Skuteczne zarządzanie czasem – jak nie zwariować?

Wskazówki

Otóż istnieje kilka skutecznych sposobów na zapanowanie nad biegnącym czasem, na taką organizację swojego dnia, aby wszystkie założone przez nas zadania zostały wykonane.

1. Zacznij od sprecyzowania celu. Działanie na oślep nie jest tu korzystne. Jasne określenie celu, czy to krótkoterminowego, czy nadrzędnego, jest głównym wyznacznikiem w tym procesie.  Twój cel powinien być szczegółowy, konkretny, określony w czasie, powinieneś wiedzieć, jakie narzędzia czy umiejętności będą Ci tu potrzebne.

2. Przeanalizuj szczegółowo jeden standardowy dzień z Twojego życia. Możesz tu wykorzystać diagram kołowy, podzielony na 24 godziny. Graficzne przedstawienie dnia może bardzo pomóc – uświadomi Ci, na co tak naprawdę poświęcasz swój cenny czas.

3. Podziel czynności wykonywane podczas dnia na: ważne i pilne, nieważne i pilne, niepilne i ważne oraz niepilne i nieważne. Teraz zobaczysz, jak z tej perspektywy wygląda Twój dzień.

4. Zadania niepilne i nieważne usuń z Twojego grafiku, tym sposobem zaoszczędzisz trochę czasu.

5. Najważniejsze jest, by mieć świadomość pewnych rzeczy, spraw i sytuacji. Gdy już to wszystko wiemy, możemy rozpocząć proces zmiany.

6. Uporządkuj swoją przestrzeń. Posprzątaj biurko, pokój, mieszkanie. Utrzymując ład, szybciej znajdziesz potrzebne Ci rzeczy, nie marnując przy tym czasu.

7. Zapisuj ważne zadania do wykonania – kup kalendarz, organizer, używaj tego typu aplikacji w telefonie lub komputerze. Dzięki temu o niczym nie zapomnisz. Często sprawdza się też system „kolorowych karteczek” przyklejanych gdzieś przy biurku.

8. Postaraj się ustalić harmonogram dnia. Wykonując określone czynności w tych samych godzinach, stanie się to dla Ciebie rytuałem, pozwalającym na oszczędność w czasie. Trzymaj się ustalonych godzin i terminów.

9. Nie pozwalaj, aby przeszkadzano Ci podczas ważnej pracy. Każdy telefon, rozmowa, która przerywa wykonywanie danego zadania powoduje dekoncentrację, a powrót do skupienia się na zadaniu „kradnie” czas.

10. W trakcie pracy zaplanuj przerwy. Zmęczenie powoduje obniżenie efektywności wykonania konkretnej czynności. Lepiej przerwać na chwilę pracę niż starać się utrzymać uwagę w ryzach, kosztem utraty energii.

11. Zadania, które wymagają dużego nakładu sił, są dla Ciebie nieprzyjemne lub trudne powinny być wykonane w pierwszej kolejności. Odkładanie ich w czasie powoduje frustrację, czasem stres, a to nie wpływa korzystnie na oszczędność czasu.

Co nam przeszkadza?

Zastanówmy się zatem, co też możemy zaliczyć do złodziei czasu…

1. Internet – w formie przerwy od pracy wpływa na Ciebie bardzo dobrze. Chwila oddechu przy ulubionych stronach działać może korzystnie. Jednak, gdy 15 minut przeradza się w dwie godziny… tu należy się już zastanowić. Panuj nad czasem spędzanym przy bezproduktywnym przeglądaniu ulubionych stron.

2. Telefon – racjonalnie wykorzystywany do kontaktu ze światem – owszem. Długie rozmowy z przyjaciółkami – już niekoniecznie. Lepiej spotkać się w cztery oczy. Nie tracisz czasu, a relacja jest głębsza.

3. Niepełne informacje – niedoinformowanie, brak pewnych danych, niejasne zadania  przedłużają czas Twojej pracy. Nie krępuj się, dopytać, jeśli czegoś nie rozumiesz. Masz prawo nie wiedzieć wszystkiego.

4. Brak umiejętności mówienia „nie” – czasami musisz odmówić. Nie możesz uszczęśliwiać całego świata wokół siebie. Możesz być zmęczona lub zwyczajnie nie mieć ochoty lub czasu, by coś dla kogoś zrobić. Masz do tego pełne prawo.

Stosując się do tych kilkunastu zasad, powinnaś efektywniej wykorzystywać swój czas. Postaraj się wprowadzać je w życie powoli. Rewolucja nie jest tu wskazana. Zbyt poważne zmiany mogą być trudne do wprowadzenia i utrzymania. Zacznij od jednej lub dwóch porad, kolejno powoli wprowadzaj w życie następne. A już po kilku miesiącach zauważysz poprawę!