Czego szukasz

Dokumenty do wniosku o urlop okolicznościowy i uprawnienia rodzicielskie

Czy mając na uwadze reguły ochrony danych osobowych pracownik powinien przekazać pracodawcy np. kserokopię aktu małżeństwa w celu udzielenia urlopu okolicznościowego lub kserokopię aktu urodzenia w celu udzielenia urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego? Czy wystarczy tylko okazanie takiego aktu i sporządzenie notatki, że pracownik okazał stosowny akt?

Pracodawca nie powinien przechowywać kopii aktów stanu cywilnego, chyba że obowiązek dostarczenia takiego dokumentu wynika z przepisów.

Występując o urlop okolicznościowy

W związku z określonymi zdarzeniami rodzinnymi i osobistymi (takimi jak ślub pracownika, narodziny dziecka, zgon i pogrzeb bliskiej osoby) pracownik ma prawo skorzystać z tzw. urlopu okolicznościowego, tj. zwolnienia od pracy udzielanego w celu umożliwienia pracownikowi wzięcia udziału w tych zdarzeniach oraz załatwienie spraw z nimi związanych.

W takich sytuacjach pracodawca może zażądać od pracownika przedstawienia dokumentów potwierdzających wystąpienie zdarzenia uzasadniającego udzielenie zwolnienia od pracy. W przypadku ślubu będzie to odpis aktu małżeństwa, w przypadku śmierci bliskiej osoby – odpis aktu zgonu.

Pracownik powinien przedstawić taki dokument do wglądu pracodawcy, który może spisać jego numer i datę wydania. Nie ma natomiast potrzeby aby kopie aktów stanu cywilnego były przechowywane w aktach osobowych pracownika. Dokumenty te zawierają dane osobowe osób trzecich i nie powinny być przetwarzane przez pracodawcę.

Interesują Cię kwestie prawne związane z macierzyństwem?

Zapisz się do naszego newslettera i otrzymaj cały zestaw prawnych artykułów na każdy etap macierzyństwa.

Zapisując się na newsletter, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych na zasadach określonych w polityce prywatności. W każdej chwili zgodę możesz wycofać.

Dokumentowanie uprawnień rodzicielskich

Natomiast w przypadku korzystania przez pracownika z uprawnień rodzicielskich, takich jak urlop macierzyński, rodzicielski, czy ojcowski przepisy przewidują obowiązek załączenia do wniosku o udzielenie urlopu skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub kopii tego dokumentu (chyba, że dokument ten znajduje się już w aktach osobowych, wówczas nie jest konieczne dołączanie go do wniosku). Akt urodzenia dziecka stanowi też podstawę do wypłaty zasiłku macierzyńskiego.

Podstawa prawna:

  • § 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632),
  • § 2 ust. 2, § 4 ust. 2, § 8 ust. 2, § 9 ust. 2, § 10 ust. 2, § 11 ust. 2, § 12 ust. 2, § 13 ust.2, § 14 ust. 2, § 15 ust. 2, § 16 ust. 2, § 17 ust. 2, § 18 ust. 2, § 19 ust. 2, § 21 ust. 2, § 26 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2015 r. poz. 2243),
  • § 9 pkt 2, § 24 pkt 5, § 26 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 87).

Katarzyna Pietruszyńska
Portalkadrowy.pl

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: Storyblocks.com

<

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie