Czego szukasz

RODO nie trzeba się bać, trzeba je oswoić – mówi prawniczka Ilona

Ilona Przetacznik to mama dwójki dzieci i radca prawny z misją, którą ostatnio pochłonął temat RODO. – RODO wprowadziło spory chaos w firmach, niektórzy prawie zamykali biznesy, wygaszali strony internetowe. Ludzie potrzebowali praktycznych i konkretnych informacji – mówi Ilona. Czy jest się czego bać w związku z RODO i jak się z nim uporać?

  • Ewa Moskalik - Pieper - 09/07/2018
Ilona Przetacznik, managerka umów

Ilona, jesteś prawnikiem, prowadzisz szkolenia, warsztaty, pomagasz biznesom online, nie sposób wymienić Twoich wszystkich aktywności. Co jest Twoją główną misją?

Tak, z zawodu jestem radcą prawnym, ale łączę w sobie również umiejętności Project Managera i Lean Lidera, co praktycznie nie zdarza się u prawników. Pozwala mi to na sprawne działanie projektowe, a jednocześnie na wybieranie tych działań, które przynoszą największą korzyść, nie tylko mi, ale też mojej społeczności.

W sieci działam jako Managerka Umów, prowadząc blog managerkaumow.pl, fanpage na Facebooku o tej samej nazwie oraz dwie grupy – jedną o umowach – Managerowie Swoich Umów oraz jedną związaną z RODO – grupa wsparcia dla małych i średnich firm.

Moją misją jest uczyć biznesy online i małe firmy jak zawierać skuteczne i bezpieczne umowy oraz pokazuję, bez zbędnego „ą-ę” czym jest RODO i jak sobie z nim poradzić w firmie.

Prowadzę cotygodniowe LIVE’y „Legalna Kawa” na moim fanpage Managerka Umów, podczas których w prosty i często zabawny sposób tłumaczę zawiłości prawne, ostatnio głównie dotyczące RODO.

O RODO porozmawiamy za moment, wcześniej chciałabym zapytać Cię o Twoje sposoby na work-life-balance. Jak Ty, będąc aktywną zawodowo kobietą, a prywatnie mamą Wiktora i Oliwii, znajdujesz czas na swoje przyjemności? Jak równoważysz życie rodzinne i zawodowe? Udaje Ci się to?

Czasami się udaje, a czasami nie, jak to w życiu bywa 🙂 Nie dam recepty jak to robić, bo każdy musi znaleźć swoją, a ja ciągle nad tym pracuję, ale może kilka wskazówek okaże się przydatne.

Chęć prowadzenia własnego biznesu kiełkowała we mnie już podczas urlopu macierzyńskiego przy okazji urodzenia Wiktorka. Bardzo dużo dały mi warsztaty organizowane przez Mamo Pracuj i Google – Campus for Moms! Pomysł ewoluował i rozwinął się przy okazji drugiego urlopu macierzyńskiego i urodzenia Oliwki. Aktywnie budowałam swoją markę osobistą właśnie podczas urlopów macierzyńskich. Gdy przetestowałam pomysł, postanowiłam założyć własną firmę. Nie była to więc decyzja impulsywna.

Należę też do osób które muszą widzieć sens swoich działań i dążę do tego. Potrzebuję też ciągle coś robić 🙂 Biznes online pozwala mi realizować moje talenty w pełni 🙂 Sprawdziłam też jakie te talenty są – na podstawie testów Gallupa i Insights. Mam też w planach dalszy rozwój, m.in. założenie przestrzeni coworkingowej dla mam – prawniczek. Póki co, działam również jako wolontariuszka w Fundacji Prawo dla Mam.

Deleguję

Co do organizacji życia, to często nie jest ona prosta, szczególnie wtedy kiedy dzieci chorują. Staram się jednak odpowiednio dogadywać pewne sprawy z mężem, wyznaczać priorytety, zlecać to, co mogę zlecić. Współpracuję z wirtualną asystentką i rozwijam sieć współpracy z prawnikami, tak żeby jak najwięcej czasu poświęcić rodzinie i sobie.

