Czego szukasz

Mama, pracownik na medal. Jak pracować efektywniej?

Pogodzenie macierzyństwa z pracą i efektywnym wykonywaniem wszystkich swoich obowiązków jest nie lada wyzwaniem. Jak optymalnie wykorzystać czas zarówno w pracy, jak i w domu? Początki będą trudne, ale efekty – uskrzydlające!

  • Anna Dolot - 17/02/2015

Oto pierwsza część praktycznych wskazówek zwiększających efektywność.

1. Wszystko zaczyna się w Twojej głowie

Mózg pracuje w określony sposób i znacząco wpływa na naszą efektywność. Jeśli koncentruje się on na jednej rzeczy – pracuje lepiej. Dla większości Mam wykonywanie jednego zadania w jednym czasie to komfort – na ogół jednocześnie robimy kilka rzeczy na raz… Warto jednak zrobić wszystko, aby w pracy dążyć do koncentrowania się na określonych, kolejno zaplanowanych zadaniach, bo już samo myślenie o tym, co mamy jeszcze do zrobienia jest jednym z największych „rozpraszaczy”! Jak to zrobić? Znajdź spokojne miejsce, wybierz dowolne narzędzie (notatnik, telefon, laptop, kalendarz), w którym będziesz zapisywać wszystkie zadania do zrealizowania. Określ ważność każdego z nich, a następnie… zacznij konsekwentnie realizować! Zadanie, po zadaniu. Nawet jeśli w pierwszej chwili poczujesz przytłoczenie ilością spraw, to już w następnej poczujesz ulgę – będziesz miała wszystko uporządkowane w jednym miejscu. Za każdym razem, kiedy pojawi się nowe zadanie – zapisz je i skategoryzuj. To kluczowy elementy efektywności. Dzięki temu zwolnisz swój umysł z pamiętania „o wszystkim” i zwiększysz jego szanse na koncentrowanie się na tym, co w danej chwili masz do zrobienia. Dzięki temu bieżące zadania zrealizujesz szybciej i dokładniej. Ważne jest, aby takie listy robić zarówno w obszarach związanych z życiem zawodowym, jak i osobistym. To, że w pracy masz wszystko zaplanowane nie znaczy, że goniące Cię terminy w życiu osobistym nie będą Cię rozpraszać. Początki mogą być trudne, ale efekty są uskrzydlające.

2. Zacznij swój dzień o jeden dzień wcześniej

Zrobiłaś kluczowy krok – uporządkowałaś wszystkie zadania do wykonania, dopisujesz bieżące. Wiedząc, co Cię czeka, planuj każdy kolejny dzień, kończąc swój dzień w pracy lub w domu. Zatem kiedy wychodzisz z pracy – zaplanuj, co masz do zrobienia w kolejnym dniu. Przed położeniem się spać zaplanuj, co w swoim życiu osobistym masz do załatwienia nazajutrz. Jak donoszą eksperci z zakresu osobistej efektywności zaledwie kilka procent ludzi na świecie tak właśnie robi. Tymczasem, większość z nich odnosi spektakularne sukcesy. Najczęściej popełnianym błędem jest brak planowania lub planowanie danego dnia, ale dopiero rano. Tymczasem często na wiele rzeczy jest za późno.

Planowanie z wyprzedzeniem daje możliwość analizy co będzie Ci potrzebne (dokumenty, odpowiedni strój, pieniądze). To, co możesz przygotować dzień wcześniej – przygotuj. Szczególnie cenną radą dla Mam jest przygotowanie stroju dzień wcześniej. Przekopywanie szafy bladym świtem w poszukiwaniu wyprasowanej koszuli to nierzadko skuteczny dezorganizator całego dnia. Jeśli Twój Maluch chodzi do przedszkola, ubranka przygotuj też dla Niego.

3. Jak wiele daje obcowanie z Dzieckiem

Tyle czasu, serca i uwagi poświęcasz swojemu Maluszkowi. Tylu rzeczy Go uczysz. On w zamian może dać Ci bardzo wiele. Poobserwuj Go w kontekście… zawodowym. Zwróć uwagę, że dla Niego nie ma rzeczy niemożliwych, potrafi bardzo kreatywnie podejść do najprostszej czynności (co czasem doprowadza Cię do rozstroju nerwowego, bo w ciągu 5 sekund potrafi znaleźć się na stole ;-)), nie poddaje się nawet po kilku niepowodzeniach.

