RODO nie trzeba się bać, trzeba je oswoić – mówi prawniczka Ilona

Ilona, jesteś prawnikiem, prowadzisz szkolenia, warsztaty, pomagasz biznesom online, nie sposób wymienić Twoich wszystkich aktywności. Co jest Twoją główną misją?

Tak, z zawodu jestem radcą prawnym, ale łączę w sobie również umiejętności Project Managera i Lean Lidera, co praktycznie nie zdarza się u prawników. Pozwala mi to na sprawne działanie projektowe, a jednocześnie na wybieranie tych działań, które przynoszą największą korzyść, nie tylko mi, ale też mojej społeczności.

W sieci działam jako Managerka Umów, prowadząc blog managerkaumow.pl, fanpage na Facebooku o tej samej nazwie oraz dwie grupy – jedną o umowach – Managerowie Swoich Umów oraz jedną związaną z RODO – grupa wsparcia dla małych i średnich firm.

Moją misją jest uczyć biznesy online i małe firmy jak zawierać skuteczne i bezpieczne umowy oraz pokazuję, bez zbędnego „ą-ę” czym jest RODO i jak sobie z nim poradzić w firmie.

Prowadzę cotygodniowe LIVE’y „Legalna Kawa” na moim fanpage Managerka Umów, podczas których w prosty i często zabawny sposób tłumaczę zawiłości prawne, ostatnio głównie dotyczące RODO.

O RODO porozmawiamy za moment, wcześniej chciałabym zapytać Cię o Twoje sposoby na work-life-balance. Jak Ty, będąc aktywną zawodowo kobietą, a prywatnie mamą Wiktora i Oliwii, znajdujesz czas na swoje przyjemności? Jak równoważysz życie rodzinne i zawodowe? Udaje Ci się to?

Czasami się udaje, a czasami nie, jak to w życiu bywa 🙂 Nie dam recepty jak to robić, bo każdy musi znaleźć swoją, a ja ciągle nad tym pracuję, ale może kilka wskazówek okaże się przydatne.

Chęć prowadzenia własnego biznesu kiełkowała we mnie już podczas urlopu macierzyńskiego przy okazji urodzenia Wiktorka. Bardzo dużo dały mi warsztaty organizowane przez Mamo Pracuj i Google – Campus for Moms! Pomysł ewoluował i rozwinął się przy okazji drugiego urlopu macierzyńskiego i urodzenia Oliwki. Aktywnie budowałam swoją markę osobistą właśnie podczas urlopów macierzyńskich. Gdy przetestowałam pomysł, postanowiłam założyć własną firmę. Nie była to więc decyzja impulsywna.

Należę też do osób które muszą widzieć sens swoich działań i dążę do tego. Potrzebuję też ciągle coś robić 🙂 Biznes online pozwala mi realizować moje talenty w pełni 🙂 Sprawdziłam też jakie te talenty są – na podstawie testów Gallupa i Insights. Mam też w planach dalszy rozwój, m.in. założenie przestrzeni coworkingowej dla mam – prawniczek. Póki co, działam również jako wolontariuszka w Fundacji Prawo dla Mam.

Deleguję

Co do organizacji życia, to często nie jest ona prosta, szczególnie wtedy kiedy dzieci chorują. Staram się jednak odpowiednio dogadywać pewne sprawy z mężem, wyznaczać priorytety, zlecać to, co mogę zlecić. Współpracuję z wirtualną asystentką i rozwijam sieć współpracy z prawnikami, tak żeby jak najwięcej czasu poświęcić rodzinie i sobie.

Czas na sport i spotkania z przyjaciółmi

Wiem, że jeśli zaburzam daną sferę życia np. sport czy spotkania ze znajomymi, to jest źle. Dlatego tak ważne jest zwrócenie uwagi na każdy element i pilnowanie tego, żeby znalazł się w planie tygodnia czy miesiąca 🙂

Coaching

Zaczęłam też pracę z coachem – Patrycją Smolik i pomimo tego, że byłam do wszystkich coachów sceptycznie nastawiona, już po pierwszej sesji widzę fajne rezultaty, przede wszystkim w swoim podejściu do pewnych, ważnych dla mnie, spraw.