Czas na sport i spotkania z przyjaciółmi

Wiem, że jeśli zaburzam daną sferę życia np. sport czy spotkania ze znajomymi, to jest źle. Dlatego tak ważne jest zwrócenie uwagi na każdy element i pilnowanie tego, żeby znalazł się w planie tygodnia czy miesiąca 🙂

Coaching

Zaczęłam też pracę z coachem – Patrycją Smolik i pomimo tego, że byłam do wszystkich coachów sceptycznie nastawiona, już po pierwszej sesji widzę fajne rezultaty, przede wszystkim w swoim podejściu do pewnych, ważnych dla mnie, spraw.

Mastermind

Dużo dają mi też grupy mastermind. Należę do mastermind biznesowego ale planuję też mastermind prawniczy. Ciągle pracuję też nad strategią biznesu, żeby trzymać się jej i nie zbaczać za bardzo z kursu, gdy nadchodzą gorsze dni 🙂

Zachęcam więc wszystkie aktywne mamy do tego, żeby przetestowały swój pomysł na biznes na urlopie macierzyńskim, a dopiero później zrobiły kolejny krok. Obecnie, można też prowadzić działalność nierejestrową, co jest olbrzymią szansą na testowanie pomysłu na każdym etapie życia, zanim zdecydujemy się na firmę i jej koszty.

Świetne podpowiedzi! Dziękuję.
Wróćmy do tematów prawnych 🙂 Jakiś czas temu opowiadałaś naszym Czytelniczkom dlaczego warto czytać umowy, a obecnie w związku z wejściem w życie RODO stworzyłaś nowy projekt. Opowiedz o nim.

Od umów nie odchodzę, bo nadal uważam, że jest to bardzo ważny obszar w życiu każdego człowieka, a tym bardziej każdego biznesu.
Projekt związany z RODO powstał z potrzeby ludzi. RODO wprowadziło spory chaos w firmach, niektórzy prawie zamykali biznesy, wygaszali strony internetowe. Ludzie potrzebowali praktycznych i konkretnych informacji o RODO, ale prostym językiem, właśnie bez tego zbędnego „ą-ę”. I tak właśnie im to przekazuję, a opinie i podziękowania, które dostaję dodają mi energii do dalszego działania 🙂

To też spowodowało, że stworzyłam kompleksowe i tanie rozwiązanie dla tych, których nie stać na indywidualne wdrożenie RODO w swojej firmie – Pakiet RODO dla Branży Beauty i Pakiet RODO dla Małych Firm do samodzielnego wdrożenia.

Skoro jesteś można powiedzieć „za pan brat” z RODO, to powiedz tym, którzy się go nadal boją, czy mają się czego bać?

Z pewnością nie ma czego się bać. RODO to nie rewolucja, bo większość obowiązków już istniało za rządów poprzedniej ustawy o ochronie danych osobowych. RODO nawet wprowadza pewne ułatwienia – nie nakazuje posiadania konkretnych dokumentów o określonej treści. RODO pozostawia spore pole manewru administratorom danych, czyli na przykład właścicielom firm. Mówi, że to właśnie administrator ma zdecydować, jakie zabezpieczenia danych osobowych są u niego najwłaściwsze i co u siebie wprowadzi.

Nie ma czego się bać, trzeba się z tym jednak troszkę oswoić. Do tego oczywiście potrzebujemy czasu, żeby zdobyć trochę wiedzy o RODO.
To do właściciela firmy należy decyzja, czy ma ten czas na RODO czy chce wdrożenie zlecić komuś innemu. Z RODO jest podobnie jak z księgowością – możesz to robić samodzielnie, ale niekoniecznie będzie to poprawne oraz może Ci zająć sporo czasu.

Czy kupując w Twoim sklepie taki Pakiet RODO mamy już wszystko co dotyczy zmian, które musimy wprowadzić w swojej firmie?

Pakiety RODO, które przygotowuję zawierają wszelkie niezbędne dokumenty związane z wdrożeniem RODO w małych firmach. Oczywiście, każdy biznes jest inny i należy poświęcić czas na dostosowanie zapisów poszczególnych dokumentów do swojej działalności, jednak zawarłam w nich maksimum treści, które należy po prostu usunąć jeśli nie pasują do naszego biznesu.

