Asystent/Asystentka projektów

Opis stanowiska:

Osoba na tym stanowisku będzie odpowiedzialna za wspieranie administracyjno-organizacyjne działań biura, Programu Partnerstwa oraz innych projektów realizowanych przez FOB.

Zakres obowiązków:

W ramach wsparcia wymienionych projektów przewidujemy m.in. następujące zadania:

1. dotyczące pracy biura:

• odbieranie telefonów i obsługa poczty mailowej stowarzyszenia
• zarządzaniem zaopatrzeniem biura w materiały biurowe, spożywcze i niezbędne wyposażenie, w tym oprogramowanie
• ubezpieczenie biura i dbanie o jego infrastrukturę
• dbanie o aktualizację systemu zarządzania relacjami FOB (CRM – uzupełnianie informacji i czuwanie nad dokonywaniem wpisów przez innych pracowników)

2. dotyczące Programu Partnerstwa

• Organizacja logistyczna przedsięwzięć/imprez odbywających się w ramach Programu Partnerstwa (m.in. spotkania tematyczne, spotkania z ekspertem, szkolenia, grupy robocze)
• Bieżąca obsługa Partnerów w zakresie ustalania szczegółów umów oraz kwestii logistyczno – organizacyjnych związanych z projektami w ramach Programu Partnerstwa
• Wsparcie operacyjne projektów (wysyłki, aktualizacja danych)
• Edycja materiałów i współpraca z grafikiem w zakresie przygotowywania publikacji i materiałów PP.
• Obsługa i zarządzanie programami typu CRM, program do e-mailingu (SARE)

3. Dotyczące innych projektów realizowanych przez FOB:

• przygotowywanie zleconych researchy, opracowań, zestawień itp.;
• zarządzanie bazami danych (aktualizacje, wysyłki, kontakt z podmiotami z bazy);
• przygotowywanie dokumentacji dotyczącej organizowanych wydarzeń;
• przygotowywanie materiałów i gadżetów promocyjnych;
• pomoc organizacyjna przed wydarzeniami;

4. Inne zadania zlecone przez przełożoną, w tym tworzenie artykułów, prezentacji, programów szkoleń, publikacji (w zależności od potrzeb). 

Wymagania:

• doskonała organizacja pracy – umiejętność sprawnej realizacji zadań nakładających się w czasie
• samodzielność i odpowiedzialność
• dobra znajomość języka angielskiego
• sprawna obsługa komputera, programów biurowych i Internetu
• łatwość w nawiązywaniu kontaktów i zdolności interpersonalne
• zainteresowanie kwestiami społecznej odpowiedzialności biznesu
• doświadczenie we współpracy z firmami mile widziane

Warunki pracy: Praca w wymiarze pełnego etatu w biurze FOB w Warszawie. Po 3 miesięcznym okresie próbnym umowa o pracę na czas określony (1,5 roku), z możliwością przedłużenia. Rozpoczęcie współpracy najchętniej od 3 czerwca 2013. Wynagrodzenie 2,5 – 2,8 tys. brutto. 

Oferujemy:

• pracę w organizacji pozarządowej o profilu biznesowym
• zdobycie i/lub rozwój podstawowych kompetencji związanych z pracą przy projektach
• możliwość pogłębienia wiedzy o CSR – dostęp do zasobów wiedzowych FOBu
• możliwość współpracy z największymi w Polsce firmami wdrażającymi strategie CSR
• dostęp do wiedzy na temat CSR i praktyków w tej dziedzinie
• przyjazną atmosferę pracy
• unikalną kulturę organizacyjną
• indywidualną ścieżkę rozwoju wiedzowego

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie CV oraz rozwiązania zadań rekrutacyjnych (poniżej) na adres [email protected] do 25 kwietnia br.

W przesłanych dokumentach aplikacyjnych prosimy o umieszczenie klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dn. 29.08.97 roku o ochronie danych osobowych Dz.U Nr 133 poz. 883).

Forum Odpowiedzialnego Biznesu respektuje procedury Equal Opportunity Employer (EOE). Przy wyborze i awansie pracowników nie stosuje się kryteriów dotyczących wieku, rasy, koloru skóry, płci (w tym ciąży i wychowania dziecka), pochodzenia etnicznego i narodowego, orientacji seksualnej i stanu zdrowia; uwzględniane są jedynie wiedza, doświadczenie i umiejętności. Zasady te dotyczą także nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Zadania dla osób aplikujących na stanowisko asystenta/asystentki projektów

1. Przygotuj przegląd konkursów kierowanych do firm i organizacji, dotyczących różnego rodzaju aspektów powiązanych z CSR (np. kwestie różnorodności, wolontariatu pracowniczego, raportowania społecznego), w którym znajdą się informacje o organizatorach i partnerach, terminach, krótki opis oraz link do strony konkursu. Informacje na ten temat wpisz w tabelkę Excel, którą przekażesz menedżerowi projektu. Następnie stwórz 3-4 slajdową prezentację podsumowującą wyniki researchu.

2. Menedżerka Programu Partnerstwa miała wysłać do Partnera Strategicznego potwierdzenie udziału FOB w ważnej konferencji organizowanej przez firmę. Niestety tego nie zrobiła i wyjechała na urlop. Nie wiesz, czy FOB jest zainteresowany udziałem w wydarzeniu, jeśli tak, to kto mógłby wziąć udział w głównym panelu dyskusyjnym. W biurze nie ma dyrektorki i nie masz z kim tego skonsultować. Partner nalega na uzyskanie informacji do godz. 17.00. Co robisz? Napisz swoją propozycję.