Jak obniżyć koszty prowadzenia firmy?

Składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, koszty podatkowe, wynajęcie biura czy zakup towaru — wysokie koszty prowadzenia firmy to bolączka wielu, zwłaszcza początkujących przedsiębiorców. Czy te da się ograniczyć bez utraty jakości produktu? Zdecydowanie tak. Warto pamiętać jednak, że uniwersalna recepta na obniżenie kosztów przy zachowaniu pełnej wartości produktów nie istnieje. Sposoby optymalizacji powinny być więc dostosowane do konkretnej firmy.

Przedsiębiorcy, którzy chcą uciec przed wysokim ZUS-em, często rozważają rejestrację spółki z o.o. Czy zmiana formy prawnej firmy to dobry sposób na oszczędności?

Wybór formy prawnej powinien być podyktowany nie tylko chęcią oszczędzenia, ale również, a może nawet przede wszystkim — ryzykiem, z jakim wiąże się dana działalność. Choć w przypadku spółki z o.o. koszty księgowe są nieco wyższe niż przy niewielkiej, jednoosobowej działalności gospodarczej to pozwala ona nie tylko zaoszczędzić na składkach ZUS (przy minimum dwóch wspólnikach) czy podatkach (CIT 9%), ale również zabezpiecza prywatny majątek wspólników. Znajomość podstawowych zasad optymalizacji pozwoli uniknąć podwójnego opodatkowania i jeszcze lepiej wykorzystać potencjał spółki, zaoszczędzić i osiągnąć wyższe zyski. A jeśli przedsiębiorca nie ma doświadczenia w rejestracji czy prowadzeniu spraw spółki wystarczy, że skorzysta ze sprawdzonego biura rachunkowego.

Co z podwykonawcami i usługodawcami? Czy warto oszczędzać na ich usługach, wybierając najtańsze oferty?

Przed podjęciem decyzji o wyborze podwykonawcy warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę, ale przede wszystkim na jakość oferowanych przez niego produktów czy usług. Czasem okazuje się bowiem, że niska cena idzie w parze z równie niską jakością. Zanim nawiążesz współpracę z grafikiem, firmą kurierską czy dostawcą produktów koniecznie zweryfikuj opinie na ich temat. Przejrzyj portfolio oraz regulamin świadczenia usług. Dzięki temu nie poniesiesz strat, wynikających z obniżonej jakości.

Czy dobra księgowa może pomóc w obniżeniu kosztów?

Zdecydowanie tak. Dobra doświadczona księgowa to nieoceniony skarb, zwłaszcza dla przedsiębiorcy, który dopiero zaczyna. Brak doświadczenia i nieznajomość przepisów mogą być przyczyną błędnych decyzji. W optymistycznym scenariuszu ich skutkiem będą dodatkowe koszty, których można było uniknąć, w pesymistycznym — konieczność tłumaczenia swoich działań przed organami podatkowymi. Prowadzenie księgowości na własną rękę pozwala uniknąć comiesięcznych kosztów. W dłuższej perspektywie może być jednak wyjątkowo nieopłacalne.

Czy warto zrezygnować z wynajmu biura i zarejestrować firmę we własnym mieszkaniu?

Zasadność wynajmu biura zależy przede wszystkim od specyfiki branży i rodzaju działalności firmy. Freelancer, wykonujący działalność zdalnie z pewnością obejdzie się bez przestrzeni biurowej. Firma produkcyjna zatrudniająca dziesiątki pracowników — raczej nie. Skutecznym rozwiązaniem, które pozwoli połączyć zalety tradycyjnego biura z niewielkimi kosztami, jest wynajem wirtualnego biura. Wynajmując wirtualne biuro, firma dostaje adres rejestracyjny. W ramach usługi może korzystać z obsługi recepcyjnej, biurek do pracy, a na spotkanie z klientem — wynająć salę konferencyjną. Korzystając z wirtualnego biura, adres zamieszkania przedsiębiorcy, (który jest zazwyczaj również adresem rejestrowym firmy), nie będzie widoczny w internetowych rejestrach. Ewentualne kontrole będą odbywać się w więc wirtualnym biurze, a kontrahenci nie będą niepokoić przedsiębiorcy w mieszkaniu.

Czy to prawda, że wejście na VAT pozwala wygenerować oszczędności?

Teoretycznie tak. Przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT ma bowiem możliwość pomniejszenia VAT-u należnego (VAT-u z faktur przychodowych) o kwotę VAT-u naliczonego (VAT z faktur kosztowych). W praktyce wiele zależy jednak od rodzaju działalności oraz grupy odbiorców. Jeśli firma świadczy usługi innym płatnikom VAT-u, rejestracja do podatku ma sens. Jeśli jednak odbiorcami są przede wszystkim osoby prywatne, kwota podatku zwiększy cenę produktu i zniechęci potencjalnych klientów.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę, aby obniżyć firmowe koszty?

Prowadząc biznes, warto unikać niepotrzebnych „głupich” kosztów. Firmowe konto za 25 zł miesięcznie? Abonament telefoniczny za 120 zł? Po co przepłacać? W czasach ogromnej konkurencji dobre konto bankowe otworzysz za 0 zł, a abonament w formule all możesz mieć już za 50 zł. Ma to jednak zastosowanie tylko w przypadku produktów i usług takich samych lub o zbliżonej jakości.

Zdjęcie: 123 rf