Pakiet RODO zawiera też dokumenty, które Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazuje jako obowiązkowe. Bo należy pamiętać, że RODO nie nakazuje posiadania konkretnych dokumentów, ale w wielu miejscach wspomina na przykład o polityce ochrony danych i co bardzo ważne, każe rozliczyć się z tego, co wprowadziło się u siebie w firmie. A jak możemy udowodnić, że cokolwiek zrobiliśmy w temacie RODO? Poprzez posiadanie właściwej dokumentacji.

Myślę, że rozwiązanie takie jak Pakiet RODO jest idealne dla małych biznesów, których nie stać na indywidualne wdrożenie (których ceny zaczynają się od kilku tysięcy). Do tego, co bardzo ważne, każdy administrator powinien mieć świadomość, co dzieje się u niego z danymi, więc konieczność poświęcenia trochę czasu i chociażby przeczytania dokumentacji z Pakietu RODO jest ku temu świetną okazją. W większości dokumentów trzeba głównie wypełnić swoje dane, bo podawałam w nich też praktyczne przykłady gotowych rozwiązań, które występują w większości małych biznesów.

Czyli co dokładnie otrzymamy w Pakiecie RODO?

Pakiet RODO zawiera około 28 folderów z dokumentami. W każdym folderze umieszczona jest wersja edytowalna z moimi komentarzami, wersja bez komentarzy oraz wersja PDF, tak żeby każdy wybrał najlepszy dla siebie sposób wypełniania dokumentów. Pakiet RODO zawiera ponad 130 stron, ale nikogo to nie powinno przerażać. Dzięki temu, jest on odpowiedni dla osób, które zatrudniają pracowników, jak i tych bez pracowników, dla tych którzy działają w sieci i tych tylko „stacjonarnych”.

Jest w nim e-book, w którym krok po kroku wyjaśniam od czego zacząć i jak postępować z tymi dokumentami. Jeśli chodzi o samą dokumentację to zawiera ona m.in. treść polityki ochrony danych, instrukcję zarządzania systemami informatycznymi, treść umowy powierzenia, upoważnień, rejestr czynności przetwarzania, rejestr naruszeń, procedury i wiele innych, koniecznych dokumentów. Wszystko z przykładami i moimi instrukcjami, jak do tego podejść i wypełnić.

Dla osób, które kupią Pakiet RODO w wersji PREMIUM prowadzę m.in. dwa webinary, podczas których odpowiadam na zadane mi pytania w zamkniętej grupie na Facebooku. Dołączam do niego też politykę prywatności na stronę www oraz schematy procedur i notatki wizualne z webinarów, a także e-book „RODO a firma w Internecie”, który właśnie piszę. Osoby te mogą też zakupić u mnie konsultację telefoniczną ze zniżką, jeśli potrzebowałyby dodatkowej, już indywidualnej pomocy.
Szczegółową zawartość można zobaczyć na stronie: https://bazawiedzy.managerkaumow.pl/

Gdybyś miała w kilku w punktach opowiedzieć o konsekwencjach do niezastosowania się do wytycznych RODO, to co by to było?

Za nieprzestrzeganie przepisów RODO grożą przede wszystkim wysokie, wielomilionowe kary pieniężne. Nie chcę nimi straszyć, bo pewnie wszyscy już o nich słyszeli. Ich wysokość zależy od wielu czynników, o których m.in. mówiłam podczas LIVE’ów #LegalnaKawa czy też pisałam na blogu managerkaumow.pl. Oprócz administracyjnych kar pieniężnych, można ponieść odpowiedzialność cywilną, a nawet karną.

Myślę jednak, że gorsze konsekwencje mogą pochodzić od osób, których dane przetwarzamy. Już teraz pojawiają się osoby roszczeniowe, które będą chciały zarobić na RODO poprzez żądanie odszkodowania za rzekome naruszenia ich praw. To na nich trzeba uważać, bo niestety pieniacze zawsze się znajdą.

A co jeśli ktoś się spóźnił i niczego nie zmienił w swojej firmie w polityce prywatności, czy jeszcze może to zmienić?

Oczywiście! Im szybciej tym lepiej, bo nie jest tak, że jeśli nie zdążył przed 25 maja to wszystko się zawaliło. Trzeba działać i na bieżąco dostosowywać swoją firmę do wymogów prawa. Prawo od zawsze się zmieniało i RODO jest kolejną zmianą. Dosyć sporą, ale wszyscy przedsiębiorcy do zmian powinni już być przyzwyczajeni.

 

Dziękuję za rozmowę.

Specjalnie dla mam Ilona przygotowała zniżkę w wysokości 10% na Pakiet RODO dla Małych Firm. Podaj kod MPRODO10 i odbierz swój rabat do 31.08.2018

Zdjęcie: Bellove

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Ewa Moskalik - Pieper
Redaktor portalu Mamo Pracuj. Prywatnie spełniona, pełnoetatowa mama dwóch wspaniałych synów i żona, starająca się znaleźć swój patent na work - life balance. Absolwentka UJ. Miłośniczka kina, muzyki i książek.

Masz firmę? Zobacz, od kiedy obowiązuje split payment i czy dotyczy Ciebie

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, przygotuj się na kilka zmian w przepisach podatkowych. Ministerstwo Finansów zapowiedziało wprowadzenie mechanizmu split payment, którego celem jest ograniczenie wyłudzeń podatku VAT. Sprawdź, na czym polega ten system i czy będzie obowiązywał w Twojej firmie.
  • Jagoda Jasińska - 20/06/2018
kobieta pracuje przy biurku - laptop

Od dawna słyszy się zapowiedzi związane z uszczelnieniem systemu podatkowego. Wyłudzenia podatku VAT, unikanie regulowania zobowiązań podatkowych – między innymi to skłoniło Ministerstwo Finansów do wprowadzenia tzw. płatności podzielonej (z ang. split payment).

Split payment – co to jest?

Split payment to mechanizm płatności podzielonej, który obowiązuje w wielu krajach europejskich, np. Włoszech, Czechach. Jego istotą jest automatyczne rozdzielenie jednej płatności za nabywane towary lub usługi na dwa rachunki. Oznacza to, że płatności za zobowiązania z jednej faktury będą trafiały na dwa oddzielne konta bankowe:

  • kwota netto – na standardowy rachunek dostawcy
  • wartość podatku VAT – na specjalny rachunek dostawcy.

Warto przy tym podkreślić, że banki będą zobowiązane do założenia specjalnego rachunku, który ma być neutralny finansowo. A to wszystko bez konieczności zawierania dodatkowych umów.

Split payment – kogo będzie dotyczyć?

Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, mechanizm płatności podzielonej ma mieć charakter dobrowolny. Oznacza to, że nie wszyscy muszą korzystać z takiego systemu. Taka możliwość będzie dostępna prawdopodobnie od 1 kwietnia 2018 roku.

  • Wyłącznie dla relacji B2B

Split payment jest systemem skierowanym wyłącznie do firm, które swoją działalność opierają na relacjach B2B (firma – firma).
Jeżeli więc jesteś przedsiębiorcą i wystawiasz faktury klientom indywidualnym, należność nadal będzie wpływała na jeden rachunek bankowy – jak do tej pory. Jeśli natomiast korzystasz z oferty innych firm i otrzymujesz od nich faktury, możesz należność wpłacać w ramach płatności podzielonej.

  • Wyłącznie dla płatników VAT

Split payment, jako że jest mechanizmem związanym z podatkiem VAT, dotyczy wyłącznie płatników tego podatku. Jeśli więc prowadzisz firmę, ale nie jesteś płatnikiem VAT-u, wówczas nie możesz skorzystać z mechanizmu płatności podzielonej.

Warto przy tym podkreślić, że tylko od nabywcy towarów i usług będzie zależeć, czy skorzysta z tego mechanizmu: którą fakturę zapłaci w ten sposób i wobec którego dostawcy go zastosuje.

