Czego szukasz

Podpis elektroniczny ułatwia życie i prowadzenie biznesu – 5 powodów, dla których warto go mieć

Okres pandemii wymaga od nas dostosowania się do nowych okoliczności. Załatwianie prywatnych spraw urzędowych czy obrót dokumentów w firmie zdecydowanie usprawnia posiadanie podpisu elektronicznego. Wystarczy kliknięcie zamiast stania w urzędzie czy wysyłki dokumentów kurierem. Wśród kilku opcji dostępnych na rynku do wyboru mamy m.in. kwalifikowany podpis elektroniczny, który ma najbardziej wszechstronne zastosowanie. Sprawdź, kiedy będzie Ci potrzebny i jak go uzyskać?

pracująca kobieta, patrząca w ekran laptopa

Do czego służy podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny pozwala nam na wykonywanie wielu operacji bez wychodzenia z domu. Warto jednak wiedzieć, że kobiety prowadzące biznes mogą korzystać z bezpłatnego i komercyjnego e-podpisu. Ten pierwszy to Profil Zaufany, tak zwany podpis dla każdego obywatela, służy on jedynie do kontaktów z urzędami, posiada duże ograniczenia w użyciu i można go stosować jedynie na terytorium Polski. Dlatego nie sprawdza się np. w przypadku zawierania umów cywilno-prawnych na odległość. Tutaj większe pole do popisu ma kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym. Co daje?

Jeśli jeszcze nie wiesz, do czego służy podpis elektroniczny kwalifikowany, możesz być pewna, że ma on znacznie szersze spectrum zastosowań. Używając podpisu kwalifikowanego, możesz załatwić sprawy urzędowe, sprawy biznesowe oraz szereg spraw prywatnych, np. związanych ze świadczeniami rodzinnymi.

Stosując kwalifikowany e-podpis, będziesz w stanie załatwić wszystkie sprawy elektroniczne, także te, do których używane są bezpłatne e-podpisy. Na korzyść podpisu kwalifikowanego przemawia również prostota w użyciu, co jest ważne dla każdej zapracowanej kobiety, która musi radzić sobie z wieloma sprawami każdego dnia.

Oto, w jakich aspektach czysto biznesowych pomoże ci podpis kwalifikowany:

1. Zawieranie umów cywilno-prawnych

Podpisem kwalifikowanym posłużysz się na terenie całej Unii Europejskiej, ponieważ kwestie te reguluje unijne prawo. Będzie to niezwykle pomocne, jeśli w swojej firmie stawiasz na klientów zagranicznych.

2. Podpisywanie wszystkich typów dokumentów

E-podpis kwalifikowany będzie przydatny chociażby przy podpisywaniu faktur czy pełnomocnictw. Musisz pamiętać, że ma on taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Dokument podpisywany w ten sposób będzie akceptowany praktycznie wszędzie.

3. Rozwój zdalnego trybu pracy

Okres pandemii koronawirusa Covid-19 wymaga od wielu przedsiębiorców większej elastyczności. Dzięki podpisowi kwalifikowanemu możesz zarządzać firmą z dowolnego miejsca na świecie – wystarczy, że będziesz miała dostęp do Internetu. Możesz np. sprawnie podpisywać nowe umowy o pracę lub współpracę niezależnie od tego, w jakiej branży działa twoja firma.

4. Generowanie oszczędności

Regularne posługiwanie się e-podpisem kwalifikowanym znacznie zmniejsza koszty utrzymania biura i obiegu dokumentów w firmie. Chociaż taki e-podpis to produkt komercyjny, jego wdrożenie to koszt ok. 300 zł na 2 lata. Oznacza to, że średni miesięczny wydatek nie przekracza 13 złotych, czyli tyle, ile wynosi koszt jednej przesyłki kurierskiej.

5. Budowanie ekologicznego wizerunku firmy

Posługiwanie się e-dokumentami i rezygnacja z obrotu dokumentami papierowymi sprawia, że Twoja firma buduje wizerunek nowoczesnego przedsiębiorstwa. W ten sposób pokazujesz swoim kontrahentom, że twoja firma nie jest na bakier z nowymi technologiami. Dodatkowo zachowany zostaje aspekt ekologiczności. Firma, która ogranicza zużycie papieru, to firma, która myśli o przyszłości naszej planety.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowane podpisy elektroniczne wydawane są w specjalnych centrach certyfikujących, które podlegają kontroli Ministerstwa Cyfryzacji i Narodowego Centrum Certyfikacji. Aby uzyskać kwalifikowany e-podpis, należy więc podpisać umowę z dostawcą takich usług.

Ważnym aspektem uzyskania tej usług jest weryfikacja tożsamości, dlatego w celu otrzymania kwalifikowanego e-podpisu trzeba udać się najczęściej do siedziby firmy, jej oddziału lub współpracującego punktu partnerskiego. Niezbędny będzie oczywiście dowód osobisty jako potwierdzenie naszej osoby.

Każdy dostawca ma swój własny sposób wdrażania podpisów kwalifikowanych, Centrum Certyfikacji EuroCert oferuje uzyskanie podpisu w 15 minut w jednym z 300 punktów partnerskich na terenie całego kraju. W przypadku, kiedy nie możesz przyjść osobiście, kwalifikowany podpis elektroniczny może zostać dostarczony pod drzwi mieszkania lub biura, wystarczy umówić się na spotkanie z przedstawicielem firmy.

A co jeśli nie przebywasz w Polsce? W tym przypadku kwalifikowany podpis elektroniczny może zostać wystawiony na odległość, jedynym wymogiem aby uzyskać do niego dostęp jest uzyskanie poświadczenia danych osobowych u dowolnego, lokalnego notariusza z kraju, w którym aktualnie się znajdujesz.

Elektroniczny podpis kwalifikowany – korzyści dla kobiet i ich rodzin

Posiadanie podpisu elektronicznego bez wątpienia ma wpływ na wiele aspektów życia kobiet, również prywatnego. Wśród korzyści, jakie płyną ze sprawnego posługiwania się kwalifikowanym e-podpisem, można dodatkowo wymienić:

Oszczędność czasu

Podpisując dokumenty elektronicznie, możesz to robić bezpośrednio z domu i przesyłać je elektronicznie, bez konieczności korzystania z usług poczty czy firm kurierskich. Pozwala to na efektywniejszą pracę i przeznaczenie większej ilości czasu rodzinie i dzieciom.

Sprawne zarządzanie sprawami prywatnymi

Ponieważ podpis kwalifikowany może być używany również do załatwiania spraw obywatelskich, bez problemu wykorzystasz go podczas logowania chociażby do platformy ePUAP. Z jego pomocą złożysz m.in. wniosek o dowód dla siebie lub dziecka, uzyskasz odpisy aktów z Urzędu Stanu Cywilnego czy złożysz wnioski on-line o świadczenia rodzinne – np. 500+.

Wsparcie dla pracujących mam

Nowoczesność w biznesie polega obecnie w dużej mierze na skutecznym zarządzaniu zadaniami. Szczególnie dobrze wiedzą to kobiety, które łączą rolę mamy z rolą właściciela firmy. W tym zakresie kwalifikowany podpis elektroniczny sprawia, że kobiety zyskują więcej elastyczności w tzw. dopinaniu codziennych spraw. A elastyczność to jeszcze większą niezależność.

Dla wszystkich czytelniczek portalu Mamo Pracuj, Centrum Certyfikacji EuroCert przygotowało specjalny rabat na zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Aby skorzystać z rabatu – zamów podpis on-line lub skontaktuj się -bezpośrednio z autorem artykułu – Adamem Furtakiem – tel. 790 216 959. [email protected]

Zdjęcie tytułowe: 123rf.com

Artykuł powstał we współpracy z partnerem portalu.

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Menadżer ds. kluczowych klientów EuroCert. Prywatnie spełniający się w nowej roli, pełen entuzjazmu, tata wspaniałego chłopca. Miłośnik nowych technologii marzący o locie na planetę Mars jako jeden z pierwszych kolonizatorów. Wierzę, że dzięki cyfryzacji wielu obszarów biznesu możemy choć trochę zahamować pędzącą degenerację środowiska naturalnego.
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie