Obowiązki pracodawcy – co musisz wiedzieć zatrudniając swojego pierwszego pracownika?

Potrzeba założenia własnej firmy wynika oczywiście z chęci pozostania z dzieckiem w domu oraz świadomości, że praca zawodowa kobiety to również jej wkład w  domowy budżet. Młoda i zdeterminowana mama, potrafi zorganizować się o wiele lepiej niż kilkunastoletni pracownik. Przy dziecku nie ma taryfy ulgowej i odkładania „na jutro”. Trzeba być gotowym tu i teraz i dać z siebie 120%. Szkoła życia, którą przechodzi każda świeżo upieczona matka, procentuje w postaci nabycia nowych umiejętności, które doskonale sprawdzą się w roli pracownika.

Jednakże powrót do pracy, czy stawianie od podstaw swojej firmy, bywa o wiele cięższe przy małym dziecku. Trzeba na nowo zorganizować sobie system pracy, wyznaczyć priorytety, zostać mistrzynią planowania i gospodarowania czasem. W związku z tym, młoda mama może postanowić, że w rozwoju swojej firmy, nie chce działać w pojedynkę. Może także postanowić, że początkowo będzie jej potrzebne wsparcie i współpracownik.

Co powinnaś wiedzieć, zanim zdecydujesz się zatrudnić pracownika?

Poza poznaniem drugiej osoby, zapoznania się z jej CV, młoda mama jako przyszły pracodawca powinna znać wszystkie prawa, obowiązki i możliwości jakie jej przysługują.

Księgowość

Dotacje, „mały ZUS” czy „skarbówka”, to hasła, które staną się za chwilę rzeczywistością. Na początku drogi z własnym biznesem, trzeba odrobić porządnie pracę domową i zaprzyjaźnić się z przepisami i regulacjami prawnymi, których jest więcej niż by się wydawało. Warto więc, już na początku pomyśleć o fachowej pomocy z zakresu księgowości. Zwłaszcza, że do rozliczeń będzie więcej niż jedna osoba. Dla profesjonalnej księgowej, to chleb powszedni, a dla młodej mamy zrzucenie dużego bagażu obowiązków i dylematów. Takie rozwiązanie, ułatwi życie i pozwoli spać spokojnie z myślą, że ktoś inny czuwa nad prawidłowością rozliczeń.

Jaka umowa?

W tym miejscu, kobieta powinna się zastanowić co chce zaproponować przyszłemu pracownikowi. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim to, na jaki okres pracownik ma być zatrudniony. Czy ma to być tylko krótka pomoc czy raczej długofalowa współpraca? Czy przede wszystkim ma to być pracownik czy może współpracownik? Wbrew pozorom, nie musi to oznaczać tylko i wyłącznie umowy o pracę. Jakiego więc rodzaju umowy, ma do wyboru przedsiębiorcza mama?

1) umowa o pracę
2) umowa o dzieło
3) umowa zlecenie
4) umowa o współpracę

Z jakimi obowiązkami wiążą się te umowy?

1) umowa o pracę – zgodne oświadczenie stron zawierane na piśmie. Jej specyfikę, reguluje Kodeks pracy. W swojej budowie zawiera elementy, które bezwzględnie muszą się w niej znaleźć. Są to:

• rodzaj umowy (okres próbny, czas określony i nieokreślony),
• rodzaj pracy,
• czas pracy (dobowa i tygodniowa norma czasu pracy, ilość urlopu),
• miejsce pracy,
• wynagrodzenie (częstotliwość wypłat, informacja o formie wypłaty -na konto/do ręki),
• okres wypowiedzenia (od 3 dni do 3 miesięcy).

Dodatkowo należy liczyć się z następującymi obowiązkami:

• prowadzenia akt osobowych pracownika,
• zabezpieczeniem tych akt (odpowiednia szafa, przed dostępem dla osób trzecich),
• zgłoszenia pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
• odprowadzania za pracownika obowiązkowych składek ZUS,
• opłacania zaliczki na podatek dochodowy,
• ustawa określa minimalne wynagrodzenie (w 2019 roku 2250,00zł brutto),
• poinformowania w jaki sposób pracownik będzie potwierdzać przybycie do pracy,
• prowadzenia ewidencji czasu pracy,
• skierowaniem pracownika na badania lekarskie,
• skierowaniem pracownika na przeprowadzenie szkolenia BHP.

Poza wymienionymi punktami, należy pamiętać, że umowa o pracę to bardzo specyficzny stosunek prawny. Kiedy zdecydujemy się na tą formę, to druga strona nabędzie prawa pracownicze, a więc będzie mogła korzystać z urlopu wypoczynkowego, uprawnień rodzicielskich czy zwolnienia chorobowego. Tylko w uzasadnionych przypadkach, będzie można kogoś zwolnić z dnia na dzień czy odmówić udzielenia urlopu. Jednakże ma to też pozytywne strony. W końcu to przedsiębiorcza mama staje się pracodawcą i również nabiera stosownych uprawnień z tym związanych. Dodatkowo zatrudniony pracownik ma swoiste poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji. W związku z tym obie strony mogą liczyć na rzetelność i uczciwość tej drugiej strony.

2) umowa o dzieło – czym się charakteryzuje?

• reguluje ją Kodeks cywilny,
• wynagrodzenie można określić przez stawkę godzinową, jak i ryczałtowo,
• brak obowiązku odprowadzania składek zus-owskich,
• obowiązek opłacania podatku,
• można zawrzeć kary umowne,
• wykonawca ma możliwość powierzenia wykonania umowy osobie trzeciej.

3) umowa zlecenie:

• doskonała alternatywa dla współpracujących ze sobą osób, którym nie po drodze do zawiązania umowy o pracę,
• regulowana przez Kodeks cywilny,
• w 2019 r. minimalna stawka godzinowa przy tego typu umowie wynosi 14,70 zł brutto,
• zlecający jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy,
• nakłada obowiązek zgłoszenia do składek ZUS, poza składką chorobową, która jest dobrowolna – zwolnienie z tego obowiązku może nastąpić jedynie w sytuacji, kiedy przyjmujący zlecenie posiada inne tytuły do ubezpieczenia, których kwota jest równa lub wyższa niż minimalna krajowa,
• wykonawca ma możliwość powierzenia wykonania umowy osobie trzeciej,
• swoboda przy ustaleniach dotyczących możliwych rozwiązań umowy,
• po wykonaniu przedmiotu umowy, zleceniobiorca powinien przedstawić raport końcowy.

4) umowa o współpracę:

• również regulowana przez Kodeks cywilny,
• należy jasno określić strony umowy,
• należy także zaznaczyć, czy umowa jest zawierana z osobą fizyczną czy przedsiębiorcą,
• strony wspólnie określają zasady ich współpracy,
• powinno się określić również formę usługi jaka ma zostać wykonana,
• jest dobrą gwarancją solidnej współpracy,
• wytyczne i zakres działania, mogą być załącznikiem do umowy,
• w przypadku tej umowy rozliczenia powinny być dokonane poprzez faktury.

Kiedy młoda przedsiębiorcza mama, ustali już z przyszłym współpracownikiem, rodzaj umowy, powinna wiedzieć o kilku innych istotnych aspektach bycia pracodawcą.

Dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy

Dane osobowe są niezbędne, aby móc podpisać umowę i rozpocząć współpracę. Ale nie tylko. Stanowią one zabezpieczenie dla obu stron. W razie niewywiązania się z postanowień umowy, dane wynikające z umowy staną się niezbędne, aby móc walczyć o swoje prawa, np. przed sądem.

Ochrona danych osobowych

W dobie RODO szczególnie należy zwrócić uwagę na kwestię ochrony danych osobowych. Bezwzględnie należy zadbać o poinformowanie pracownika lub współpracownika o tym, że jego dane osobowe będą przetwarzane, celem podjęcia współpracy czy zatrudnienia. Przedsiębiorcza mama powinna poinformować o tym na piśmie, wskazując jednocześnie jakie dane będą przetwarzane i przez jaki okres. Powinna również wiedzieć, że jednocześnie staje się administratorem danych osobowych i osobą odpowiedzialną za ich przetwarzanie.

Rozliczenia

Kolejna kwestia, o której należy pamiętać i ustalić ją wcześniej. W zależności od rodzaju umowy, rozliczenia między stronami mogą być dokonywane w formie przelewu na rachunek bankowy lub wypłaty „do ręki”. Niemniej jednak, w umowie powinno się ustalić, czy wypłata wynagrodzenia nastąpi po przedstawieniu przez drugą stronę rachunku/faktury czy też na podstawie prowadzonej ewidencji czasu pracy.

Prawa autorskie

Jeżeli młoda mama wpada na jakiś genialny pomysł – np. kurs online o tematyce, której jeszcze nie było dotąd na rynku, buduje swój projekt od podstaw, sama go doskonali i chce zatrudnić pracownika celem rozbudowania swojej marki, powinna zabezpieczyć również swoje prawa autorskie. Odpowiednia klauzula zawarta w umowie zabezpieczy ją przed niechcianym kopiowaniem. Druga strona będzie upoważniona do korzystania z marki, jednakże prawa do niej pozostaną nadal w rękach twórcy – czyli zatrudniającej mamy.

Podsumowanie

Podsumowując, przed zatrudnieniem odpowiedniego kandydata, należy dokładnie poznać prawa jakie nabędzie po podpisaniu umowy. Dokonać ustaleń, tak aby nie być później zaskoczoną czy rozczarowaną. Bycie pracodawcą to nie tylko prestiż, to jeszcze cięższa praca niż bycie zwykłym pracownikiem. Trzeba jednocześnie wejść w buty szefa, kadrowej, księgowej czy prawnika.

Jednakże odrobienie pierwszej pracy domowej w postaci zaznajomienia się z Kodeksem pracy czy Kodeksem cywilnym, nie tylko da gwarancję, ale także poczucie bezpieczeństwa dla młodej przedsiębiorczej mamy. Będzie wiedzieć jakie prawa i obowiązki leżą po obu stronach, jak nie dać się oszukać czy też, gdzie szukać fachowej pomocy.

Niemniej jednak kobiety są jednymi z najlepszych przedsiębiorców. Są ambitne, wiedzą czego chcą, z całą determinacją dążą do spełnienia swoich planów zawodowych, a bycie matkami, dodatkowo je motywuje do jeszcze większego polepszania swoich umiejętności.

Zdjęcie: 123 rf