Spróbuj podobnie podchodzić do swoich obowiązków zawodowych (no… bez wchodzenia na stół). Podchodź do zadań jak do ciekawostek albo zagadek. Planując działania, koncentruj się na tym, co możesz zrealizować, na co masz wpływ. Unikaj ludzi, którzy narzekają, plotkują, stoją w miejscu albo widzą wszystko w czarnych barwach. To gigantyczni pochłaniacze Twojej cennej energii, którą lepiej spożytkować na realizację zaplanowanych celów.

4. Aby łatwiej było wrócić do rozpoczętego zadania

Każda Mama wie, że czasem zadanie trzeba skończyć natychmiast i np. szybko udać się do domu lub przedszkola. Inną przyczyną może być równie dobrze firmowe spotkanie. W każdym przypadku koniecznie zapisz sobie na czym skończyłaś lub co masz jeszcze do zrobienia w danym temacie. Mózgowi zajmuje trochę czasu „przerzucanie się” między zadaniami lub odtwarzanie przeszłych zdarzeń – pomóż mu zatem. Czynności „do dokończenia” możesz zapisać na kartce, w pliku, na którym pracujesz, czy w telefonie.

5. Ucz się nowych słów razem z Maluszkiem

Z radością słuchasz każdego nowego słowa, które wypowiada Twój Maluch. Jego „autorski słownik” bywa ubawem dla całej rodziny. Z biegiem czasu uczycie się „poprawnej polszczyzny”. Zwróć także uwagę na swój słownik. To, co mówisz, wpływa na Twoją efektywność. Przykład? Ktoś prosi Cię o realizację określonego zadania, Ty odpowiadasz: „Postaram się”, albo „Spróbuję”. Niestety są to słowa, które automatycznie ograniczają Twoją efektywność. Jeśli bowiem pojawi się jakakolwiek trudność w realizacji określonego zadania, będziesz miała naturalną tendencję do tłumaczenia się i usprawiedliwiania: „No… próbowałem, ale…”. Wymówek znajdujemy cały szereg. Tak działa nasz umysł. Nie pozwól mu na to!

Zobacz drugą część naszego mini-poradnika.

Zdjęcie: Pixabay

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Anna Dolot
Ekspert HR, Grupa ATERIMA. Od ponad 8 lat zajmuje się tematyką HR, procesem rekrutacji i selekcji pracowników. Autorka artykułów i badań w prasie specjalistycznej i naukowej. Trener z obszaru miękkich umiejętności HR. Mama trzyletniej Oli.
Podyskutuj

Jak wprowadzić równowagę między życiem rodzinnym a zawodowym?

13 czerwca państwa Unii Europejskiej przyjęły dyrektywę, która ma sprawić, że ojcowie poprzez urlopy rodzicielskie będą bardziej zaangażowani w opiekę nad dziećmi zaraz po narodzinach. Ma to się przyczynić do większej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.
  • Ewa Moskalik - Pieper - 21/06/2019
rodzina na spacerze

Równowaga między życiem rodzinnym a zawodowym

Jeszcze w czerwcu 2018 r. Polska była przeciwna zawartemu kompromisowi za względu na klauzulę, która nakazuje dzielenie się urlopem rodzicielskim między ojcem i matką. W Polsce urlop taki może, ale nie musi być przekazywany. W tym roku przedstawiciel władz z Warszawy wstrzymał się od głosu. Komisja Europejska proponowała, że ojcowie będą musieli wykorzystać 4 miesiące urlopu rodzicielskiego. Niewykorzystany urlop miał przepadać i nie mógł być przekazany drugiemu rodzicowi.

Państwa członkowskie wpłynęły na zmianę przepisów

Z taką propozycją Komisji Europejskiej nie zgodziły się państwa członkowskie i przegłosowana w tym roku dyrektywa zakłada indywidualne prawo do czterech miesięcy urlopu rodzicielskiego, z których dwa nie będą mogły ulec przeniesieniu na drugiego rodzice. Niewykorzystany przez ojca płatny urlop przepadnie.

Urlop ojcowski po urodzeniu się dziecka

Inną, nową propozycją ma być urlop ojcowski, (nie w Polsce), który ma wynosić przynajmniej 10 dni roboczych w okresie narodzin dziecka i być on płatny w takiej samej wysokości, jaką prawo UE obecnie przewiduje dla urlopu macierzyńskiego.

Work-life balance

Ta dyrektywa i propozycje Komisji Europejskiej dotyczące równowagi między życiem zawodowym i prywatnym mają zwiększyć uczestnictwo kobiet w rynku pracy oraz być kolejnym krokiem w promowaniu równości kobiet i mężczyzn w UE. Na chwilę obecną nie ma zbyt wielu inicjatyw zachęcających mężczyzn do korzystania z urlopu rodzicielskiego czy ojcowskiego. Dzięki takim propozycjom kobiety mają szansę być mniej obarczone niepłatną pracą i zyskają więcej czasu na płatne zatrudnianie się. Mogłoby to tez pomóc zmniejszyć różnicę w wynagradzaniu kobiet i mężczyzn.