Mastermind

Dużo dają mi też grupy mastermind. Należę do mastermind biznesowego ale planuję też mastermind prawniczy. Ciągle pracuję też nad strategią biznesu, żeby trzymać się jej i nie zbaczać za bardzo z kursu, gdy nadchodzą gorsze dni 🙂

Zachęcam więc wszystkie aktywne mamy do tego, żeby przetestowały swój pomysł na biznes na urlopie macierzyńskim, a dopiero później zrobiły kolejny krok. Obecnie, można też prowadzić działalność nierejestrową, co jest olbrzymią szansą na testowanie pomysłu na każdym etapie życia, zanim zdecydujemy się na firmę i jej koszty.

Świetne podpowiedzi! Dziękuję.
Wróćmy do tematów prawnych 🙂 Jakiś czas temu opowiadałaś naszym Czytelniczkom dlaczego warto czytać umowy, a obecnie w związku z wejściem w życie RODO stworzyłaś nowy projekt. Opowiedz o nim.

Od umów nie odchodzę, bo nadal uważam, że jest to bardzo ważny obszar w życiu każdego człowieka, a tym bardziej każdego biznesu.
Projekt związany z RODO powstał z potrzeby ludzi. RODO wprowadziło spory chaos w firmach, niektórzy prawie zamykali biznesy, wygaszali strony internetowe. Ludzie potrzebowali praktycznych i konkretnych informacji o RODO, ale prostym językiem, właśnie bez tego zbędnego „ą-ę”. I tak właśnie im to przekazuję, a opinie i podziękowania, które dostaję dodają mi energii do dalszego działania 🙂

To też spowodowało, że stworzyłam kompleksowe i tanie rozwiązanie dla tych, których nie stać na indywidualne wdrożenie RODO w swojej firmie – Pakiet RODO dla Branży Beauty i Pakiet RODO dla Małych Firm do samodzielnego wdrożenia.

Skoro jesteś można powiedzieć „za pan brat” z RODO, to powiedz tym, którzy się go nadal boją, czy mają się czego bać?

Z pewnością nie ma czego się bać. RODO to nie rewolucja, bo większość obowiązków już istniało za rządów poprzedniej ustawy o ochronie danych osobowych. RODO nawet wprowadza pewne ułatwienia – nie nakazuje posiadania konkretnych dokumentów o określonej treści. RODO pozostawia spore pole manewru administratorom danych, czyli na przykład właścicielom firm. Mówi, że to właśnie administrator ma zdecydować, jakie zabezpieczenia danych osobowych są u niego najwłaściwsze i co u siebie wprowadzi.

Nie ma czego się bać, trzeba się z tym jednak troszkę oswoić. Do tego oczywiście potrzebujemy czasu, żeby zdobyć trochę wiedzy o RODO.
To do właściciela firmy należy decyzja, czy ma ten czas na RODO czy chce wdrożenie zlecić komuś innemu. Z RODO jest podobnie jak z księgowością – możesz to robić samodzielnie, ale niekoniecznie będzie to poprawne oraz może Ci zająć sporo czasu.

Czy kupując w Twoim sklepie taki Pakiet RODO mamy już wszystko co dotyczy zmian, które musimy wprowadzić w swojej firmie?

Pakiety RODO, które przygotowuję zawierają wszelkie niezbędne dokumenty związane z wdrożeniem RODO w małych firmach. Oczywiście, każdy biznes jest inny i należy poświęcić czas na dostosowanie zapisów poszczególnych dokumentów do swojej działalności, jednak zawarłam w nich maksimum treści, które należy po prostu usunąć jeśli nie pasują do naszego biznesu.

Pakiet RODO zawiera też dokumenty, które Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazuje jako obowiązkowe. Bo należy pamiętać, że RODO nie nakazuje posiadania konkretnych dokumentów, ale w wielu miejscach wspomina na przykład o polityce ochrony danych i co bardzo ważne, każe rozliczyć się z tego, co wprowadziło się u siebie w firmie. A jak możemy udowodnić, że cokolwiek zrobiliśmy w temacie RODO? Poprzez posiadanie właściwej dokumentacji.

Myślę, że rozwiązanie takie jak Pakiet RODO jest idealne dla małych biznesów, których nie stać na indywidualne wdrożenie (których ceny zaczynają się od kilku tysięcy). Do tego, co bardzo ważne, każdy administrator powinien mieć świadomość, co dzieje się u niego z danymi, więc konieczność poświęcenia trochę czasu i chociażby przeczytania dokumentacji z Pakietu RODO jest ku temu świetną okazją. W większości dokumentów trzeba głównie wypełnić swoje dane, bo podawałam w nich też praktyczne przykłady gotowych rozwiązań, które występują w większości małych biznesów.

Czyli co dokładnie otrzymamy w Pakiecie RODO?

Pakiet RODO zawiera około 28 folderów z dokumentami. W każdym folderze umieszczona jest wersja edytowalna z moimi komentarzami, wersja bez komentarzy oraz wersja PDF, tak żeby każdy wybrał najlepszy dla siebie sposób wypełniania dokumentów. Pakiet RODO zawiera ponad 130 stron, ale nikogo to nie powinno przerażać. Dzięki temu, jest on odpowiedni dla osób, które zatrudniają pracowników, jak i tych bez pracowników, dla tych którzy działają w sieci i tych tylko „stacjonarnych”.

Jest w nim e-book, w którym krok po kroku wyjaśniam od czego zacząć i jak postępować z tymi dokumentami. Jeśli chodzi o samą dokumentację to zawiera ona m.in. treść polityki ochrony danych, instrukcję zarządzania systemami informatycznymi, treść umowy powierzenia, upoważnień, rejestr czynności przetwarzania, rejestr naruszeń, procedury i wiele innych, koniecznych dokumentów. Wszystko z przykładami i moimi instrukcjami, jak do tego podejść i wypełnić.

Dla osób, które kupią Pakiet RODO w wersji PREMIUM prowadzę m.in. dwa webinary, podczas których odpowiadam na zadane mi pytania w zamkniętej grupie na Facebooku. Dołączam do niego też politykę prywatności na stronę www oraz schematy procedur i notatki wizualne z webinarów, a także e-book „RODO a firma w Internecie”, który właśnie piszę. Osoby te mogą też zakupić u mnie konsultację telefoniczną ze zniżką, jeśli potrzebowałyby dodatkowej, już indywidualnej pomocy.
Szczegółową zawartość można zobaczyć na stronie: https://bazawiedzy.managerkaumow.pl/

Gdybyś miała w kilku w punktach opowiedzieć o konsekwencjach do niezastosowania się do wytycznych RODO, to co by to było?

Za nieprzestrzeganie przepisów RODO grożą przede wszystkim wysokie, wielomilionowe kary pieniężne. Nie chcę nimi straszyć, bo pewnie wszyscy już o nich słyszeli. Ich wysokość zależy od wielu czynników, o których m.in. mówiłam podczas LIVE’ów #LegalnaKawa czy też pisałam na blogu managerkaumow.pl. Oprócz administracyjnych kar pieniężnych, można ponieść odpowiedzialność cywilną, a nawet karną.

Myślę jednak, że gorsze konsekwencje mogą pochodzić od osób, których dane przetwarzamy. Już teraz pojawiają się osoby roszczeniowe, które będą chciały zarobić na RODO poprzez żądanie odszkodowania za rzekome naruszenia ich praw. To na nich trzeba uważać, bo niestety pieniacze zawsze się znajdą.

A co jeśli ktoś się spóźnił i niczego nie zmienił w swojej firmie w polityce prywatności, czy jeszcze może to zmienić?

Oczywiście! Im szybciej tym lepiej, bo nie jest tak, że jeśli nie zdążył przed 25 maja to wszystko się zawaliło. Trzeba działać i na bieżąco dostosowywać swoją firmę do wymogów prawa. Prawo od zawsze się zmieniało i RODO jest kolejną zmianą. Dosyć sporą, ale wszyscy przedsiębiorcy do zmian powinni już być przyzwyczajeni.

Dziękuję za rozmowę.

Specjalnie dla mam Ilona przygotowała zniżkę w wysokości 10% na Pakiet RODO dla Małych Firm. Podaj kod MPRODO10 i odbierz swój rabat do 31.08.2018

Zdjęcie: Bellove