Dyrektor/ka finansowo-administracyjny/a

Dyrektor/ka finansowo-administracyjny/a

W Fundacji BIS wspieramy ludzi, którzy działają społecznie. Uczymy, jak zmieniać marzenia w działania. Ważne jest dla nas poczucie sensu tego, co robimy i wzajemny szacunek.

Szukamy Ciebie, jeśli masz doświadczenie w zarządzaniu organizacją pozarządową.

Twoje zadania polegać będą na koordynacji obszaru finansowo-administracyjnego w Fundacji BIS i dwóch zależnych od niej spółek. Będziesz podlegać bezpośrednio pod zarząd Fundacji BIS. To stanowisko dopiero powstaje, więc chcemy Cię zaprosić do jego współtworzenia. Będziesz mieć wpływ na jego ostateczny kształt.

Twój wymiar czasu pracy to równowartość 50% etatu (możliwość całego etatu w połączeniu z innym stanowiskiem merytorycznym lub finansowym/koordynacyjnym). Będziesz mieć możliwość elastycznego ustalenia harmonogramu godzin pracy. Będziesz wykonywać pracę zdalnie oraz w biurze Fundacji BIS w Krakowie.

Proponowany zakres Twoich obowiązków to:

• opracowywanie i monitoring budżetów wieloletnich i rocznych Fundacji, w tym działalności gospodarczej i odpłatnej oraz spółek zależnych,
• opracowywanie, wdrażanie i nadzór nad wewnętrznymi procesami i procedurami dot. finansów i płatności,
• koordynacja i nadzór nad prawidłową współpracą z zespołem księgowym, w szczególności obiegiem dokumentów,
• udział w przygotowaniu sprawozdania finansowego,
• nadzór nad płynnością finansową oraz płatnościami Fundacji i jej spółek,
• nadzór nad wydatkowaniem i rozliczaniem kosztów pośrednich (monitorowanie, podział na projekty),
• nadzór nad koordynacją formalno-finansową projektów oraz współpraca z liderką zespołu koordynacyjnego,
• wsparcie merytoryczne dla koordynatorów projektów,
• udział i nadzór nad przebiegiem kontroli i audytów projektów oraz ogólnej działalności Fundacji,
• udział w tworzeniu i konsultowanie budżetów projektów,
• opracowywanie budżetu wynagrodzeń, opracowywanie siatki płac, współpraca z zarządem w zagadnieniach związanych z zatrudnianiem,
• nadzór nad bieżącymi zagadnieniami kadrowymi Fundacji,
• opracowywanie założeń do kosztorysów i analiza rentowności poszczególnych usług BIS-u i spółek,
• prowadzenie bieżących rozliczeń działalności komercyjnej (w ramach BIS-u i spółek),
• obsługa bankowości elektronicznej oraz innych narzędzi elektronicznych, związanych z obsługą działalności Fundacji,
• nadzór nad funkcjonowaniem biura i zasobów Fundacji, w szczególności pracą sekretariatu i zagadnieniami lokalowymi,
• współpraca z zespołami roboczymi i osobami odpowiedzialnymi za specjalistyczne zakupy i usługi (np. IT, HR),
• nadzór nad poprawnością funkcjonowania administracyjnego Fundacji, w szczególności monitoring zmian w przepisach dot. funkcjonowania Fundacji, nadzór nad wewnętrznymi politykami i procedurami,
• opracowywanie i nadzór nad sprawozdawczością merytoryczną Fundacji,
• bieżąca współpraca z kadrą Fundacji oraz spółek,
• współpraca z zarządem oraz liderkami projektów i programów.

Wykształcenie i doświadczenie, które będą Ci potrzebne w tej pracy:

• wykształcenie wyższe, mile widziane z obszaru administracji, prawa lub finansów,
• doświadczenie w zarządzaniu organizacją pozarządową,
• biegła znajomość zagadnień związanych z administracyjnym i finansowym funkcjonowaniem organizacji pozarządowych w Polsce,
• doświadczenie w zarządzaniu zespołem,
• doświadczenie w realizacji projektów finansowanych ze środków publicznych.

Niezbędne umiejętności, wiedza, kompetencje i znajomość programów:

• zarządzanie pracą zespołu, w tym pracującego hybrydowo,
• zarządzanie pracą własną,
• obsługa narzędzi wspierających zarządzanie finansami (Excel, podstawowa znajomość zasad obsługi programów księgowych, obsługa bankowości elektronicznej, środowisko MS365),
• zarządzanie danymi finansowymi,
• zarządzanie procesami i procedurami w organizacji, w tym proponowanie nowych rozwiązań i usprawnień.

Mile widziane:

• kompetencje związane z uczeniem innych (szkolenia, doradztwo),
• doświadczenie w prowadzeniu działalności odpłatnej lub gospodarczej w NGO.

O co będziemy pytać podczas rozmowy rekrutacyjnej?

Chcemy uczciwie porozmawiać o Twojej motywacji do pracy, potrzebach, tym co Cię napędza w życiu do działania i dlaczego chcesz z nami pracować.
Jesteśmy fundacją, intensywnie działającą prawie 15 lat. Będziemy Cię pytać, co wiesz o naszych działaniach i czy są Ci bliskie.
Na co dzień pracujemy w ponad 20 – osobowym zespole, w którym każdy ma swój zakres obowiązków, ale ściśle ze sobą współpracujemy. Na pewno zainteresuje nas, w jaki sposób radzisz sobie z zadaniami indywidualnymi, ale też, jak Ci się pracuje w zespole.
Będziemy pytać o Twój sposób funkcjonowania w pracy – jak sobie organizujesz obowiązki, czego potrzebujesz, co sprawia Ci trudność.
Zapytamy o Twoje doświadczenia, które pomogą Ci w realizacji zadań w naszej fundacji.

Jaką proponujemy formę zatrudnienia i wynagrodzenie?

Proponujemy umowę o pracę 50% etatu, etatu (możliwość całego etatu w połączeniu z innym stanowiskiem merytorycznym lub finansowym/koordynacyjnym).

Wynagrodzenie w przypadku całego etatu w granicach 5000 zł – 5850,00 zł brutto (ostateczna kwota zależeć będzie od Twojego doświadczenia i kompetencji). W przypadku niższego wymiaru etatu – wynagrodzenie będzie proporcjonalne do wysokości etatu.
Będziesz mieć możliwość elastycznego ustalenia harmonogramu godzin pracy. Będziesz wykonywać pracę zdalnie oraz w biurze Fundacji BIS w Krakowie.

Zależy nam na współpracy długookresowej – konsekwentnie budujemy stabilny i zgrany zespół. Dlatego po okresie wstępnym usiądziemy do rozmowy na temat roli, jaką widzisz dla siebie w fundacji oraz wysokości wynagrodzenia. W tym zakresie sporo też będzie zależało od Ciebie i Twoich oczekiwań.

W jaki sposób będzie wyglądał proces rekrutacji?

I etap:
Przygotuj swoje CV i list motywacyjny – przekonaj nas do tego, że chcesz z nami pracować i właśnie na takim stanowisku siebie widzisz. Będziemy czytać z uwagą i zapewniamy, że odpowiemy na każde zgłoszenie. Nie zapomnij umieścić klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacyjnych (znajdziesz ją na samym końcu tego ogłoszenia).
CV i list motywacyjny zapisz jako pliki PDF i dołącz w formie załączników do wiadomości. Prosimy, aby załączniki nie przekraczały w sumie 2 MB.
Swoje zgłoszenie prześlij mailem na adres [email protected]
Zatytułuj wiadomość: Dyrektor_ka

II etap:
Dokładnie zapoznamy się z Twoim CV i listem motywacyjnym. Jeśli znajdziemy w nich kompetencje, których szukamy, zadzwonimy do Ciebie i zadamy Ci kilka wstępnych pytań.

III etap:
Jeśli w trakcie rozmowy rozmowie telefonicznej utwierdzimy się w przekonaniu, że możesz być właśnie tą osobą, której szukamy, zaprosimy Cię na kolejną, bardziej szczegółową rozmowę z udziałem zarządu fundacji. Spotkamy się stacjonarnie lub online.

Terminy rekrutacji:

• do 13.11.2022r. – I etap (nadsyłanie zgłoszeń)
• 14.11.2022r. – II etap (rozmowa telefoniczna)
• 16- 28.11.2022r. – III etap (2 rozmowy osobiste/online)
• 01.12.2022r. – planowane rozpoczęcie pracy (jeśli masz dłuższy okres wypowiedzenia, a uznamy, że jesteś osobą, której szukamy, uzgodnimy termin tak, aby Ci odpowiadał)

W treści CV umieść następujące oświadczenie:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację Biuro Inicjatyw Społecznych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000 z późn. zm.) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) .

W przypadku zainteresowania kolejnymi procesami rekrutacyjnymi prosimy zamieścić również następujące oświadczenie: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Fundację Biuro Inicjatyw Społecznych również na potrzeby przyszłych rekrutacji.

Klauzula informacyjna RODO:

Administratorem Danych Osobowych jest Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych z siedzibą w Krakowie (30-503) przy ul. Krasickiego 18 (KRS 0000301501, NIP 9452102152, REGON 120665488), a moje dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U.2018.1000 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 przez WE oraz dostosowanymi do nich procedurami obowiązującymi Fundacji.

Osobie uczestniczącej w procesie rekrutacji przysługuje prawie dostępu do treści podanych danych, możliwości ich poprawiania, aktualizowania, jak również prawie wniesienia sprzeciwu do organu nadzoru. Wyrażona zgoda może być odwołana w każdym czasie, co skutkować będzie usunięciem danych osobowych ze zbiorów Administratora.
Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych jest w pełni dobrowolne, jednakże konieczne dla realizacji procesu rekrutacji.
Oświadczenia związane z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych, modyfikacje oraz żądanie usunięcia należy kierować na adres poczty elektronicznej Fundacji: [email protected].