czas dojazdu w celu uczestniczenia w zajęciach szkoleniowych i na czas ich trwania. Jednak od tej reguły są wyjątki – nie w każdym wypadku pracownik uzyska płatne zwolnienie czy urlop.

Inicjatywa lub zgoda pracodawcy warunkiem płatnego urlopu szkoleniowego

Zgodnie z Kodeksem pracy warunkiem uzyskania płatnego urlopu szkoleniowego i płatnego zwolnienia z pracy jest zgoda pracodawcy na uczestniczenie przez pracownika w danym kursie czy szkoleniu lub odbywanie kursu czy szkolenia z inicjatywy pracodawcy. Takie uregulowanie ma gwarantować realizowanie przez pracowników w czasie pracy tylko takich szkoleń, kursów czy studiów, które wprost przekładają się na wzrost ich wartości jako pracowników danej firmy. Trudno bowiem wymagać od pracodawcy, aby akceptował każdą formę szkolenia się pracowników, w każdym czasie i w każdej dziedzinie, bez względu na zajmowane przez pracownika stanowisko i aktualne potrzeby firmy.

Dodatkowe świadczenia dla pracownika – możliwość, ale nie obowiązek

Płatny urlop szkoleniowy i płatne zwolnienie z pracy to podstawowe prawa pracownika, który podnosi swoje kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy lub z jego inicjatywy. Niemniej jednak, przepisy przewidują możliwość przyznania pracownikowi dalej idących korzyści. Pracodawca może więc pokryć w części lub w całości czesne za studia pracownika, uiścić za niego opłaty za egzamin, czy zrefundować zakup materiałów dydaktycznych. Przyznanie takich świadczeń zależy jednak wyłącznie od woli pracodawcy. Zatem mogą zdarzyć się sytuacje, że pracodawca zgodzi się na podjęcie przez pracownika np. studiów podyplomowych czy zaocznych, ale jednocześnie nie wyrazi woli dofinansowania czesnego, dojazdów, wyżywienia czy zakwaterowania pracownika w miejscu odbywania się zajęć.

Ryzyko zwrotu dodatkowych świadczeń przez pracownika

Dodatkowe świadczenia (np. dofinansowanie czesnego) są pewnego rodzaju bonusem dla pracownika. Tym większym, że nie podlegają opodatkowaniu PIT. Z tego jednak względu konsekwencje nielojalnego lub nieuczciwego zachowania szkolącego się pracownika są dotkliwe. Jeżeli bowiem pracownik bez podania uzasadnionej przyczyny zrezygnuje nagle z podnoszenia kwalifikacji zawodowych w toku trwania kursu czy studiów albo zostanie dyscyplinarnie zwolniony z pracy przez pracodawcę z winy pracownika lub też w toku szkolenia lub kursu wypowie umowę o pracę z innej przyczyny niż mobbing (lub bez przyczyny), będzie musiał zwrócić pracodawcy wszystkie otrzymane świadczenia dodatkowe.

Umowa pomiędzy pracownikiem a pracodawcą

Kodeks pracy nie wymaga szczególnej formy dla zgody pracodawcy na odbycie przez pracownika szkolenia, kursu, czy podjęcie studiów. Taka zgoda może zatem przyjąć formę zgody dorozumianej (która będzie się wyrażała np. poprzez brak sprzeciwu wobec wcześniejszych wyjść pracownika z pracy i wypłatę wynagrodzenia za czas nieobecności pracownika z powodu konieczności dojazdu na obowiązkowe zajęcia).

Jednakże mogą się zdarzyć sytuacje, że dane szkolenie czy studia, w których uczestniczy pracownik, będą kosztowne (a pracodawca będzie w tych kosztach partycypował) lub będą się wiązały z częstymi nieobecnościami pracownika w firmie. W takiej sytuacji pracodawca będzie chciał uzyskać gwarancję, że pracownik nie odejdzie z firmy zaraz po zakończeniu kursu, szkolenia, czy studiów.

Kodeks pracy dopuszcza więc możliwość zawarcia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą pisemnej umowy, w której ustalone zostaną prawa i obowiązki każdej ze stron, związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Na podstawie takiej umowy pracodawca może zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu u pracodawcy przez okres np. 3 lat od momentu zakończenia szkolenia czy studiów.

Brak zgody pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika

Jakimi możliwościami dysponuje pracownik, który chce podnosić swoje kwalifikacje zawodowe, ale pracodawca nie wyraża na to zgody? Teoretycznie, pracownikowi pozostaje urlop bezpłatny i zwolnienie z części lub całego dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Na urlop bezpłatny pracodawca jednak także musi wyrazić zgodę i nie ma obowiązku go udzielić – wtedy powstaje konflikt pomiędzy prawami pracownika a obowiązkami pracodawcy. Mam jednak nadzieję, że są to sytuacje marginalne i większość pracodawców w Polsce wspiera pracowników w ich dążeniach do podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Zdjęcie: 123 rf