Split payment – to się może opłacać

Płatność podzielona to mechanizm, do którego przekonać mogą korzyści dla samych podatników. Nowe przepisy uwzględniają bowiem kilka konkretnych zachęt, które mają zmotywować do stosowania systemu split payment.

Główna korzyść to możliwość zmniejszenia kwoty zobowiązania podatkowego – jeżeli opłata z tytułu podatku VAT zostanie dokonana w całości ze specjalnego rachunku bankowego. Ponadto podatnik będzie mógł ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku VAT w trybie przyspieszonym (w ciągu 25 dni).
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i utrzymujesz biznesowe relacje B2B, rozważ taką możliwość. Na pewno nie stracisz, a możesz zyskać.

Materiał powstał we współpracy z partnerem portalu.

Zdjęcie: partnera portalu.

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Jagoda Jasińska
Podyskutuj

Od czego zacząć biznes on-line? 3 sposoby na pozyskanie klientów

Zdecydowałaś się lub planujesz założyć swój biznes online, tylko jak nie zginąć w gąszczu mediów i jak dotrzeć do potencjalnych klientów? Blog, newsletter i fanpage - to pierwsze kanały dystrybucji treści, o których powinnaś pamiętać. Dlaczego blog jest ważniejszy od Facebooka z jego 2 miliardami użytkowników?
  • Krystyna Bezubik - 18/06/2018
młoda uśmiechnięta kobieta przed laptopem

Co stworzyć? Blog czy fanpage? A może newsletter? Co jest lepsze? Czy kiedykolwiek zadawałaś sobie te pytania? Podejrzewam, że tak. Przynajmniej zawsze, gdy prowadzę webinar o pisaniu na blog ekspercki te pytania padają. Biorąc pod uwagę, w jak wielu miejscach w sieci można funkcjonować, nie dziwię się, że na początku swojej drogi możesz mieć dylemat.

Kilka lat temu, gdy sama zaczynałam przygodę z prowadzeniem kursów, prowadziłam tylko newsletter, na który zapisywali się uczestnicy moich warsztatów stacjonarnych.

Potem dołożyłam do tego fanpage na Facebooku, potem blog, a z czasem kolejne profile na mediach społecznościowych. I jeśli jestem dzisiaj z czegoś dumna, to przede wszystkim z tego, że od samego początku miałam swoją własną przestrzeń w sieci czyli newsletter. Jeśli coś bym zmieniła – przed założeniem fanpage’a założyłabym blog.

Mieszkanie wynajęte czy własne?

Różnica między newsletterem, blogiem a fanpagem na Facebooku (lub na innym portalu społecznościowym) jest taka jak między wynajętym mieszkaniem a własnym.

Blog

Na blogu jesteś u siebie, oczywiście pod warunkiem, że masz własną domenę, do czego Cię zachęcam. To Twoja przestrzeń, nikt Cię z niej nie wyrzuci. Artykuł, który opublikujesz dzisiaj, będzie pracował dla Ciebie przez kolejne miesiące i lata. Naprawdę. Na moje artykuły, które publikowałam nadal wchodzą nowi czytelnicy.

Newsletter

Podobnie jest z newsletterem. To Twój magazyn, czasopismo czy poradnik, którym trafiasz bezpośrednio do skrzynki email swoich czytelników i tego nie można przecenić. Nawet jeśli ktoś nie otworzy Twojej wiadomości i tak wie, że cały czas działasz. Stajesz się dostępna w jego świadomości.

Social media

Tworząc treści na jakikolwiek portal społecznościowy, funkcjonujesz w przestrzeni, która nie należy do Ciebie. Tak jakbyś mieszkała w wynajętym mieszkaniu. To Facebook i jego algorytmy decydują o widoczności Twoich postów. Poza tym tak naprawdę nie masz pewności, czy w którymś momencie ktoś Cię nie wyrzuci na bruk lub właściciel nie uzna, że czas zamknąć ten budynek. Przesadzam? A pamiętasz portal „Nasza klasa”? Kilka lat temu wszyscy mieli swoje konto na „Naszej klasie”. Dzisiaj? Nawet nie wiem, czy NK jeszcze istnieje.

Domyślam się, że już sama wyciągnęłaś wniosek, że w biznesie online blog i newsletter są najważniejsze. Są sercami Twojego biznesu online. Oczywiście nie twierdzę, że profile w mediach społecznościowych nie mają znaczenia. Że nie warto ich prowadzić. Wręcz przeciwnie. Dzięki Facebookowi zyskałam wiele klientek, z którymi cały czas utrzymuję kontakt. Jednak ograniczenie się do samej strony na Facebooku czy Instagramie to moim zdaniem błąd. Idealnie jest, gdy masz i blog, i newsletter, i fanpage.

Jak to wszystko połączyć i nie zwariować?

Może obserwujesz jakąś znaną blogerkę czy autorkę kursów online i widzisz, że pisze na blog, wysyła newsletter, robi relację na żywo na Instagramie, aktywnie udziela się na Facebooku itd. Przecież oznacza to tworzenie treści za treścią. Kolejny tekst, kolejne zdjęcia, a doba ma tylko 24 godziny. Spać też trzeba i na pewno nie chcesz zaniedbać rodziny. Mam dla Ciebie dobrą wiadomość – nie musisz robić wszystkiego.

Na początek 2-3 miejsca w sieci

Na początku skup się na 2-3 miejscach w sieci. Już pewnie się domyślasz, że na pewno jednym z tych miejsc będzie blog, drugim newsletter, a trzecim jeden profil w mediach społecznościowych. Uwierz mi, na początek to w zupełności wystarczy.

Z czasem, gdy już znajdziesz swój rytm pracy lub zatrudnisz kogoś do pomocy, będziesz mogła dodać kolejny portal społecznościowy. Na początku naprawdę sprawdza się zasada: „Lepiej mniej, ale dokładniej”.

Połącz działania tworząc treści

Po drugie staraj się tworzyć jak najwięcej treści za jednym zamachem. Co to znaczy? Na przykład jeśli piszesz artykuł na blog, możesz od razu napisać kilka zdań do newslettera, w którym powiesz coś więcej, dodasz dodatkowe ćwiczenie albo opowiesz coś o sobie od kuchni. Równocześnie zrób zdjęcie monitora lub swojego miejsca pracy, aby pokazać, że właśnie pracujesz, że jutro ukaże się nowy artykuł.

Inny przykład? Może sięgnęłaś do jakiejś książki, gdy pisałaś artykuł na blog? Może zamieściłaś w nim inspirujący cytat? Ten sam cytat umieść na zdjęciu i wrzuć na stronę na Facebooku. W ten sposób zaoszczędzisz dużo czasu i uwolnisz głowę od myślenia o tym, jaką nową treść stworzyć.

A jakbyś miała wątpliwości…

…zaczynaj od tworzenia treści na swoje najważniejsze miejsce w sieci, czyli blog. A potem wokół tego buduj kolejne treści. Z profilu na mediach społecznościowych odsyłaj na blog. Na blogu daj czytelnikom łatwą możliwość zapisania się na Twój newsletter, a w newsletterze oprócz tego, że dasz nową treść, zachęć do wejścia na blog. Proste, prawda?

Zdjęcie: Storyblocks.com

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się z innymi:
Krystyna Bezubik
Doktor literaturoznawstwa, pisarka, nauczycielka z wieloletnim doświadczeniem i blogerka. Od ponad sześciu lat pracuj z początkującymi autorami książek i blogów eksperckich. Pokazuje im, jak pisać, by inni chcieli to czytać. Autorką kilku książek i kursów online – w tym kursu w formie e-booka: „Jak pisać na blog ekspercki, by inni chcieli to czytać”.
Podyskutuj
Chcę otrzymywać inspiracje, pomysły i sugestie jak pracować i nie zwariować.
Newsletter wysyłamy raz na 2 tygodnie
Może Cię zainteresować także:
Uwaga. Strona wykorzystuje pliki cookies. Informacje uzyskane za ich pomocą wykorzystywane są w celach statystycznych. Pozostając tu godzisz się na ich zapisywanie w Twojej przeglądarce. ×

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail
 

Email marketing powered by FreshMail