Urlop opiekuńczy

Jeszcze jedną propozycją ma być urlop opiekuńczy dla pracowników, którzy z powodów zdrowotnych muszą zajmować się swoimi krewnymi. Taki urlop ma wynosić rocznie pięć dni roboczych. Kraje członkowskie będą mogły określić inny okres referencyjny oraz decydować, czy urlop przyznawać na zasadzie indywidualnej i na jakich ewentualnych dodatkowych warunkach.

Parlament Europejski przegłosował te regulacje 4 kwietnia. Proces legislacyjny na poziomie unijnym zakończy się w momencie przyjęcia ich przez Radę Unii Europejskiej. 20 dni po jej opublikowaniu w dzienniku urzędowym dyrektywa wejdzie w życie. Państwa członkowskie będą miały trzy lata na wprowadzenie jej zapisów do prawa krajowego.

Źródło: businessinsider.com

Zdjęcie: Storyblocks.com

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Ewa Moskalik - Pieper
Redaktor portalu Mamo Pracuj. Prywatnie spełniona, pełnoetatowa mama dwóch wspaniałych synów i żona, starająca się znaleźć swój patent na work - life balance. Absolwentka UJ. Miłośniczka kina, muzyki i książek.

Dlaczego warto dbać o porządek w miejscu pracy?

Dokumenty piętrzące się na stosach na blacie biurka i w szufladach, kable plączące się pod nogami pracowników, wszechobecne notatki i karteczki samoprzylepne – to wszystko wprowadza chaos w miejscu pracy, nie pozwala się skoncentrować na swoich obowiązkach i kreatywnie myśleć. Jeżeli więc chcesz zapanować nad bałaganem, zrób listę brakującego wyposażenia biura i postaraj się zadbać o ład na biurku.
  • Jagoda Jasińska - 18/06/2019
widok biura

Dlaczego warto dbać o porządek w miejscu pracy?

Twoje otoczenie w pracy w pewnym stopniu odzwierciedla to, co się dzieje w Twojej głowie. Bałagan na biurku może zatem być odbierany jako brak zorganizowania i umiejętności skupienia myśli. Jeżeli masz więc tendencję do gromadzenia różnych rzeczy i przechowywania na blacie biurka wielu artykułów biurowych, które używasz od czasu do czasu, to nadszedł czas na małe zmiany.

Warto zadbać o swój wizerunek w firmie, aby szef odbierał Cię jako osobę zorganizowaną i efektywnie pracującą. Co więcej, porządek na biurku sprzyja kreatywnej i twórczej pracy. O wiele łatwiej się skoncentrować, kiedy wyposażenie biura jest pod ręką i wszystkie rzeczy do biura mają swoje miejsce.

Kiedy w firmie brakuje porządku, pracownik traci czas na szukanie dokumentów i ważnych informacji, aby zrealizować zadanie. Ponadto utrzymując ład w przestrzeni biurowej możesz być pewien, że dokumenty mają odpowiedni obieg i nie trafiają w niepowołane ręce.

Kto odpowiada za porządek w miejscu pracy?

Jeżeli jesteś właścicielem firmy i irytuje Cię bałagan w miejscu pracy, to ustal z pracownikami zasady dotyczące utrzymywania porządku. Każdy pracownik powinien odpowiadać za ład na swoim biurku. W wielu firmach i korporacjach wprowadza się zasadę czystych biurek, która zapobiega zagraceniu przestrzeni wokół siebie.

Ważne jest wyposażenie biura w odpowiednie meble, w których można schować nie tylko przedmioty biurowe codziennego użytku, ale także dokumenty, notatniki i zeszyty. Warto także ustalić z pracownikami, że w zakres ich obowiązków wchodzi codzienne sprzątanie biurka, tj.: porządkowanie i archiwizacja dokumentów, czyszczenie monitora i klawiatury, wyrzucanie śmieci i odkładanie sprzętów i wyposażenia biura na miejsce.

Należy także pamiętać o porządku w komputerze – regularnym „czyszczeniu” pulpitu z nieużywanych ikon, usuwaniu niepotrzebnych programów i schematycznym zapisywaniu dokumentów w kategorie folderów.

Jak utrzymać porządek na swoim biurku?

Aby zwiększyć estetykę w biurze, lepiej nie jeść przy biurku. Okruchy na klawiaturze, rozlana kawa na blacie i dokumentach – to wszystko nie tylko wygląda odstraszająco, ale także nie sprzyja produktywnej pracy. Dobrze więc jeść zawsze w kuchni i miejscach firmy do tego przeznaczonych, a to sprzyja integracji między pracownikami.

Aby przeprowadzić gruntowne porządki w miejscu pracy, należy zacząć od biurka. Po pierwsze, trzeba uporządkować blat z kurzu i brudu, a szuflady i szafki opróżnić z ich zawartości. Rzeczy do biura, które są niepotrzebne i zniszczone, należy wyrzucić do kosza. Konieczny jest też szybki przegląd wyposażenia biura.

Ołówki, długopisy, korektory, kleje, taśmy – to wszystko należy sprawdzić, czy pisze i nie zaschło. W odpowiednie miejsce trzeba odłożyć potrzebne biurowe rzeczy, np. do szuflady biurka lub do specjalnych szafek, a drobne akcesoria biurowe schować do organizerów. Dokumenty, z których już się nie korzysta, warto uporządkować do segregatorów i teczek. A te, nad jakimi aktualnie pracujesz, segreguj według kategorii w specjalnych pojemnikach, które stoją na blacie biurka.

Wyposażenie biura – co jest niezbędne?

Odpowiednie wyposażenie biura jest potrzebne, aby utrzymywać porządek w miejscu pracy. Z pewnością niezbędne są artykuły biurowe do organizacji i archiwizacji dokumentów. Segregatory, teczki, skoroszyty, skorowidze, koszulki i aktówki – to must have lista wyposażenia biura. Godne polecenia są kolorowe segregatory, które ułatwiają segregację dokumentów według odpowiedniej kategorii. Więcej na temat organizacji dokumentów w biurze możesz przeczytać tutaj https://globaloffice.pl/blog/artykuly-biurowe-dzieki-ktorym-organizacja-dokumentow-stanie-sie-prosta-18. To blog Global Office  z Warszawy – sklepu, który oferuje kompleksowe wyposażenie biura, ułatwiające uporządkowanie biurko i przestrzeni dookoła.

Przydadzą się również drobne przedmioty biurowe, które służą do spinania i łączenia dokumentów, np.: spinacze, klipsy, zszywacze i zszywki. Porządek w miejscu pracy pomogą utrzymać odpowiednie akcesoria, takie jak: organizery do szuflad i na biurko, kosze na śmieci i wiele innych przedmiotów do biura. Niezbędny jest również podstawowy sprzęt biurowy – niektóre urządzenia, takie jak: niszczarki to must have na liście wyposażenia biura.

Artykuły i akcesoria do biura

W trosce o porządek, warto zrealizować zamówienie rzeczy do organizacji i wyposażenia biura. Gdy niczego nie brakuje, wszystko działa prężnie i nie ma mowy o bałaganie. Z pewnością niezbędne są artykuły biurowe typu galanteria papiernicza. Karteczki samoprzylepne, zeszyty i notatniki – to wszystko ułatwia codzienne planowanie i rozpisywanie zadań do realizacji. Uporządkowany harmonogram projektów jest podstawą sprawnie funkcjonującej firmy.

Porządek w miejscu pracy pomogą utrzymać także takie akcesoria, jak dziurkacze, zszywacze, nożyczki oraz artykuły biurowe do organizacji i archiwizacji, takie jak: segregatory, aktówki i pudła archiwizacyjne. O tym, jak segregatory pomagają uporządkować dokumenty, przeczytasz na blogu Global Office.

Niezbędny sprzęt biurowy

 

Wśród praktycznych rzeczy do biura należy wymienić również sprzęt codziennego użytku. Chyba nikt nie wyobraża sobie prężenie działającej firmy bez drukarki i niszczarki. To urządzenia wykorzystywane w pracy biurowej przez niemal każdego pracownika. Ważne jest to, aby było to wyposażenie renomowanych producentów, które będzie działało przez długi czas.

Warto również rozważyć rezygnację z telefonów stacjonarnych – to pozwoli ograniczyć liczbę kabli znajdujących się w pokoju biurowych. Dotyczy to także komputerów stacjonarnych, które posiadają kilka kabli nieestetycznie ułożonych na podłodze i utrudniających przemieszczanie się po biurze. Brak kabli sprzętu biurowego w sali konferencyjnej i chillout roomie wpływa na budowanie wizerunku firmy jako przestrzeni czystej i przyjemnej.

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: partnera portalu.

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Jagoda Jasińska
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie

Może Cię zainteresować także:

Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail