Asystentka Zastępców Dyrektora

Muzeum Historii Żydów Polskich jest nowoczesnym centrum edukacji i kultury o międzynarodowym zasięgu. Naszą misją jest przywracanie pamięci o tysiącletniej historii polskich Żydów i kształtowanie wzajemnego zrozumienia i szacunku wśród Polaków i Żydów, społeczeństw Europy i świata. Do naszego zespołu poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystent(-ka) Zastępców Dyrektora/ Recepcjonista(-ka)

Miejsce pracy: Warszawa

Nr referencyjny: ADM/AZD

Podstawowe obowiązki:

• Prowadzenie recepcji Muzeum, a w szczególności:
• obsługa centrali telefonicznej (łączenie rozmów, udzielanie informacji),
• kierowanie gości do właściwych działów lub poszczególnych pracowników,
• koordynacja obiegu dokumentów zgodnie z wewnętrzną procedurą (faktury, rachunki, itp.),
• koordynacja wykorzystania sal konferencyjnych i dbania o porządek w salach, na recepcji i w częściach wspólnych na danym piętrze,
• organizowanie logistyki związanej z podróżami pracowników, w tym rezerwacji biletów, rezerwacji noclegów, transportu oraz ubezpieczenia podróży,
• współpraca z firmami kurierskimi i innymi transportowymi (m.in. taxi),
• Pełnienie funkcji asystentki Zastępców Dyrektora, a w szczególności:
• przygotowywanie informacji, sprawozdań i innych dokumentów na potrzeby Zastępców Dyrektora,
• sprawdzanie kompletności dokumentacji przekazywanej do podpisu i jej zgodności z wewnętrznymi procedurami,
• przygotowywanie i prowadzenie korespondencji,
• koordynowanie spotkań Zastępców Dyrektora,
• organizowanie podróży służbowych Zastępców Dyrektora,
• obsługa gości Dyrektorów,
• zapewnienie Zastępcom Dyrektora informacji i dokumentacji w powierzonych sprawach.

Wymagania:

• wykształcenie wyższe;
• co najmniej roczne doświadczenie w pracy na recepcji lub w sekretariacie;
• doświadczenie w pracy na stanowisku asystentki kierownika, zastępcy dyrektora lub dyrektora;
• dobra znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office;
• znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2;
• wysoka kultura osobista;
• dokładność , skrupulatność;
• bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność koordynowania kilku zadań jednocześnie;
• umiejętność pracy pod presją czasu;
• umiejętność współpracy z innymi oraz radzenia sobie w sytuacjach trudnych;
• umiejętności negocjacyjne.

Oferujemy:

• umowę o pracę na zastępstwo w wymiarze pełnego etatu;
• pracę w zaangażowanym i zmotywowanym zespole;
• możliwość rozwoju zawodowego.

CV prosimy przesyłać na adres: [email protected] do dnia 19.10.2016

W tytule wiadomości proszę podać nr referencyjny: ADM/AZD

Informujemy, że z wybranymi na podstawie otrzymanych aplikacji kandydatami/kandydatkami skontaktujemy się do dnia 26.10.2016

Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniach klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Muzeum Historii Żydów Polskich dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacyjnych, prowadzonych zarówno obecnie, jak też w przyszłości, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2015 roku, poz. 2135 z późn. zm.).”